Jak napsat profesionální e-mail - 7 otázek se zeptejte sami předtím, než stisknete Odeslat

Po mnoho let lidé předpovídají zánik e-mailu. I když je pravda, že používáme jiné formy komunikace, jako jsou textové zprávy a sociální média, abychom „hovořili“ s našimi přáteli nebo poslali rychlou zprávu našim kolegům, stále používáme e-maily, zejména pro pracovní komunikaci. Je to také primární prostředek kontaktu, když žádáte o zaměstnání. Je stejně důležité jako kdykoli vědět, jak napsat profesionální e-mail.

E-mail může být vaším prvním kontaktem s někým, a proto je to vaše první příležitost udělat dojem. Při psaní zpráv dbejte zvýšené opatrnosti. Než stisknete tlačítko Odeslat, odpovězte na těchto 7 otázek.

1. Je moje zpráva chybná?

Kontrola chyb emailu je nejdůležitější věc, kterou můžete udělat před odesláním. Nesprávná pravopis a špatná gramatika vás bude vypadat neopatrně. To je v rozporu s dojmem, který se snažíte udělat, zejména pokud žádáte o zaměstnání.

Proofread, dokud si nejste jisti, že jste zachytili všechny pravopisné a gramatické chyby, stejně jako překlepy. Grammarly.com má bezplatné nástroje, včetně rozšíření pro prohlížeč Chrome, které vám s tím mohou pomoci.

2. Co říkám o mé e-mailové adrese?

Vaše pracovní e-mailová adresa - mimochodem byste nikdy neměli používat pro hledání práce - pravděpodobně je velmi přímočará. S největší pravděpodobností je to nějaká varianta vašeho jména. Možná jste si vybrali méně obchodní adresu pro osobní e-mail. Adresa, která je sugestivní, dětinská nebo roztomilá, je v pořádku, pokud ji používáte pouze k odesílání zpráv přátelům a rodině, ale pokud potřebujete napsat profesionální e-mail, zaregistrujte se na nový účet, který vyjadřuje profesionalitu.

Nastavte e-mailovou adresu, která používá vaše skutečné jméno. Vyzkoušejte svá příjmení; vaše křestní jméno, prostřední jméno a příjmení; nebo jejich kombinace. Nikdy neposílejte svůj profesionální email z [email protected].

3. Je správné jméno a e-mailová adresa v poli "Komu"?

Když začnete psát jméno příjemce do pole "To", většina e-mailových klientů vyplní zbytek jména jedním z vašich kontaktů. Můžete snadno skončit se špatným názvem v tomto poli, takže se ujistěte, věnovat pozornost.

Představte si, jaké problémy mohou vzniknout, pokud omylem pošlete e-mail nesprávnému příjemci. Řekněme, že hledáte práci, když jste ještě zaměstnán. Manažer náboru u potenciálního zaměstnavatele může mít jméno, které začíná stejným písmenem jako jméno vašeho současného šéfa. Jak trapné by bylo, kdybyste poslali svého šéfa zprávu určenou pro toho manažera? Nejen, že se chcete ujistit, že vaše zpráva dosáhne svého zamýšleného cíle, ale také chcete mít jistotu, že se nedostane k nezamýšlenému.

4. Použil jsem správný název k adresování příjemce?

Pokud jste již na základě jména s osobou, kterou odesíláte e-mailem, je v pořádku, abyste se s nimi ve své zprávě obrátili. Je-li to však poprvé, kdy s někým komunikujete poprvé, nebo si nejste jisti, jak se s ním chcete zabývat, je vhodnější použít formální název jako pan, paní, paní nebo dr. název.

Vždy buďte na straně opatrnosti. Nemůže to ublížit být formální. Chcete-li se dozvědět, jak se někdo, s kým již máte zavedený vztah, raději oslovuje, podívejte se na předchozí zprávy, abyste zjistili, jak jsou podepsáni. To vám pomůže rozhodnout, co dělat.

5. Sděluje můj tón dobře můj vzkaz?

Jak se říká, "Není to to, co říkáte, ale jak to říkáte." Když mluvíte s někým tváří v tvář, můžete se spolehnout na intonaci, řeč těla a výraz obličeje, abyste svým slovům pomohli dát další význam.

Když se pokusíte sdělit stejnou zprávu písemně, je zde více prostoru pro nedorozumění, protože čtenář nemůže vidět vaši tvář, přečíst si řeč těla nebo slyšet váš hlas. Ujistěte se, že vaše zpráva je zdvořilá a přátelská, a že váš zamýšlený význam je jasný.

6. Je moje poselství jednoduché, ale ne záhadné?

Udržet vaše zprávy krátké a sladké jim usnadní porozumění. Zároveň byste neměli vynechat nic důležitého. Nechcete donutit příjemce e-mailu hádat, co se snažíte říct. Vaše zpráva by měla být co nejpřesnější, ale měla by obsahovat všechny potřebné informace.

7. Zahrnula jsem nevyžádané přílohy?

Mnoho lidí odmítá otevřít e-mailové přílohy, které neočekávají. Mají právo se tomu vyhnout. Počítačové viry jsou často přenášeny v těchto přílohách. Pokud chcete někomu poslat soubor, například svůj životopis, požádejte nejprve svého příjemce o svolení. Pošlete to jen tehdy, když řekne, že je v pořádku.