Tipy pro okorenit vaše firemní setkání

Jste plánovač měsíční nebo periodické schůzky společnosti nebo oddělení? Pokud nejsou opatrní, mohou být smrtelně nudní. Víte, jak to chodí. Spousta mluvících hlav se rozdělí, aby lidem poskytla informace o společnosti. Ano, je to určitě kudy k vám za pořádání tohoto pravidelného setkání.

Zaměstnanci potřebují informace, aby se přizpůsobili strategickému směřování společnosti. Chtějí vědět, co se děje ve společnosti, zejména když se informace dotýkají jejich práce nebo celkového úspěchu společnosti. Upřímně se zajímají o to, co se děje v různých odděleních.

Takže vaši zaměstnanci mají zájem, ale dají jim pauzu od mluvících hlav a nekonečných powerpoints. Nejefektivnější setkání s jejich podnětnými otázkami a odpověďmi, audiovizuálními prostředky a účastí. Tyto tipy vám přinesou úspěch.

Co potřebujete pro úspěšné setkání

• Stojan nebo reproduktor
• Mikrofon
• Denní program
• Vizuální pomůcky
• Videokamera
• Stativ
• Kódovací zařízení
• Technologie živého vysílání

10 tipů pro lepší setkání

1. Začněte svá setkání, prezentace a školení s ledoborecem nebo zahřívací činností. Na velkém setkání nebo krátkém setkání může být ledoborec jedinou otázkou, která přiměje lidi myslet a mluvit se svým bližním. Jako příklad si položte otázku, která způsobí, že lidé zvednou ruce. Délka ledoboru závisí na délce vašeho setkání, takže plánujte moudře.
2. Diverzifikujte prezentační metody. Pokud každý řečník mluví s publikem, ve formátu přednášky, i zájem hlavy brzy přikývnou. Požádejte lidi, aby mluvili v malých skupinách. Používejte audiovizuální materiály, jako jsou videa, diapozitivy a prezentace aplikace PowerPoint a obrázky. Pokud mluvíte o novém procesu malby, předveďte svým zaměstnancům před a po natřených dílech. Projděte si pozitivní průzkumy zákazníků a komentujte karty.

1. Pozvěte hosty, kteří budou hostovat, za účast a vzrušení publika. Vaši zákazníci mají co říci svým pracovníkům o jejich potřebách a požadavcích na kvalitu. Jedna klientská organizace, která spolupracuje s neziskovými, charitativními asociacemi, nabízí hostující řečníky z organizací, které dostávají své dary. Řečníci z organizací, které vaši zaměstnanci finančně podporují, jsou dynamit.
2. Podněcovat otázky, aby byl dialog veden. Zeptejte se lidí, aby své otázky zapisovali před schůzí a během schůzky. Udělejte si čas na otázky směřující ke každému řečníkovi. Pokud nemůžete odpovědět na otázku okamžitě a správně, řekněte lidem, že se s nimi vrátíte, když budete mít správnou odpověď. Pokud otázky přesáhnou čas, naplánujte schůzku na toto téma.

1. Často přehlížená, ale rozhodující, úspěšná taktika setkání je požádat každého řečníka, aby hlasitě zopakoval každou otázku, na kterou se ptá. Osoba, která se ptá na otázku, pak ví, že řečník pochopil otázku. Ostatní lidé, kteří se účastní schůzky, mohou také slyšet a znát tuto otázku, a to nejen zpochybnit otázku - možná nesprávně - z reakce řečníka.
2. Stanovte si cíle svého pravidelného setkání. Na hodinové schůzce nemůžete prezentovat všechny aspekty podnikání společnosti. Rozhodněte se tedy o důležitých, včasných problémech a strávte s nimi čas setkání. Vezměte v úvahu zájmy většiny účastníků. Nezapomeňte, že máte k dispozici i jiné metody komunikace informací o společnosti, které zahrnují například programy Yammer, Hangouts Google, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, e-mail a IM. Sdělování všech strategických informací o společnosti se nemusí konat na zasedání.

1. Pečlivě sestavte svou agendu. Identifikujte potřeby a zájmy většiny účastníků. Začněte s dobrou zprávou, díky níž se účastníci budou cítit dobře.
2. Každý měsíc změňte pořadí řečníků na pořadu jednání. Nechcete, aby se lidé nudili stejností. Distribuujte potřebné obchodní položky po celé agendě, aby se lidé na konci schůzky naladili, nebo si myslí, že konečné položky jsou méně důležité. Článek v "Wall Street Journal", před několika lety, uvedl, že manažeři v USA by ušetřili 80 procent času, který by měli na schůzkách, kdyby dělali dvě věci správně. Prvním z nich byla vždy agenda. Druhé bylo začít včas a končit včas. Dodám, že musíte každému řečníkovi poskytnout čas potřebný k pokrytí jejich tématu. Držte je ve svém časovém limitu - pěkně.

1. Uspořádejte fyzické prostředí tak, aby lidé dbali na obsah setkání.Nikdo by neměl sedět za nebo na straně vašich reproduktorů. Ujistěte se, že jsou k dispozici místa pro všechny účastníky, a pokud je vyžadováno zapisování poznámek, také na plochu, na kterou chcete zapisovat. Ujistěte se, že jsou viditelné a že lidé mohou slyšet. Možná budete muset použít mikrofon. Po místnosti můžete procházet rekvizity nebo vzorky. Pokud je velikost schůzky příliš velká pro fyzické prostředí vaší zasedací místnosti, využijte technologii pro streamování schůzky v několika dalších umístěních konferenčních místností. I když jste jistě mohli schůzku na notebooky jednotlivců, to neguje pozitivní dopad budování týmu, že účast s ostatními zaměstnanci v několika místech konferenční místnosti podporuje.

1. Nikdy nepodceňujte sílu jídla na schůzce. Jídlo uvolňuje atmosféru, pomáhá lidem cítit se dobře, pomáhá lidem udržet pozitivní úroveň energie a buduje kamarádství týmu. Zajistěte, abyste splnili různé potřeby vaší skupiny s jídlem, které podáváte. Jako příklad nabízíme kromě koblih ovoce a jogurt. Nabídka vegetariánských a košer hot dogy s běžnými franky.