Pokyny pro psaní dopisů a e-mailů

Jaký je nejlepší způsob, jak napsat profesionální dopis - s papírovým dopisem nebo e-mailem? Jeden opravdu není lepší než ten druhý. V některých případech má smysl komunikovat prostřednictvím e-mailu a někdy budete muset poslat tradiční psaný, tištěný a podepsaný dopis. Bez ohledu na to, co si vyberete, je důležité dodržovat nejlepší pokyny pro psaní a formátování dopisů a e-mailů.

E-mail je rychlejší a jednodušší, ale některé e-mailové zprávy se nikdy neotevřou a v závislosti na tom, na koho píšete a proč píšete, můžete být požádáni o zaslání dopisu napsaného a podepsaného nebo dokonce online.

Typ zprávy, kterou vyberete, závisí na tom, s kým komunikujete, a na účelu vaší korespondence.

Pokyny pro psaní dopisů a e-mailů

Všechny dobře napsané dopisy obsahují několik částí. Informace obsažené v každé části a celkový formát závisí na tom, zda odesíláte psaný dopis nebo e-mailovou zprávu.

Je důležité, abyste znali jednotlivé části dopisu a to, co by mělo být v každém z nich uvedeno. Musíte také vědět, jak řešit a podepisovat jak psanou, tak e-mailovou komunikaci. Jednotlivé části dopisu jsou následující:

• Kontaktní informace
• Pozdrav (Pozdrav)
• Tělo dopisu
• Zavření
• Podpis

Kontaktní informace

Způsob, jakým vložíte své kontaktní údaje, se bude lišit v závislosti na tom, jak odesíláte svůj dopis. V e-mailové zprávě budou vaše kontaktní informace na konci zprávy, zatímco v písemném dopise jsou vaše kontaktní informace v horní části stránky. Zde je uvedeno, co zahrnout do sekce s kontaktními informacemi, plus vzorky pro napsaná písmena a e-maily.

Oslovení

Pozdrav je pozdravem vašeho dopisu s něčím jako „Vážený pane Peterson,“ nebo „Koho to může zajímat“. Zde je seznam příkladů dopisů, které dobře fungují pro profesionální korespondenci.

Tělo dopisu

Tělo vašeho dopisu bude obsahovat několik odstavců. První odstavec by měl obsahovat úvod a stručné vysvětlení vašeho důvodu psaní. Druhý odstavec (a následující odstavce) by měl vysvětlit vaše důvody pro psaní. Poslední odstavec by měl buď požádat čtenáře o akci, pokud o něco žádáte, nebo uvést, jak budete postupovat. Ujistěte se, že účel vašeho dopisu jasné. Čtenář bude muset vědět, o co žádáte a jak vám mohou pomoci.

Pokud nabízíte služby nebo pomoc, ujistěte se, že je jasné, co můžete poskytnout.

Zavření

Dopis je uzavřen termínem "S pozdravem" nebo "S pozdravem", za ním následuje čárka, pak váš podpis, pokud odesíláte psaný dopis. Zde je seznam příkladů uzavření dopisů, které jsou vhodné pro obchodní a pracovní korespondenci.

Podpis

Dopisem k vašemu dopisu je váš podpis, který v e-mailové zprávě bude obsahovat vaše kontaktní informace. Zde je popsáno, jak podepsat dopis a jak nastavit a podepsat e-mail.

Jak adresovat dopis

Je důležité oslovit jednotlivce, kterému se formálně věnujete, pokud je neznáte velmi dobře. Zde je návod, jak adresovat dopis obsahující obecné informace, které můžete použít, pokud ve společnosti nemáte kontaktní osobu.

Formátování vaší korespondence

Nyní, když máte všechny informace, které potřebujete zahrnout do zprávy, přečtěte si standardní formát, který chcete použít pro dopisy a e-mailové zprávy.

Pokyny pro psaní dopisů

Dalším krokem je vyleštění dopisu. Mezi odstavci a horní a dolní částí stránky by mělo být dostatek místa. Také chcete vybrat čitelný, profesionální styl a velikost písma. To, co řeknete, bude záviset na tom, proč píšete, takže si určitě přizpůsobte svůj dopis tak, aby vyhovoval vaší osobní a profesionální situaci. Zde jsou návody krok za krokem k psaní různých typů písmen, včetně okrajů stránek, písma, mezer a podrobností o tom, co zahrnout, spolu s příklady jednotlivých:

• Jak napsat obchodní dopis
• Jak napsat průvodní dopis
• Jak napsat žádost o zaměstnání
• Jak napsat referenční dopis
• Jak napsat dopis rezignace
• Jak napsat dopis s poděkováním
• LinkedIn Zpráva a pozvánky
• Pokyny pro profesionální e-mailové zprávy

Příklady a šablony

Použití šablony je skvělý způsob, jak spustit vlastní dopis nebo e-mailovou zprávu, protože začínáte se základním formátem. Stačí vyplnit příslušné informace v příslušné části dopisu.

Při pohledu na příklady je také užitečné, protože dostanete nápady na to, co říci ve své vlastní korespondenci.

• Vzorky dopisů:Přezkum těchto písemných dopisů vzorky, včetně obchodních dopisů, průvodních dopisů, rozhovor děkuji dopisy, následné dopisy, přijímání dopisů a dopisy odmítnutí, dopisy rezignace, dopisy zhodnocení, obchodní dopisy a další dopis vzorky a šablony.
• Příklady e-mailových zpráv:Mezi tyto příklady e-mailů patří příklady zaměstnání, hledání zaměstnání a e-mailové zprávy pro podniky, plus e-mailové šablony, příklady formátovaných zpráv a předmětová linie, plus pozdravy a příklady podpisů.

Kontrola pravopisu a kontroly pravopisu

Nakonec před tiskem nebo nahráním dopisu nebo odesláním e-mailové zprávy, kontroly pravopisu, kontroly gramatiky a jeho korektury.

Tip na to, aby se ujistil, že nejsou žádné chyby, je přečíst si je nahlas. Chyby, které jste zmeškali, si můžete všimnout pouze při čtení.