Jak spustit efektivní setkání, které produkují výsledky

Lidé tráví tolik času na obchodních jednáních, že prioritou pro úspěšné organizace je, aby se čas setkání změnil na udržitelné výsledky. Akce, díky nimž jsou obchodní schůzky úspěšné, vyžadují vedení vedoucího schůzky před, během a po schůzce.

Pokud využijete těchto dvanácti tipů pro řízení obchodních jednání, budou vaše schůzky a týmy fungovat lépe a dosahovat lepších výsledků.

Akce podniknuté před obchodním jednáním

Akce před obchodním jednáním stanoví základ pro splnění výsledků jednání. Můžete udělat vše potřebné, ale bez předběžné práce nebudete úspěšní.

Plánujte obchodní jednání

Efektivní obchodní jednání, která přinášejí výsledky, začínají inteligentním plánováním. Nejdříve zjistěte, zda potřebujete další zaměstnance, kteří vám pomohou naplánovat schůzku (tzn. Tažení lidí z několika oddělení). Poté se rozhodněte, čeho chcete dosáhnout, a to tak, že budete mít schůzku a stanovíte uskutečnitelné cíle pro vaši schůzku.

Cíle, které jste nastavili pro své obchodní jednání, vytvoří rámec pro efektivní plán schůzek. Jak říká Stephen Covey v "Sedmi návycích vysoce efektivních lidí", "začněte na konci." Účelem schůzky bude určení zaměření schůzky, programu schůzky a účastníků, kteří se schůzky zúčastní.

Ujistěte se, že potřebujete schůzku

Může to znít dozadu, ale jakmile si vytvoříte svůj plán obchodních schůzek, ujistěte se, že schůzka je vhodným nástrojem pro splnění stanovených cílů. Holding setkání je drahý podnik, když zvážíte fakturovatelné náklady účastníků. Snažte se určit, že schůzka je nejlepší příležitostí k vyřešení problému, zlepšení procesu nebo vytvoření dlouhodobé nebo krátkodobé strategie pro váš tým nebo oddělení.

Zajistit odpovídající účast na zasedání

Pokud je obchodní schůzka vhodným prostředkem k dosažení vašich cílů, obraťte se na účastníky, jejichž účast je nezbytná pro úspěšné setkání. To může znít jako neospravedlnitelný, ale vyrazí do nejchytřejšího vůdce - klíčoví účastníci musí být k dispozici, aby se schůzky zúčastnili.

Někdy lidé vysílají delegáty v jejich nepřítomnosti. Pokud se delegát účastní místo rozhodujícího rozhodovatele, ujistěte se, že určený zaměstnanec má pravomoc učinit konečná rozhodnutí, která mohou být podepsána. V opačném případě schůzku odložte.

Distribuujte a proveďte předběžnou práci před zasedáním

Kolik schůzek jste se zúčastnili, které začalo s facilitátorem schůzky, který vydával papírovou práci nebo dělal prezentaci v PowerPointu, aby mohl být zahájen k diskusi? Je to frustrující, protože se dostáváme k mosazným taktikám; schůzka se stává skupinou read-in-těžko produktivní pro vaše podnikání.

Nejvíce produktivní můžete zajistit obchodní jednání a zajistit výsledky tím, že před schůzkou zajistíte nezbytnou předběžnou práci. Poskytování předběžných prací, grafů, grafů a materiálů pro čtení 48 hodin před začátkem schůzky znamená, že každý přichází připraven skočit přímo dovnitř.

Dokumentace, která vám pomůže dosáhnout cílů schůzky, může zahrnovat následující:

• zprávy a data
• grafy a odkazy na konkurenční informace
• prodeje
• výrobních plánů
• Snímky aplikace Microsoft PowerPoint, které ilustrují klíčové body diskuse
• zápisy z jednání, poznámky a návaznost na dřívější schůzky nebo související schůzky a projekty

Akce podniknuté během obchodního jednání

Během obchodního jednání, pokud čas využijete efektivně, budujete nadšení pro toto téma a generujete závazek účastníků. Lidé se budou cítit součástí něčeho většího než jejich každodenní výzvy. Dobře usnadněné, aktivní setkání, které stanoví fázi následných kroků, proto přinese výsledky jednání.

