Dozvědět se o minutách jednání a proč jsou důležité

Zápisy z jednání jsou písemná nebo zaznamenaná dokumentace, která slouží k informování účastníků a účastníků o tom, co bylo projednáno nebo co se stalo během schůzky. Zápisy z jednání nebo poznámky jsou obecně přijímány určeným zápisníkem zápisů z jednání během řízení tak, aby existoval přesný záznam o tom, co se stalo během zasedání.

Zápisy obvykle obsahují:

• Jména účastníků
• Pokryté body programu
• Rozhodnutí přijatá účastníky
• Následná opatření přijatá účastníky
• Lhůty pro splnění závazků
• Jakékoliv jiné události nebo diskuse, které stojí za to dokumentovat pro budoucí přezkoumání nebo historii

Zápis z jednání jako historický dokument

Jako historický dokument jsou zápisy užitečné pro dokumentaci klíčových myšlenek nebo diskusních bodů, které vedly k rozhodnutí. Například efektivní zápisy z jednání mohou specifikovat pět alternativ, o kterých tým diskutoval, a klíčový důvod, proč byl tým vybrán nad ostatními.

Zápisy z typického obchodního jednání nepotřebují zaznamenávat každou diskusi nebo stav podrobně, kdo řekl co. Toto pravidlo je samozřejmě jiné pro jiné typy jednání, jako jsou soudní jednání a situace, v nichž se projednává soudní řízení. Tyto typy schůzek vyžadují přesný záznam konverzace a prohlášení. Pokud však o lidských zdrojích neprobíhá soudní proces, typická schůzka na pracovišti neopisuje každou iotu.

Kdy a jak sdílet schůzky minut

V ideálním případě jsou zápisy ze schůzek zaznamenány na elektronickém zařízení, jako je notebook nebo iPad, a po rychlém přezkoumání pravopisu, gramatiky a jasnosti jsou tyto informace elektronicky rozeslány účastníkům schůzky na konci schůzky. Účastníci tak mají okamžité oznámení o svých závazcích a lhůtách a mohou klást otázky nebo požadovat objasnění. Pokud to není možné, protože rekordér chce přepisovat minuty nebo je zkontrolovat, zda je chybný, měl by je šířit do 24 hodin po schůzce.

Zápis slouží také jako připomínka závazků členů týmu během schůzky a pomáhá účastníkům převést tyto položky do svých kalendářů a denních seznamů úkolů.

Rekordér by měl vždy zkontrolovat minuty předchozí schůzky na začátku příští schůzky, aby je mohli kontrolovat na přesnost a další kroky.

Jak organizace zpracovávají zápisy z jednání

Pro úspěch schůzky je rozhodující, aby zápisy zaznamenaly historii setkání účastníků a zaměstnanců, kteří se nemohli zúčastnit. Bez plných zápisů z jednání se vyhlídky na úspěch schůzky sníží, protože lidé v rovnováze nemohou najednou absorbovat a uchovávat množství informací.

Zaměstnanec, který se zúčastní zápisů ze schůze, je obvykle členem týmu a při účasti na schůzce si zapisuje poznámky. Na zasedáních, která zahrnují právní nebo vládní řízení nebo na zasedáních představenstev společnosti, se nezúčastněný jednotlivec ujme oficiálních zápisů a řízení často zaznamenává.

Chcete-li přesně zaznamenávat klíčové informace, musí mít záznamník schůzek záznam o detailu a schopnost soustředit se. Tento zaměstnanec musí také efektivně pracovat s více úlohami, aby se mohl zúčastnit schůzky při nahrávání minut.

V některých organizacích trvá na každém zasedání ten samý zaměstnanec. Nebo odpovědnost může přecházet ze zaměstnance na zaměstnance. Úloha účastníka minut buduje efektivní vůdčí a komunikační dovednosti a může být vyhledávanou prací.

Požadavky na záznam zápisu z jednání

Požadavky na rekordér zahrnují:

• Zaznamenejte přesně rozhodnutí, závazky a hlavní diskusní body učiněné na zasedání
• Zaznamenejte položky akce a termíny, ke kterým se členové schůzky zavázali (položky akcí mají připojené názvy, ale minuty neuvádějí, kdo řekl, co na neformálních schůzkách pracoviště)
• Na konci schůzky zkontrolujte hlavní rozhodnutí a úkoly nebo dobrovolné závazky a akční body, aby se o nich mohli účastníci před odjezdem dohodnout
• Být týmovým hráčem a být flexibilní, protože účastníci mohou v minutách přidat nebo opravit cokoliv, s čím nesouhlasí

• Pracujte účelně a distribuujte kopie zápisů ze schůze do 24 hodin po schůzce