Jak můžete těžit z auditu projektu

Každý projekt může z auditu čas od času profitovat. Ale nebojte se, není to tak děsivé, jak to zní. Audit projektu je tam, kde nestranný člověk zkontroluje váš projekt a poskytne návod, co by se mohlo udělat jinak, aby se zlepšily jeho šance na úspěch. Tento článek vše vysvětluje a provede vás, jak se připravit na projektový audit.

Jak probíhá formální audit projektu

Audit projektu je obvykle formální. Neformální ekvivalent se obvykle nazývá vzájemné hodnocení. Zde kolega prohlédne váš projekt a související dokumentaci a dá vám zpětnou vazbu o tom, kde byste měli strávit trochu více času.

Audity projektů jsou formální v tom smyslu, že obvykle mají definovaný soubor otázek a jsou prováděny někým, kdo takové věci pravidelně provádí.

Kdo provádí audity projektu

Osoba, která provádí audit projektu, může být jiný projektový manažer (pravděpodobně někdo, kdo má zkušenosti s provozováním projektů), ale je častěji někdo z projektového úřadu, který provádí audity často.

Bude to někdo, kdo se může považovat za nestranného, ​​takže to nebude váš manažer ani sponzor projektu. Může to být i tým lidí, v závislosti na velikosti projektu.

Jak se připravit na audit projektu

První a hlavní věc, kterou je třeba organizovat, je mít k dispozici kopie projektové dokumentace pro auditora. Máte-li koordinátora projektu, požádejte je, aby vytáhli balíček dokumentů (nejlépe elektronický). Měli byste mít všechny své informace snadno dostupné, ale i když tak učiníte, tento krok může ještě nějakou dobu trvat. Minimálně se ujistěte, že máte pro auditora k dispozici plán projektu, protokol rizik, protokol o emisích, rozpočet a harmonogram.

Kdo se musí zapojit

To záleží na druhu věcí, na které se auditor chce podívat. Jako projektový manažer budete muset strávit nějaký čas s nimi. Očekávejte, že budete také vyzváni, abyste se obrátili na auditora.

Mějte na paměti, že čím déle stráví prací na úkolech souvisejících s auditem, tím méně času mají na práci na projektu, takže budete možná muset v průběhu auditního období změnit některé činnosti a pracovat pomaleji.

Jak dlouho trvá audit projektu

Pro audit projektu není stanovena žádná pevná lhůta. U velkých projektů zjistíte, že to trvá mnohem déle. U malých projektů by auditor mohl být proveden během několika hodin. Jakmile se dozvíte, že váš projekt bude auditován, zeptejte se svého auditorského týmu na to, jak dlouho předpokládá jejich práci.

Co hledá audit

Pokud byl audit vyzván z důvodu zvláštního znepokojení, jako je například nedodržení kvalitativních cílů, pak očekávejte, že tuto oblast podrobně prozkoumá. Rutinní audit bude vypadat široce v různých oblastech projektového řízení a výstupech, na kterých projekt pracuje. Bude pokrývat čas, náklady a kvalitu vašeho projektu a zapojení zainteresovaných stran.

Cílem auditu je zjistit, zda projekt splní své cíle či nikoliv. Pokud se auditor domnívá, že na základě současného výkonu projekt tyto cíle nesplní, předloží doporučení pro opatření.

Doporučení závisí na tom, co se nachází

Doporučení ve zprávě auditora budou záviset na tom, co zjistili. Očekávejte, že budou pozitivní a budou formulovány způsobem, který vám umožní snadno je přijmout. Měly by být praktické.

V jednom extrémním případě může auditor doporučit, aby byl váš projekt uzavřen, ačkoli by k tomu došlo pouze tehdy, pokud by se domnívali, že neexistuje žádná šance, že by jakákoli práce na projektu z tohoto bodu mohla přinést organizaci jakoukoli hodnotu.

Podívejte se na projektový audit jako na pozitivní zkušenost. Mělo by vás včas upozornit na jakékoli známky toho, že váš projekt je v nesnázích a že je to příležitost pracovat se zkušeným odborníkem na projekt. Realizace jejich doporučení by vás, vašeho týmu a vašeho projektu měla učinit úspěšnějším a to může být jen dobrá věc.