Tipy pro správu rozpočtu pro nové manažery

Je pravděpodobné, že když je někdo povýšen do své první manažerské role, bude to poprvé, kdy budou spravovat rozpočet oddělení.

Většina nových manažerů dostává jen velmi malé nebo žádné formální školení, jak rozvíjet rozpočtovou prognózu, sledovat své výdaje nebo jak provádět úpravy v polovině roku. Často jsou předávány tabulkou nebo zprávou svého manažera nebo finančního oddělení a očekává se, že budou vědět, jak to udělat, nebo se naučit pomocí pokusů a omylů.

Zatímco „pokus a omyl“ může být účinným způsobem, jak se naučit nové dovednosti, bylo by lepší, kdyby nový manažer nemusel dělat příliš mnoho bolestivých chyb. Zde je několik tipů.

Investujte čas učit se hned od začátku

Není lepší čas se ptát „hloupých“ otázek, než když jste na něco nového a nikdy jste to neudělali. Raději se zeptat a trávit čas předem učením, spíše než čekat, až někdo musí poukázat na vaše chyby. Vyžádejte si čas od svého manažera (nebo předchůdce, pokud můžete), abyste zkontrolovali základní filozofii, hlavní cíle, formát a každou řádkovou položku. Pokud má vaše organizace finanční osobu, požádejte ji, aby s vámi trávila čas. Většina z nich bude lichotivá a ochotná podělit se o své zkušenosti.

Koneckonců, pokud vás mohou naučit, jak dělat věci podle svých specifikací, budete mít pro ně méně bolesti hlavy.

Absolvujte kurz „Finance a rozpočtování pro nefinanční manažery“

Informujte se u místních univerzitních obchodních škol pod „Výkonným vzděláváním“. Většina obchodních škol nabízí kurzy na jeden až tři dny bez úvěrů. Během kurzu nebo po něm si udělejte čas na přezkoumání výroční zprávy vaší společnosti a pochopení různých finančních poměrů a zpráv.

Správa rozpočtu vašeho oddělení, jako je vaše vlastní podnikání

Když pracujeme pro velké organizace, máme tendenci zacházet s „firemními“ penězi, které rostou na stromech. Neznamená to, že je nyní vaší úlohou manažera převzít osobní vlastnictví zdrojů oddělení.

Buďte týmovým hráčem

Pokud je to možné, zkontrolujte rozpočet svého správce. I když je důležité, abyste svůj rozpočet převzali, je vaše jednotka součástí většího subjektu. Zeptejte se svého manažera, aby vám ukázal, kde váš rozpočet zapadá a podporuje velký obraz, jakož i vzájemnou závislost se svými vrstevníky. Mohou nastat situace, kdy jiné oddělení potřebuje peníze na cíle, které jsou vyšší než vaše. Nečekejte, až budete dotázáni, nebo je nechte odnést - buďte proaktivní a nabídněte pomoc svému kolegovi. Budete vnímáni jako strategičtí a spolupracující.

Nehrajte hloupé hry

Jen proto, že „každý to dělá,“ to pro společnost neznamená, že to není hloupé a špatné. Příkladem typické hloupé rozpočtové hry, kterou manažeři hrají, je „použít ji nebo ji ztratit.“ Je to, když se blížíte ke konci roku a váš rozpočet běží pod vaší prognózou. V minulých letech, kdy jste nevyužili, byl rozpočet na příští rok stanoven na základě skutečného roku. Aby nedošlo k opětovnému snížení rozpočtu, jděte na nákupy - kupte si věci, které nepotřebujete, nebo se skladujte jen pro případ, že byste je potřebovali.

Sledujte své výdaje měsíčně a proveďte aktivní opravy

Nepředpokládejte, že vám někdo řekne, kdy jste nad rozpočtem. Ve skutečnosti můžete dokonce požádat o měsíční zprávy nebo sledovat sami. Nečekejte až do konce roku, kdy je to překvapení (pro vás a vašeho šéfa). Do té doby je pozdě zkoumat a provádět opravy. Buďte odpovědní, změřte se a aktivně se ohláste svému manažerovi.

Buďte transparentní a zapojte svůj tým

Podělte se o svůj rozpočet se svým týmem, možná je dokonce zapojte do nastavení prognózy. Zapojení vašeho týmu a pomoc při pochopení rozpočtového procesu vytváří pocit sdíleného vlastnictví a povzbuzuje vaše zaměstnance, aby našli kreativní způsoby řízení výdajů.

Buďte strategičtí

Neberte si jen loňské aktuální výsledky a přidejte deset procent k prognóze příštího roku. Začněte rozvíjením strategie a cílů a poté určete zdroje potřebné k dosažení těchto cílů. Pokud budete potřebovat více než loni, připravte si obchodní případ, který ospravedlní vaši žádost o dodatečné financování.

Nepřehánějte to

Při řízení rozpočtu je pro manažera důležitá role, nikdy neztrácet ze zřetele nejdůležitější aktiva: své lidi! Ujistěte se, že trávíte alespoň pětinásobek času, který vyvíjí váš tým, který křupá čísla.