Efektivní facilitace obchodního jednání

Vedoucí schůzky stanoví pozitivní, produktivní tón pro interakci mezi účastníky setkání. Efektivní facilitace jednání začíná přehledem cílů, očekávaných výsledků schůze a agendy. Pomocník pomáhá členům skupiny zůstat soustředěný a produktivní.

Návrh schůzky a program jednání určují rámec jednání. Efektivní facilitátor, který udržuje účastníky na trati, zajišťuje dosažení očekávaných požadovaných výsledků jako výsledek setkání.

Zapojte každého účastníka do proveditelných akcí

Každá pracovní skupina má různé osobnosti, které se objevují na schůzkách. Máte tiché spolupracovníky i lidi, kteří se snaží ovládnout každý bod diskuse. Ať už se jedná o schůzku nebo o schůzku, musíte zapojit každého účastníka do procesu plnění cílů.

Tím je zajištěno, že každý účastník bude investován do tématu zasedání a bude pokračovat. Nebudete mít jednoho člena - nebo sebe - snažíte se nést celou zátěž.

Vytvořit plán následných kontrol efektivního obchodního jednání

Během obchodního jednání vytvořte následný plán s akčními položkami. Efektivní plány zahrnují následující:

• Položka konkrétní akce
• Jméno osoby, která převzala vlastnictví k provedení akce
• Datum splatnosti položky akce
• Shoda o tom, co představuje dokončení akce

Diskutujte o reálných scénářích a bariérách úspěchu, které mohou členové týmu zažít, když se snaží dosáhnout položek nezbytných k dosažení výsledků. Pokud potřebujete navazující schůzku, nastavte dobu, po které účastníci odejdou, aby to bylo v kalendáři každého.

Akce podniknuté po skončení obchodního jednání

Akce a plánování před a během setkání hrají velkou roli v tom, že vám pomohou dosáhnout očekávaných, pozitivních a konstruktivních výsledků. Vaše akce, které následují po schůzce, jsou stejně důležité. Následná kontrola na příští plánované schůzce není nikdy dostatečná na to, aby byla zajištěna investice.

Publikovat zápisy z jednání

Své minuty a akční plán zveřejněte do 24 hodin. Lidé budou nejúčinněji přispívat k výsledkům, pokud okamžitě začnou s akčními položkami. Stále mají vzpomínku na setkání, různé diskusní body a zdůvodnění každé schůzky.

Také zpoždění v rozložení minut ovlivní vaše výsledky, protože většina lidí čeká na minuty, než dorazí do svých závazků.

Následná kontrola efektivního obchodního jednání

Respektování a dodržování termínů a následné kroky vám pomohou dosáhnout výsledků z vašich schůzek. Po schůzce by každá osoba s položkou akce měla vypracovat akční plán pro splnění každého ze svých závazků.

Nezáleží na tom, zda tyto kroky zapisují do svého plánovače, delegují úkoly na jiného pracovníka nebo úkol okamžitě dokončují.

Výsledky schůzek můžete vylepšit sledováním každé osoby uprostřed schůzek. Vaším cílem je kontrolovat pokrok a zajistit, aby úkoly probíhaly.

Odpovědnost za pokračování během příští schůze

Už jste někdy seděli v následném setkání, které spočívalo v tom, že každý účastník řekl skupině, proč nedokázal splnit svůj závazek? Stanovení normy nebo zvyku odpovědnosti za výsledky začíná již v průběhu cyklu setkání.

Následné kroky ze strany zprostředkovatele v polovině cesty mezi schůzkami pomáhají, ale skupina musí učinit neúspěch, aby závazky nepřijala. Nechte účastníky podat zprávu o pokroku a výsledcích na příští schůzi s očekáváním, že všichni účastníci splní své stanovené cíle. Pokud je úkol pozastaven, na další schůzce zjistěte, zda existuje legitimní překážka pro postup a jak postupovat.

Zrušení procesu obchodního jednání pro neustálé zlepšování

Praxe debriefingu každého obchodního jednání je mocným nástrojem pro neustálé zlepšování. Účastníci se střídají o tom, co bylo účinné nebo neúčinné, o aktuálním procesu obchodního jednání. Diskutují také o pokroku, který cítí skupina na dané téma.