Jak vést efektivní setkání týmu

Efektivní setkání jsou zajímavé, vysoce energetické akce, kde členové týmu pracují společně na rozhodování nebo řešení problémů. Bohužel se zdá, že příliš mnoho setkání, kterých se účastníme, je právě naopak. Nejhorší schůzky přinášejí čas na procházení, takže všichni psychicky a emocionálně vyčerpaní a více než trochu frustrovaní. Rozdíl je v tom, jak jsou schůzky plánovány a prováděny.

Nejlepší manažeři chápou důležitost těchto událostí a chápou, že vytvoření velkého setkání vyžaduje plánování a záměrné úsilí. Tento článek nabízí deset tipů, které vám pomohou využít tento cenný čas spolupráce se svým týmem. Zde jsou tipy, jak posílit schůzky týmu.

Mít pozitivní postoj k setkání

Je to jediná nejdůležitější věc, kterou může manažer udělat jako vůdce pro zlepšení týmových setkání. Je překvapující, kolik manažerů je hrdé na to, že se hlásí ke své nespokojenosti se schůzkami, ale k dosažení významných výsledků, řešení problémů, rozhodování, informování, inspirování, spolupráce a motivace musí manažeři pracovat s lidmi.

To znamená občas dostat tyto lidi do místnosti nebo na konferenční hovor a mluvit s nimi. Řídit není v kanceláři a dveře zavírají odesílání e-mailů. Jako vůdce zkuste na setkáních jako projev vedení. Vedení předvádí čas, ne něco, co by se děsilo jako výlet do zubaře.

Nezapomeňte, že vlastníte schůzku

Nepřenášejte plánování agendy na administrativního asistenta nebo jiného člena týmu. Jako vedoucí je vaše schůzku naplánovat a spustit. Chcete-li se dostat do správného rámce mysli, zeptejte se a odpovězte na následující otázku: "Po tomto setkání, co chci, aby se lidé naučili, dosáhli nebo vyřešili?"

Vždy připravte program

Všechno, co budete někdy číst o účinném jednání na pracovišti, zahrnuje poradenství při přípravě agendy. Přesto jsme se všichni ukázali na schůzi, kde se nenachází žádná agenda. Plánování agendy pomáhá soustředit se a identifikovat prioritní témata setkání.

Požádejte o vstup do programu

Ačkoli je hlavním úkolem manažera vypracovávat agendu, mohou být členové týmu přizváni, aby přispěli k bodům programu. Odešlete výzvu na nápady několik dní před schůzkou.

Spice It Up

Dejte trochu odrůdy ve formátu. Zde je několik věcí, které můžete udělat, abyste okusili schůzky svého týmu:

• Pozvěte hosty
• Něco oslavit
• Vedení „kulatého stolu s učením“ - mají členové týmu něco naučit
• Sledujte Ted Talk, který je relevantní pro agendu schůzky
• Provozujte týmovou činnost
• Změnit umístění (zvažte schůzku mimo lokalitu)
• Přineste nějaké zábavné nebo zajímavé jídlo
• Mít schůzku na téma „jedna položka“
• Zeptejte se na aktualizace bleskového kola
• Zapojte tým do brainstormingu
• Přepnout židle nebo změnit cokoliv rozdělit monotónnost

Povolit některé „bílé místo“ pro spontánní tvořivost a angažovanost

Nepokoušejte se tolik věcí na pořad jednání, které se snažíte dokončit. Místo toho nechte nějaký prostor na konci pro spontánní diskusi. Pokud se schůzka končí brzy, pak nechte všechny jít brzy. Každý také ocení nalezený čas.

Použijte týmová setkání ke spolupráci

Namísto sdílení informací zkuste vyřešit problém nebo pracovat se skupinou na rozhodnutí. Ano, je to náročné a může být chaotický, ale to je místo, kde získáváme ze setkání největší hodnotu.

Rozveselit

Být vůdcem setkání není o vychloubání autority nebo zneužívání moci. Příkladem toho je, že někoho potrestáte za to, že je pozdě před týmem. Mějte smysl pro humor a svou pokoru.

Následovat

Sledujte akční položky a ujistěte se, že lidé dělají to, co říkají, že budou dělat. Je to frustrující ukázat se na příští schůzce a zjistit, že polovina týmu se neobtěžovala dělat to, k čemu se zavázali na posledním setkání. Následujte před schůzkou a držte jednotlivce odpovědné za své závazky.

Buďte vůdcem modelu role

Setkání týmu není čas, abyste nechali svou stráž dolů a vrátili se zpět se svým týmem. Udržujte sebe a svůj tým v souladu s nejvyššími standardy chování, což znamená, že se neobjeví žádné zbarvené vtipy, výběry na členech týmu, cynismus a sarkasmus, ani jiné útvary či vedení. Přemýšlejte o laskavém vůdci, kterého chcete znát, a pak se zúčastněte každého setkání bytost ten vůdce.

Sečteno a podtrženo

Příležitost setkat se a pracovat se svým týmem je hrozná věc, kterou je třeba plýtvat. Je naprosto nezbytné, abyste rozvinuli disciplínu a naplánovali a vedli setkání, která lidé oceňují a prosazují iniciativy vpřed.