Sledování vašeho projektu bez Ganttových diagramů

Ganttovy diagramy jsou fantastickým a velmi užitečným nástrojem pro sledování a koordinaci všech malých kroků, které jdou do velkého projektu, ale mohou se rychle stát ohromující a chaotický, zejména pro lidi, kteří je neví, jak je číst. Pokuste se použít Ganttův diagram, abyste vysvětlili váš pokrok klientovi nebo kolegovi v jiném oddělení, a možná máte na rukou výzvu.

To není jediná výzva Ganttovy diagramy. Data v Ganttově diagramu obvykle vyžadují speciální software pro prohlížení a editaci a tisk je téměř vždy výzvou. Někdy se budete chtít soustředit pouze na malou část projektu, aniž byste byli ohromeni všemi dalšími informacemi.

Zatímco Ganttovy diagramy jsou jedním z skvělých řešení, nejsou jediné. Pokud se potřebujete podívat na menší vzorek informací, nebo potřebujete-li prezentovat zjednodušenou verzi nebo část informací v situaci, kdy by Ganttův diagram nebyl praktický, zde je pět alternativ, které byste mohli použít místo toho.

Seznamy úkolů

Každý v podnikatelské komunitě by měl být seznámen se základním seznamem úkolů. Ve skutečnosti je organizování jednou z nejlepších dovedností projektového manažera.

Seznam úkolů přepne seznam úkolů na další úroveň. Se seznamem úkolů můžete přidat další sloupce, které ukazují, kdo bude každý úkol dokončit, stav úlohy, datum začátku a konce a pravděpodobnost, že úloha bude dokončena včas. Můžete dokonce přidat zaškrtávací políčka pro členy týmu, aby zkontrolovali, jak jsou položky dokončeny.

Tabulky

Další alternativou je zjednodušený graf v tabulce. Stále můžete zadávat úkoly podél levé strany a stále můžete stínovat pruhy tak, aby zobrazovaly úroveň pokroku a předpokládané datum začátku a konce úkolů.

Tabulky mohou být časově náročné a časově náročné na aktualizaci, takže je nebudete chtít používat jako celkové řešení pro řízení projektů. Pro jednoduchou jednorázovou zprávu pro klienta nebo správce však může zjednodušená tabulka vizuálně rozložit projekt způsobem, který je

snadné vysvětlit a pochopit. Je to také dobrá volba pro sledování průběhu projektu.

Vývojové diagramy

Vývojové diagramy nebo síťové diagramy zobrazují projektové úkoly v pořadí, v jakém musí být dokončeny. Vývojové diagramy mohou být tak jednoduché nebo složité, jak byste chtěli. Například můžete a nemusíte chtít uvést informace, jako je datum začátku a konce každého kroku, identifikační číslo úkolu nebo

místo. Mějte na paměti, že přidání příliš mnoho informací může tyto grafy obtížně číst.

Zatímco mnoho lidí považuje vývojové diagramy za srozumitelnější a srozumitelnější než Ganttovy diagramy, může se stát, že to bude problém. Navíc jsou často nevhodné pro velké a složité problémy. Vývojové diagramy jsou nejlepší pro prezentaci jednoduchých projektů s úkoly, které přirozeně postupují z jednoho do druhého

další, ale neměly by být používány jako dlouhodobý nástroj nebo pro příliš složité projekty.

Kanban Boards

Má váš projekt velký počet kroků, které nemusí být nutně prováděny v sekvenčním pořadí? Máte více lidí pracujících na stejném projektu nebo jsou úkoly často aktualizovány? Pokud ano, Kanban vám může nabídnout ideální řešení. (Zjistěte více o tom, jak Kanban pracuje v projektovém řízení.)

S panelem Kanban je každý úkol projektu napsán na lístek s poznámkou a umístěn do příslušného sloupce, jako je „dělat“, „probíhající“ nebo „hotovo“. Jak je každý úkol dokončen, odpovídající lístek s poznámkou se přesune přes tabuli, dokud všechny poznámky nejsou ve sloupci "hotovo".

Tento organizační systém je velmi snadno pochopitelný a rychle upravitelný, ale není příliš přenosný a budete muset být opatrní, aby žádná z poznámek nepadla a nebyla ztracena.

Zprávy o stavu

Ganttovy diagramy jsou vynikající nástroje pro sledování vašich projektů, ne nutně pro komunikaci. Pokud vše, co potřebujete udělat, je sdělit svůj pokrok klientovi, sponzorovi projektu nebo jiným členům týmu, může být vaše zpráva o stavu vaší nejlepší volbou. Mnoho softwarových programů pro správu projektů navíc vytvoří několik jednoduchých přehledů o stavu pomocí několika kliknutí myší, což vám ušetří drahocenný čas a energii.

Ganttovy diagramy jsou velmi praktické pro sledování všech úkolů, které jdou do velkého projektu, ale nejsou vždy nejlepší pro komunikaci těchto informací s ostatními, zejména s těmi, kteří nejsou zvyklí na jejich čtení.

Máte několik dalších alternativ. Vyzkoušejte jednu z těchto pěti alternativ Ganttova diagramu sami. Můžete být příjemně překvapeni, kolik času můžete ušetřit.