Vedení obtížných diskusí na pracovišti

Náročné rozhovory jsou základním pilířem zlepšování výkonnosti a řešení problémů pro manažery na všech úrovních. Příliš mnoho manažerů bohužel odkládá vedení těchto rozhovorů ze strachu z odvetných opatření nebo proto, že se domnívají, že konverzace ohrozí jejich vztah s druhou stranou. Je nezbytné získat kontrolu nad těmito emocemi a nejlepším způsobem, jak rozvíjet důvěru v poskytování obtížných rozhovorů, je sledovat strukturovaný proces.

10 tipů pro zlepšení Vašeho pohodlí s obtížnými konverzacemi

1. Proveďte plánovací práci: Nezbytné je vaše pozorování daného chování a schopnost propojit toto chování s podnikáním. Víte, kam chcete konverzaci jít. Opravdoví mistři zpětné vazby rozvíjejí disciplínu, aby mohli psát a praktikovat svůj plánovaný rozhovor. Předchozí plánování zabraňuje mizernému výkonu!
2. Včasnost je zásadní: Pokud jste někdy obdrželi každoroční přezkum výkonnosti, který zahrnoval kritiku něčeho, co jste údajně udělali nebo neudělali před několika měsíci, víte, jak bezcenná zastaralá zpětná vazba je. Je to vaše práce manažera, abyste zajistili, že zpětná vazba je behaviorální, zaměřená na podniky a včas. Můj partner pro psaní mé první knihy Praktické lekce ve vedení naznačil, že hodnota konstruktivní zpětné vazby klesla o 50% každý den, kdy jste ji zpožděli.

   Pokud jsou emoce horké, nechte věci trochu vychladnout. Zatímco jsem právě skončil prosit vás, abyste včas poskytli zpětnou vazbu - co nejblíže incidentu - pokud se věci zahřejí, vezměte si den, abyste je trochu nechali vychladnout. Nedovolte, aby to zůstalo příliš dlouho.

1. Zvolte nastavení: Pokud je vaše těžké téma potenciálně trapné nebo očekáváte emocionální odezvu, vyhněte se otevřeným kancelářím nebo konferenčním místnostem se skleněnými okny. Nevyhazujte na druhou stranu výběrem nastavení určeného k zastrašování. Neutrální, soukromé nastavení je nejlepší pro obtížnější konverzace. Pokud se obáváte fyzických následků, obraťte se na zástupce společnosti H.R., který se může rozhodnout, že bude s vámi přítomen.
2. Připravte si svůj postoj: Je nezbytné jít do těchto diskusí s pocitem důvěry a vystupování, které ukazuje, že jste klidní a odhodláni k pozitivnímu výsledku. Váš tón hlasu, řeč těla a kontakt s očima jsou důležité. Nezapomeňte, že tato konverzace je důležitá pro vaše podnikání, váš tým a jednotlivce sedící naproti vám. Řiďte se, abyste zobrazili správnou úroveň odhodlání se správnou úrovní zájmu o blaho druhé strany.

1. Použijte úvodní větu, kterou jste připravili v sekci Plánování: Dobrý otvírač identifikuje chování, spojuje ho s dopadem na podnikání a naznačuje potřebu změny. Necítí se nutně zabalit do chvály. Zatímco někteří odborníci na zpětnou vazbu oceňují „sendvičování“ konstruktivní zpětné vazby s pozitivními, mnozí se domnívají, že to jednoduše zaměňuje zprávu. A samozřejmě byste měli dávat pozitivní zpětnou vazbu - když jste získali - brzy a často.
2. Neztrácejte kontrolu konverzace: V těchto rozhovorech se ocitli vzhůru nohama více než několik dobře míněných manažerů. Pokud účastník odpoví na vaše úvodní prohlášení něčím, jako je: „No, udělal bych to, kdybyste byl lepším manažerem,“ nedostaňte se do defenzivy a nechte konverzaci proměnit v argument o vašem výkonu. Přiměřená odpověď může být: „John, tato konverzace je o chování, které jsem popsal, ao dopadu, který má na naše podnikání, ne o mém výkonu.“

1. Nenechte se vykolejit vodárnou: Muži i ženy budou příležitostně plakat, a přestože je to nepříjemné, je to často individuální způsob, jak reagovat na stres. Připravte se s tkání. Udělejte jim čas, aby se mohli skládat. V případě potřeby si udělejte krátkou přestávku. Můžete být empatický se situací, prostě nenechte slzy vykolejit vaše zaměření na získání správného rozlišení.
2. Propagovat dialog: Nejlepší zpětné vazby a konverzace zaměřené na chování jsou diskuse, nikoli monology. Druhá strana vám dá možnost vytvořit diskusi tam, kde je to vhodné. Sonda pro potvrzení porozumění a požádat o nápady na posílení nebo změnu daného chování. Víte, že to funguje, když přijímající strana nabízí nápady na vlastní vylepšení.

1. Nezapomeňte pracovat s plánovaným směrem konverzace: Pokud je chování dovedností nebo znalostí, připravte se s nápady na školení. Je-li koučování na posílení důvěry nebo povzbudit jednotlivce, aby podnikl další krok, nasadil si koučovací klobouk. Pokud je toto téma zaměřeno na nepřijatelné chování, zopakujte obchodní dopad tohoto chování a nabídněte jasné poradenství, jak se tomu v budoucnosti vyhnout. Při řešení nejobtížnějších témat výkonu nebo chování musí existovat důsledky pro nedodržování.

1. Sestavte akční plán společně: Jakmile jste si v této otázce ujasnili, spolupracujte na definování cesty vpřed. Dohodněte se na akčním plánu a stanovte jasné datum pro pokračování a projednání pokroku.

Sečteno a podtrženo

Většina manažerů se staví na to, co bude vnímat jako obtížnou konverzaci. Dalším tajemstvím je, že většina lidí chce zpětnou vazbu a chce se zlepšit. V anketě po průzkumu na mých workshopech vyjadřují jednotlivci naprosto ohromně, že si přejí, aby jim jejich manažeři poskytli více zpětné vazby - konstruktivní i pozitivní. Namísto oddálení těchto výkonnostních, kariérních a obchodních diskusí plán na úspěch a využití výše uvedených postupů a tipů vám pomohou posílit váš výkon s tímto kritickým nástrojem pro správu.