Rozsah, riziko a předpoklad v řízení projektů

Oblast projektového řízení, podobně jako každá jiná oblast odbornosti, má jedinečnou slovní zásobu s akronymy a specializovanými pojmy. Mezi tři základní pojmy a pojmy, kterým musíte rozumět, patří:

• Rozsah
• Riziko
• Předpoklady

Toto je nástin těchto tří základních podmínek řízení projektu a obsahuje odkazy a návrhy pro další čtení.

Rozsah

V projektovém řízení je rozsahem soubor hranic, které definují rozsah projektu. Rozsah popisuje, co má být zákazníkovi dodáno v důsledku iniciativy projektu.

Pochopení rozsahu umožňuje projektovému manažerovi a projektovému týmu pochopit, co je uvnitř nebo mimo hranice projektu. Pokud něco není „v rozsahu“, není to součástí plánovací práce projektu. Činnosti, které spadají do oblasti působnosti výkazu o rozsahu, jsou považovány za „v rozsahu“ a jsou účtovány v harmonogramu a rozpočtu. Pokud činnost spadá mimo hranice, je považována za „mimo rozsah“ a není plánována.

Ať už jste projektový manažer nebo část projektového týmu, budete chtít zvážit, zda je něco v rozsahu nebo mimo rozsah při pohybu vpřed. Jako příklad si představte, že vás klient požádal, abyste vytvořili webové stránky. Když načrtnete rozsah (nebo nastavíte hranice) projektu, označte následující položky jako rozsah:

• Design místa a diagram drátového modelu
• Zřízení zkušebního lůžka
• Kódování schváleného drátěného modelu
• Vývoj grafiky pro téma webových stránek
• Testování a ladění před zveřejněním webu

V průběhu projektu vás klient požádá o zahrnutí video přehledu společnosti. Video není specifikováno v rozsahu projektu, a proto je mimo rozsah. I když můžete být ochotni udělat video práci za příplatek, bude to vyžadovat revizi rozsahu a odhadu nákladů a času projektu.

V případě neexistence jasného a odsouhlaseného dokumentu o rozsahu by se otázka videa mohla stát spornou mezi vaším týmem a zástupci zákazníka. Jasné prohlášení o rozsahu vám umožnilo zmírnit situaci a řešit změny řádným způsobem.

Jak tedy určujete, co je nebo není v rozsahu působnosti? Nejdříve budete chtít na základě diskuzí s klientem nebo vlastníkem projektu načrtnout všechny podrobnosti o projektu, který právě znáte. Pak budete chtít učinit klíčové předpoklady, které budou řídit to, co je zvažováno v rámci nebo mimo rozsah.

Předpoklady

V určitém okamžiku svého života jste pravděpodobně řekli: „Nikdy neprovádějte předpoklady.“ Předpoklady v řízení projektů jsou však každodenní činností. Předpoklady vám pomohou definovat rozsah a rizika a doladit své odhady času a nákladů. Je samozřejmě nezbytné dokumentovat a validovat vaše předpoklady.

Zvažte něco jednoduchého, například vytvoření knihy. Řekněme, že váš přítel má nápad na knihu o konferenčním stolku a požádal vás, abyste projekt spravovali. Jeho první žádost je o rozpočet, aby mohl zajistit financování. Když definujete rozsah, je jasné, že váš přítel si není jistý mnoha podrobnostmi, včetně počtu stránek, zahrnutí obrázku, stylu obalu a hmotnosti papíru, který se má použít pro stránky.

Vzhledem k tomu, že všechny tyto faktory ovlivní složitost nákladů a výroby, budete muset učinit předpoklady ohledně specifikací a potvrdit tyto předpoklady jako přijatelné nebo nepřijatelné pro vašeho přítele. Po další diskusi vám váš přítel řekne, že plánuje zahrnout do knihy 50 fotografií. Předpoklad můžete založit na 50 obrázcích nebo, pokud se předpokládá, že se toto číslo v průběhu času zvýší, můžete předpokládat, že bude mezi obrázky 75-90 stránek.

Můžete vidět, jak předpoklady přímo ovlivňují plán. Představte si například, že vedete projekt v parku, který zahrnuje vybudování houpačky. Při nastavování projektu dostanete rozpočet a přidělené členy týmu, z nichž jeden má na starosti materiály. Když si vytvoříte svůj rozvrh, zeptejte se osoby, která má na starosti materiály, když cement dorazí. Tato osoba odpoví, že si není jistý, kdy cement dorazí, ale že se domnívá, že bude mezi 1. červnem a 10. červnem.

Když si budujete svůj rozsah a harmonogram, předpokládáte, že cement dorazí nejpozději 10. června. Tento příklad ukazuje dva přínosy pro vytváření předpokladů.

První výhodou je, že předpoklad přijetí cementu nejpozději do 10. června vám umožní plánovat aktivity, které jsou závislé na příchodu cementu. Druhou výhodou je, že poskytuje osobě odpovědné za materiál s termínem dodání cementu, který pak může předat svému dodavateli. Neúmyslně stanovila klíčovou lhůtu pro to, aby se projekt posunul kupředu.

Vytváření předpokladů stanoví měřítka, která jsou během projektu často přehodnocována, aby pomohla projektovému týmu v rozsahu, včas a v rámci rozpočtu. Co se však stane, když jsou předpoklady nesprávné? Zde přichází do hry riziko.

Riziko

Jakmile vytvoříte rozsah a zjistíte předpoklady, které jsou za rozsahem a odhady, budete chtít začít posuzovat oblasti rizika. Riziko je v řízení projektů stejné jako v reálném světě; je to nebezpečí nebo šance, které mohou způsobit poškození.

Všechny projekty obsahují riziko a pokud jste projektový manažer nebo vlastník projektu, není to jen vaše odpovědnost předvídat rizika, ale je to také vaše práce, abyste sdělili potenciální dopad těchto rizik na projektový tým a připravili se na zmírnění rizik.

Riziko přichází v různých stupních. Někdy může riziko znamenat jen to, že projekt bude probíhat poněkud jinak, nebo bude mít malý neočekávaný obrat. V některých případech však může riziko vést ke katastrofickým výsledkům, které změní váš projekt na hlavu.

Použijte scénář hřiště z výše uvedeného příkladu cementu. Jedním z rizik je, že cement nedorazí do předpokládaného data 10. června. Jaké jsou potenciální účinky tohoto rizika? V důsledku tohoto problému jsou zpožděny všechny následné činnosti, které následují po nalití cementu.

Rizika mohou být také pozitivní. Zvažte dopad na projekt, pokud se cement objeví dříve, než se předpokládalo. I když se to jeví jako pozitivní výsledek, stále to představuje problém pro načasování a řazení všech ostatních kroků v projektu.

Projektoví manažeři pracují se svými projektovými týmy na brainstormingu a identifikaci potenciálních rizik. Proces postupují o krok dál a zkoumají potenciální závažnost rizika a jeho pravděpodobnost výskytu. Dále identifikují osoby, které jsou nejvhodnější pro identifikaci, kdy se riziko vyskytuje, a vypracovávají dohodnuté plány na zmírnění rizika.

Mnohé firmy mají podrobné šablony rizik, které vyvinuly v průběhu času a ze zkušeností s jinými projekty. Některá průmyslová odvětví sestavila profily rizik, které se používají jako výchozí bod pro analýzu rizik. Mnoho průmyslových odvětví také provádí velmi podrobné statistické analýzy pro plánování rizik.