E-mailové tipy pro komunikaci výhod Open Enrollment

Otevřený zápis umožňuje zaměstnavatelům každý rok nabídnout zaměstnancům skupinové benefity na dobu určitou, obvykle kolem 30 až 45 dnů. Během tohoto kritického okna musí být zaměstnanci informováni o zaměstnaneckých výhodách, na které se mohou zaregistrovat, kdy a jak se přihlásit. Mnohé týmy lidských zdrojů se bohužel snaží sdělovat zaměstnancům potřebné informace, aby jim mohli uniknout.

E-mail může být mocným komunikačním nástrojem pro vzdělávání zaměstnanců v době otevřeného zápisu, pokud je používán správně. Vzhledem k tomu, že je široce přijímán a dostupný jako komunikační nástroj, může to být dobrý způsob, jak oslovit všechny zaměstnance. Naučte se odborné tipy pro komunikaci o výhodách během otevřeného zápisu, aby vaši zaměstnanci v tomto roce plně využívali výhod nabídky pro skupinové výhody.

Připravte si plán pro komunikaci výhod před, během a po otevření zápisu

Měsíce před datem otevřeného zápisu je důležité mít k dispozici solidní komunikační plán pro poskytování relevantních informací zaměstnancům před zápisem, během aktivního zápisu a poté, co se zapíše zápis. Může se jednat o řadu e-mailů, které povzbuzují zaměstnance k tomu, aby podnikli konkrétní kroky, s odkazy na stránku registrace a informace o výhodách.

Přiřaďte zástupce pro centrální výhody

Odpovědnost je kritická při otevřeném zápisu, protože zaměstnanci budou mít během této doby nespočet otázek. Nezapomeňte přiřadit alespoň jednu osobu, která bude sloužit jako kontaktní místo pro všechny příchozí e-maily od zaměstnanců, kteří mají otázky a obavy. Mělo by to být někdo, kdo je velmi dobře obeznámen s detaily plánu, sazbami a termíny.

Použijte interní systém pro shromažďování informací o výhodách a analýzu

Sleduje vaše společnost aktivně registrace, částečné registrace a další aspekty procesu registrace? Pokud tomu tak není, může být interní systém užitečný pro to, aby zůstal na vrcholu řízení zápisu v celé organizaci. Použijte bezplatný e-mailový server jako Outlook pro nastavení e-mailových upozornění na změny dat.

Vytvoření série zpráv pro týdenní dotykové body se zaměstnanci

Otevřený zápis může být snazší a produktivnější, pokud se neustále pracuje mezi HR týmem a zaměstnanci. Jako součást strategie e-mailové komunikace vytvořte řadu zpráv, které hovoří o tématech týkajících se zdraví a wellness, o vlastnostech programů benefitů a dalších souvisejících záležitostech. Posílejte v týdenních e-mailech s dotykovým bodem všem.

Poskytněte manažerům týdenní účet úsilí o zápis přínosů

Vždy je dobré získat od manažerů plnou výkup v rámci úsilí o získání výhod. Proč? Manažeři mohou zaměstnancům pomoci upřednostnit získání přínosu pro nadcházející plánovaný rok a mohou sdílet, jak výhody podporují cíle zaměstnanců. Použijte soustředěnou e-mailovou kampaň pro manažery v OE obdobích, abyste je udrželi krok s důležitými úkoly a daty.

Make Výhody e-maily Fun

Otevřené období zápisu nemusí být stresující. Ve skutečnosti to může být příležitost pobavit se. Rozvíjet e-maily, které zahrnují některé zábavné hry, jako jsou trivia otázky, zajímavá fakta o společnosti, a zdarma zdravé svačiny dárky.

Zajistěte správnou gramatiku a pravopis v e-mailech

Před odesláním e-mailů s výhodami zkontrolujte, zda jsou gramatika a pravopis důkladně kontrolovány. To může zajistit, že žádné překlepy, aby jejich cestu k čtenářům a že e-maily mají dobrý smysl. Typos mohou zaměňovat zaměstnance a vypadají neprofesionálně.

Použijte standardní e-mailovou šablonu a ponechte kód HTML

Při vývoji e-mailů pro komunikaci o výhodách odborníci říkají, že je nejlepší držet se standardní e-mailové šablony a udržet ji jednoduchou. Stray HTML může rušit některé programy čtení e-mailů, zejména na mobilních zařízeních.

Napište mocné řádky předmětu

E-maily budou čteny pouze po otevření. A to se nestane, pokud řádek předmětu nenutí příjemce. Při psaní e-mailů, zaměřte se na vytváření e-mailu předmět, který bude intrikovat příjemci otevřít e-mail s moc slova jako "urgentní", "čas-citlivé" a "pozornost" může pomoci dosáhnout tohoto cíle.

Použít Celkem Odměny prohlášení v sezónních e-mailů

Pomáhat zaměstnancům pochopit plnou hodnotu svých zaměstnaneckých benefitů, přinejmenším jednou během tohoto čtvrtletí využijte výkazu celkových odměn. Může být připojena jako PDF k jednotlivým e-mailům, nebo může být do e-mailu zařazen hypertextový odkaz pro spuštění souhrnného výpisu odměn u pohodlí zaměstnanců.