Přehled personálních souborů a zásady vzorových souborů

Osobní soubor je uložená dokumentace zaměstnavatele o historii a stavu celého pracovního poměru s jednotlivým zaměstnancem. Zaměstnavatel udržuje tuto pracovní dokumentaci v personálním souboru ze tří důvodů.

• Zaměstnavatel chce mít přesné informace po ruce a organizovat se, pokud potřebujete přístup k informacím z jakéhokoli důvodu. Změny v nouzových kontaktech, adresách zaměstnanců, sledování výkonnostních hodnocení, disciplinárních dopisech, rozpoznávání zaměstnanců a materiálech pro žádosti o zaměstnání jsou příklady druhů informací, které zaměstnavatel bude chtít rychle získat.
• Zaměstnavatel musí uchovávat dokumentaci týkající se personálních otázek, jako je výběr zaměstnanců, výkonnost, historie práce, odůvodnění odměňování a interní propagační aplikace, abychom jmenovali jen některé z nich.

  EEOC nárok, soudní proces nebo dokonce potřeba zdůvodnit nedostatek zvýšení nebo povýšení na zaměstnance vyžadují, aby zaměstnavatel shromáždil a uchoval tento typ dokumentace zaměstnanců.

• Některé záznamy o zaměstnancích jsou vyžadovány federálními nebo státními vládami pro zaměstnavatele, aby je uchovali. Organizace informací o zaměstnancích v personálním souboru má smysl pro přístup a právní soulad a připravenost.

Typy personálních souborů

Zaměstnavatel obecně udržuje několik typů personálních spisů, pro obchodní účely, pro zachování důvěrnosti zaměstnanců, pro soukromí lékařů a pro dodržování zákonů. Nejsem si vědom žádného zákona, který by uváděl, kolik souborů musí zaměstnavatel uchovávat.

Existuje však mnoho zákonů a existují osobní osvědčené postupy pro zachování důvěrnosti zaměstnanců, které upravují obsah osobních souborů a kteří mají k těmto informacím přístup. Jedná se o osobní soubory, které většina zaměstnavatelů v USA udržuje. (Celosvětové zákony a postupy se mohou lišit.)

• Soubor personálu: Toto je hlavní soubor zaměstnanců, který obsahuje historii pracovního poměru.
• Soubor mezd: Chcete zachovat samostatný soubor pro všechny mzdové otázky týkající se platu a dávek.
• Zdravotnický soubor zaměstnance: Federální zákon o zdravotním pojištění přenositelnosti a odpovědnosti z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zaměstnavatelé chránili zdravotní záznamy zaměstnanců jako důvěrné.
• Formuláře zaměstnanců I-9: Musíte udržovat samostatný soubor pro všechny zaměstnance (nikoli pro zaměstnance) I-9 formulářů, protože nechcete, aby vládní zaměstnanci, kteří jsou oprávněni kontrolovat tyto formuláře za různých okolností, prohlíželi vaše hlavní soubory důvěrných zaměstnanců zaměstnanců..

Přístup zaměstnanců k personálním souborům

Zaměstnancům je umožněn přístup k pracovním souborům svých zaměstnanců pod vedením a dohledem personálu lidských zdrojů. Soubory zaměstnanců zaměstnanců jsou považovány za majetek zaměstnavatele, který je odpovědný za jejich ochranu a ochranu.

Zásady souborů vzorových zaměstnanců

Následuje ukázkové zásady pro osobní soubory používané ve vaší společnosti. Diskutuje o různých souborech, které jsou doporučeny a kteří by měli mít přístup ke každému souboru.

Vzorové zásady

Společnost vede pro každého zaměstnance tři soubory zaměstnanců.

A personálního souboru je veden pro každého zaměstnance (Vaše jméno). Tyto osobní spisy obsahují důvěrné dokumenty a jsou spravovány a spravovány personálním personálem.

Přístup k tomuto souboru je omezen na personální oddělení a předpokládá, že každý zaměstnanecký manažer má svůj vlastní soubor s dokumenty, které se týkají pracovního výkonu zaměstnance.

Typické dokumenty v personálním souboru zahrnují žádost o zaměstnání, formulář pro nouzový kontakt v rodině, zdokumentovanou historii disciplinárních opatření, životopis, příručku pro zaměstnance a podepisující listy zaměstnavatelů, aktuální osobní údaje a odkazy na pracovní místa.

Ne všechny osobní soubory obsahují stejné dokumenty, ale každý personální soubor obsahuje některé dokumenty, které jsou stejné.

Mzdové soubory jsou také zachovány; Mzdové soubory obsahují historii pracovních míst zaměstnance, oddělení, kompenzační změny a tak dále. Přístup k mzdovému souboru je omezen na příslušné účetní a personální pracovníky.

An zdravotnický soubor zaměstnance je také zachována. Obsah zdravotního spisu není k dispozici nikomu jinému než lidským zdrojům určeným pracovníkům a zaměstnanci, jehož záznamy jsou uchovávány v souboru. Na jméno vaší společnosti) mají zdravotní záznamy nejvyšší stupeň bezpečného skladování a důvěrnosti.

Zaměstnanec si může prohlížet své osobní spisy kontaktováním pracovníka personálního oddělení během běžné pracovní doby. Žádný zaměstnanec nesmí měnit nebo odstraňovat jakýkoli dokument ze svého osobního spisu, který musí být prohlížen za přítomnosti personálního pracovníka.

Také známý jakosoubory zaměstnanců, záznamy o zaměstnancích, soubory lidských zdrojů, dokumentace

Prohlášení - Upozornění:

Susan Heathfield vynakládá veškeré úsilí na to, aby na těchto webových stránkách nabízela přesné, obecné smysly, etické řízení lidských zdrojů, zaměstnavatele a poradenství na pracovišti, které jsou propojeny s těmito webovými stránkami, ale není právním zástupcem a obsahem na těchto stránkách. není zaručena přesnost a zákonnost a nesmí být vykládána jako právní poradenství.

Stránky mají celosvětové publikum a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi, takže stránky nemohou být definitivní pro všechny z nich pro vaše pracoviště. V případě pochybností vždy vyhledejte právní poradce nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že váš právní výklad a rozhodnutí jsou správná. Informace na těchto stránkách slouží pouze jako vodítko, nápady a pomoc.