Jak zvládnout seznam úkolů

Tváří v tvář, máme spoustu práce. Naše seznamy úkolů v kterýkoli den zahrnují:

• Pracovní povinnosti
• Domácí odpovědnosti
• Rozvrh a aktivity školy
• Errands
• Telefonní hovory

Jak to všechno sledujete? Pokud jste jako většina lidí, ne tak účinně nebo efektivně, jak byste mohli.

• Je vaše kancelář plná žlutých poznámek přilepených na každý povrch?
• Máte samostatné seznamy úkolů? Jeden pro domácnost a jeden pro kancelář? Nebo možná máte více seznamů pro každého?
• Myslíte si, chytit obálky nebo dokonce ubrousky zapisovat věci, které vyskočí do hlavy při řízení?
• Kolik různých zápisníků je na vašem stole právě teď, které zahrnují akční položky nebo úkoly? Buď upřímný.
• Je vaše peněženka přetékající kousky papíru, které obsahují zaznamenané to-dos nebo telefonní zprávy?
• A co vaše kuchyňská linka? Je to plný poznámek, seznamů potravin a osobních úkolů?

Chcete-li spravovat seznamy úkolů co nejefektivnějším způsobem, konsolidujte je do jednoho hlavního seznamu.

Expert na řízení času Kenneth Zeigler je velkým zastáncem používání hlavního seznamu. Ve své knize Organizace pro úspěch, říká, "Účelem Seznamu Mistrů je dostat všechno z vaší hlavy. Hlavní seznam je časopis myšlenek a činností, jak se vyskytují. Mysl může organizovat to, co potřebujete k tomu, abyste mohli efektivněji dosáhnout toho, co potřebujete k dokončení. “

Jak začít

• Najděte správný nástroj - Musíte najít nástroj, který vám pomůže zachytit váš konsolidovaný hlavní seznam. Někteří mohou zjistit, že jednoduchý zápisník dělá trik. Jiní mohou chtít použít spirálový notebook speciálně navržený pro sledování úkolů. Zvažte použití elektronického systému poznámek, jako je Evernote.
• Zkontrolujte, zda je nástroj přenosný - Jak to-dos pop do hlavy, budete potřebovat místo pro jejich záznam, takže se ujistěte, že nástroj si vyberete, je přenosný.Pokud používáte systém elektronických poznámek, vezměte si s sebou po celou dobu malý notebook, abyste mohli zaznamenávat myšlenky, nápady, úkoly a závazky. Na konci dne je můžete převést na svého organizátora elektronických poznámek.

• Konsolidovat všechny své seznamy - Jakmile vyberete správný nástroj, shromážděte všechny své různé seznamy úkolů. Přeneste všechny úkoly a položky do nového hlavního seznamu. Nedělejte si starosti s jejich umístěním v určitém pořadí. Jednoduše zachytíte na jednom místě každou věc, kterou potřebujete udělat. Nebuďte překvapeni, pokud je váš hlavní seznam poměrně dlouhý.
• Přidání do hlavního seznamu - Když jdete po celý den a přemýšlíte o věcech, které potřebujete udělat, přidejte je do svého hlavního seznamu. Při přiřazování úkolů je přidejte do seznamu. Jak vám vaše děti říkají o věcech, které potřebují pro školu, přidejte je do svého seznamu. Jak si myslíte o pochůzkách, které potřebujete spustit, přidejte je do svého seznamu.

Váš seznam denních akcí

Buď noc před, nebo první věc každé ráno, zkontrolujte svůj hlavní seznam. Vyberte úkoly, úkoly a závazky, které musí být v daný den provedeny, a převeďte je do denního seznamu akcí. Nezapomeňte být rozumný, co můžete skutečně dosáhnout toho dne. Váš denní akční seznam se stane vaším pracovním plánem pro daný den.

Probíhající údržba

Váš seznam úkolů nyní funguje takto:

• Máte jeden hlavní seznam pro všechny to-dos;
• Když jdete svým dnem a přemýšlíte nebo přidělujete další úkoly, přidejte je do svého hlavního seznamu úkolů.
• Každý den si zkontrolujete svůj hlavní seznam úkolů a přenesete dnešní priority na denní seznam akcí.

Pravidelně vyhodnocovejte svůj hlavní seznam. Z důvodu křížů a dalších poznámek, které byly přidány k okraji, můžete zjistit, že má smysl kopírovat zbývající nevyřízené položky do nového hlavního seznamu. Neodhazujte starý seznam. Uchovávejte ji pro historický přehled a budoucí reference.

Sledováním tohoto procesu zjistíte, že jste efektivnější, více na vrcholu úkolů a že jste stále více.