Jak napsat požadavek na návrh nebo RFP

Žádost o návrh, někdy nazývaná RFP nebo RFQ („žádost o kotaci“), je dokumentem, který společnost vydává, když chce koupit výrobek a chce zpřístupnit své specifikace veřejnosti. To je obvykle případ, kdy několik společností nabídne práci a RFP zve více konkurenceschopné ceny. Ale pokud nemáte připravit RFP správně, vaše úsilí by mohlo přinést nabídky, které jsou ztráta času, nebo horší, žádné nabídky vůbec. Zde je návod, jak jít o vytvoření RFP pro zajištění nejlepších výsledků.

Obtížnost: Průměrný

Potřebný čas: Několik dní

12 kroků

1. Udělej si domácí úkol:Zjistěte, co potřebujete, co chcete, a co je možné, než začnete psát své RFP. Nevydávejte RFP pro stroj, který může produkovat 1500 widgetů za hodinu, pokud jste nikdy prodal více než 25 za měsíc. Nemá smysl vydávat RFP pro vysoce výkonné auto, když posel může projít provozem stejně rychle na kole.
2. Rozlišujte své potřeby a přání: Pokud si chcete zakoupit aplikaci, která může přenášet obrázky mezi velitelstvím a dodávkami na pracovišti, můžete určit počet snímků, které potřebujete za sekundu, maximální velikost obrázků, které potřebujete, a potřebné rozlišení. I když to může být hezké mít tyto obrazy v barvě, rozhodnout, zda je to opravdu nutné. Pokud opravdu potřebujete určité specifické, použijte slova jako "vůle", "bude," a "musí". To znamená, že se jedná o požadavky. Specifikace, které jsou pouze "chce", by měly být identifikovány slovy jako "může", "může," a "nepovinný".

1. Rozhodněte, jak bude vypadat vítězNávrhy, které dostanete v reakci na váš RFP, se budou lišit. Každá odpovědná společnost bude mít různé silné a slabé stránky. Některé se zaměří na nejnižší náklady. Ostatní se zaměří na nejlepší kvalitu. Ostatní nabídnou kompletní sadu funkcí. Rozhodněte se dopředu, co hledáte - nejnižší náklady, nejrychlejší dodání nebo kombinaci obou.
2. Uspořádejte dokumentCokoliv, co píšete pro podnikání, by mělo být věnováno velké množství myšlenek a mělo by být organizováno. Osnova je dobrým místem pro start. Minimálně budete potřebovat sekce pro úvod, požadavky, kritéria výběru, časové osy a procesy. Mnohé z těchto oddílů budou mít podkapitoly.

1. Napište úvodTo je místo, kde budete vysvětlovat potenciálním zájemcům, proč jste publikování RFP a co doufáte, že dosáhnete tím. Úvod může také obsahovat souhrn klíčových bodů vyřazených z ostatních oddílů, včetně data splatnosti. Zavedení RFP systému pro přenos obrazu by mohlo číst něco takového: „Společnost XYZ požaduje návrhy vysoce spolehlivého, snadno použitelného systému schopného přenášet snímky z hlavní kanceláře do dodávek kdekoli v metropolitní oblasti. musí být doručeny do pondělí 5. března 2007 v 8:00 hodin. “

1. Vysvětlete požadavky: Tato sekce je jednou z nejdůležitějších a obvykle trvá nejvíce času. Budete muset zadat velikost a jasnost obrazů, které mají být přenášeny, a potřebnou rychlost. Být konkrétní, ale neříkejte zájemcům, jak chcete, aby práce byla splněna, pokud to není nezbytné. Možná budete chtít tuto část rozdělit do podsekcí. Například (a) přenosová velikost a kvalita obrazu (b), která by mohla zahrnovat jak požadovanou rychlost, tak veškeré požadavky, které zajistí, že přenos bude zabezpečen (c) požadovanými možnostmi, kde byste mohli uvést barvu jako požadovanou možnost.

1. Kritéria výběruZde je uvedeno, kde nabízíte inzerentům, jak vyberete výherní nabídku. Můžete prozradit co nejvíce nebo tak málo, jak chcete. Je to dobrý nápad zahrnout větu jako: "Vítězný uchazeč, pokud nějaký bude, bude vybrán výhradně na základě rozhodnutí společnosti XYZ Company." Možná budete chtít vytvořit tabulku, která udělí každé nabídce určité množství bodů v každé kategorii.Pak si tým vybere nejlepší nabídku od těch, kteří mají tři nejlepší skóre.
2. Časové osy: Tato sekce říká společnostem, jak rychle musí jednat a jak dlouho bude proces trvat. Buďte rozumní, když nastavíte své termíny. Nežádejte o návrhy na složité systémy, pak nabídněte zájemcům jen několik dní, než na ně odpoví. Nechte více času na přípravu nabídky, pokud je váš RFP velký, pokud je požadovaný nákup složitý, nebo pokud potřebujete velmi podrobnou odpověď. To je také místo, kde můžete nabídnout uchazečům, jak dlouho bude proces hodnocení trvat, když budou informováni, zda byli úspěšní, a jak brzy musí splnit to, co slíbili.

1. Proces: V této části je vysvětleno, jak bude tento proces fungovat - od odeslání RFP až po zadání zakázky a po zahájení práce. Tato sekce může říci: „Nabídky jsou splatné k datu uvedenému v kroku 8. Všechny nabídky budou zkontrolovány, aby se ujistily, že splňují všechny požadavky a reagují na ně. Všechny citlivé nabídky budou hodnoceny v kategoriích X (kategorie můžete určit, pokud Vyžadujete-li to) a tři nejlepší nabídky vyhodnotí tým návrhářů, kteří budou vybírat vítěze a alternativu, očekává se, že vyjednávání s vítězným uchazečem povede do dvou týdnů k zadání zakázky. “

1. Rozhodněte se, jak poslat RFP: Většina RFP je zasílána poštou, ale nemusí být. Můžete poslat RFP e-mailem, nebo jej můžete zveřejnit na svých webových stránkách. Stačí určit název (nebo číslo nabídky), které by měli uchazeči použít k identifikaci RFP, na který reagují.
2. Rozhodněte, kdo obdrží RFP: Možná jste již identifikovali dodavatele, od kterých chcete nakupovat. Vaše společnost může dokonce mít seznam přijatelných dodavatelů. Pokud ne, můžete najít možné dodavatele prostřednictvím své profesionální sítě, vyhledávání na internetu, nebo požádat důvěryhodné dodavatele jiných materiálů pro jejich doporučení. Neomezujte svůj seznam těch, kteří přijímají vaše RFP pouze pro velké společnosti nebo zavedené dodavatele. Můžete najít lepší nápady a ještě lepší ceny od menších dodavatelů, kteří jsou často více dychtiví při získávání vašeho podnikání.

1. Upozornit vítěze: Jakmile jste dokončili všechny výše uvedené kroky, je na čase, aby se skok a informovat vítězné RFP, že je čas jít vpřed s projektem.