E-mail Pozdravy, které si přečtěte

Podle BusinessInsider.com, průměrný zaměstnanec přiděluje asi 25 procent svého dne na slogging přes stovky e-mailů. Zatímco někteří lidé potřebují kartáč na základní e-mailové etikety, jiní dělají chyby jednoduše proto, že jsou ohromeni naprostým objemem komunikace.

Během hledání zaměstnání budete pravděpodobně posílat mnoho, mnoho e-mailů, včetně průvodních dopisů, poznámek poděkování a zpráv týkajících se spojení souvisejících s hledáním práce.

Udělejte si čas, abyste se vyhnuli trapným chybám, jako je například překlepy jména někoho jiného, ​​a nezapomeňte napsat poznámky, na které dostanete odpověď.

Začněte s profesionálním pozdravem

Snažte se o jasnost ve svém předmětu. Vyberte si něco, co přímo identifikuje účel vašeho e-mailu, například „čas změny schůzky“ nebo „rychlý dotaz o vašem návrhu“.

Vyhněte se viset mrkev s hlavolam jako "Musím vás informovat …", který se snaží nalákat čtení do otevřeného e-mailu se dostat na váš záměr. Lidé často rozhodují, zda otevřít e-mail na základě předmětu, takže si vyberte ten, který jasně uvádí váš účel.

Použijte profesionální pozdrav. Zahrnout vhodný pozdrav pro okolnosti a příjemce. Některé pozdravy pracují v e-mailu, ale nejsou používány v pravidelném dopise, zatímco některé pozdravy pracují pro oba.

Vyberte uvítání na základě toho, jak dobře znáte osobu, se kterou píšete, a typ zprávy, kterou odesíláte. Pokud například píšete někomu, koho znáte, "Hi Jim" je vhodné. "Dear Mr. / Ms. Smith" by bylo vhodné, kdybyste se ucházeli o práci nebo psali obchodní dopis.

Vyhněte se otevření e-mailu s "hej", který zní velmi neformální a obecně nepoužívá na pracovišti. Také vyhýbat se "Ahoj lidi" nebo "Ahoj kluci," i když povaha vašeho e-mailu je uvolněná.

Příklady pozdravů

• Vážené jméno Příjmení (to funguje dobře, pokud neznáte pohlaví osoby, se kterou píšete)
• Milé křestní jméno (při odesílání e-mailu někomu, koho znáte)
• Ahoj křestní jméno (Při odesílání e-mailů někomu, koho znáte)
• Vážený pane / paní. Příjmení
• Vážený pane / paní. Jméno Příjmení
• Vážení Dr.
• Na koho se to může týkat
• Vážený manažer lidských zdrojů
• Vážený manažer

Po pozdravu použijte správnou interpunkci. Pro více formálních e-mailů použijte středník za jménem. Pro lidi, které znáte, nebo pro příležitostnější korespondenci, použijte za pozdravem čárku.

Vyhněte se běžným chybám

Při psaní e-mailu se někdy vyskytnou následující chyby, když se lidé rychle rozběhnou. Udělejte si čas na kontrolu své zprávy a proveďte následující kroky.

• Poslední e-mailovou adresu.Pokud nemáte možnost e-mail odeslat, přidejte adresu jako poslední, pokud máte sklon k rychlému spouštěcímu prstu. Jméno příjemce vložte pouze tehdy, pokud jste si jisti, že je e-mail připraven k odeslání.
• Vyhněte se staré chybě "odpovědět všem".Při stisknutí tlačítka "Odpovědět všem" sledujte prst spouštění. Zvažte, zda všichni na seznamu opravdu potřebují číst, co musíte říct. Nezapomeňte také na starší e-maily v řetězci, které možná nechcete, aby někdo na seznamu Odpovědět všem viděl.
• Jděte snadno na humor. Humor může být těžké rozpoznat v e-mailu, protože váš tón nebude nutně prosvítat. Bez řeči těla, výrazu obličeje nebo kadence může humor padnout nebo dokonce neúmyslně urazit čtenáře. Zahrajte si to bezpečně a nechte to.

• Zkorigovat.Nedělejte chybu v tom, že lidé budou odpustit překlepy v neformálních e-mailech nebo že chyby budou tolerovány, pokud píšete do telefonu. Můžete být posuzováni tvrdě chybami ve svém e-mailu, zejména pokud jsou nekontrolovatelné. Nespoléhejte se na kontrolu pravopisu, která vám může často vybrat špatné slovo. Korektivujte své e-maily stejně jako byste měli jakýkoli důležitý dokument. Zejména vždy zkontrolujte a zkontrolujte, zda jste správně zadali jména lidí.
• Nepoužívejte emojis nebo emotikony. E-mailové zprávy se stále více podobají textovým zprávám. Zprávy na pracovišti nyní někdy obsahují emojis nebo smajlíky. I když jsou stále častější, vyhněte se emojis a emotikony ve formální korespondenci. Pokud váš e-mail pozdrav obsahuje příjmení osoby, to je jisté znamení, měli byste opustit emojis a emotikony.

• Pamatujte, že e-mail trvá věčně.Přemýšlejte dvakrát před e-mailem něco osobního nebo důvěrného, ​​vystřelit někoho prostřednictvím e-mailu, znevažovat někoho, nebo odpovídat hněvem. Dokonce smazané e-maily mohou být vzkříšeny ze zálohování dat.

Tyto druhy interakcí by mohly být lépe prováděny osobně. Použijte pravidlo 24 hodin. Pokud si nejste jisti, zda chcete zprávu odeslat, vyčkejte na další den. Další dobré pravidlo: Nepište nic do e-mailu, který byste nechtěli veřejně sdílet, například v depozici, nebo na sociálních médiích.