Jak může supervizor řídit absenci

Podle CCH Unscheduled Absence Survey, zaměstnavatelé ztrácejí půdu, pokud jde o udržení pracovníků v zaměstnání. Neplánovaná míra absencí vzrostla na nejvyšší úroveň od roku 1999. Nejvíce znepokojující je, že téměř dva ze tří zaměstnanců, kteří se neprojeví na práci, nejsou fyzicky nemocní.

Pro většinu společností odpovědnost za řízení nepřítomnosti klesla především na bezprostřední nadřízené. Tito vedoucí jsou často jediní lidé, kteří jsou si vědomi, že určitý zaměstnanec je nepřítomný.

Jsou v nejlepším postavení, aby porozuměli okolnostem, které se týkají nepřítomnosti jednotlivce, a včas si všimli problému. Proto je jejich aktivní zapojení do postupů absence společnosti rozhodující pro celkovou efektivitu a budoucí úspěch politiky či programu absence.

Aby bylo zajištěno, že orgány dohledu jsou pohodlné a kompetentní v oblasti řízení absencí, musí mít plnou podporu vrcholového managementu. Všechny strany si musí být vědomy cíle politiky a postupů při absenci. Měly by být rozdíly mezi útvary; politika může ztratit svou účinnost.

Aby byla zajištěna větší konzistence, měly by být orgány dohledu vyškoleny ve svých povinnostech týkajících se řízení absencí, informovány o tom, jak provádět efektivní pohovory s návratem do práce, a v případě potřeby se vzdělávat v používání disciplinárních řízení.

Povinnosti inspektora

Kromě toho, že je zajištěno, že práce bude náležitě pokryta během nepřítomnosti zaměstnance, existuje řada dalších kritických opatření, která musí orgány dohledu podniknout, aby zvládly absenci. Měli by:

• zajistit, aby všichni zaměstnanci byli plně informováni o zásadách a postupech organizace pro řešení t
• být prvním kontaktním bodem, když zaměstnanec telefonuje v nemocnici
• udržovat náležitě podrobné, přesné a aktuální záznamy o absenci svých zaměstnanců (např. datum, charakter nemoci / důvodu nepřítomnosti, očekávaný návrat do pracovního dne, potvrzení lékaře v případě potřeby),
• identifikovat jakékoli vzory nebo trendy absencí, které vyvolávají obavy,
• vést rozhovory s návratem do práce
• v případě potřeby provádět disciplinární řízení.

Rozhovor s návratem do práce

Školení supervizorů, jak nejlépe řídit absenci, by mělo zahrnovat instrukce, jak provádět efektivní a spravedlivý rozhovor s návratem do práce. Nedávné národní průzkumy ukazují, že tyto rozhovory jsou považovány za jeden z nejúčinnějších nástrojů pro zvládání krátkodobých absencí.

Diskuse o návratu do práce umožní supervizorovi přivítat zaměstnance zpět do práce a zároveň prokázat silný závazek managementu řídit a řídit absenci na pracovišti. Pohovor umožní kontrolu, zda je zaměstnanec dost dobře na to, aby se vrátil do práce.

Potřebná administrativa může být dokončena tak, že absence a její závěr jsou řádně zaznamenány. Skutečnost, že je zaveden zavedený postup pro vyšetřování a projednávání nepřítomnosti se zaměstnancem, může sama o sobě působit jako odstrašující prostředek z důvodu neúčasti z nepříjemných důvodů.

Rozhovory musí být provedeny co nejrychleji po návratu nepřítomného do práce (nejpozději jeden den po jeho návratu). Zaměstnanci by měli být poskytnuty dostatečné příležitosti, aby nastínili důvody jeho nepřítomnosti. Vedoucí by měl pohovor využít jako čas k prozkoumání jakýchkoli problémů, které může mít zaměstnanec a které vedou k nepřítomnosti.

Cílem je podpořit otevřenou a podpůrnou kulturu. Jsou zavedeny postupy, které zajistí, že pomoc a poradenství budou v případě potřeby nabízeny a zajistí, aby byl zaměstnanec způsobilý k návratu do práce.

Zaměstnanci obvykle ocení možnost vysvětlit skutečné důvody nepřítomnosti ve formalizované struktuře. Pokud by nadřízený pochyboval o pravosti důvodů uvedených v nepřítomnosti, měl by tuto příležitost využít k vyjádření pochybností nebo obav.

Zaměstnanec si musí být vždy vědom toho, že pohovor není pouze součástí podnikových postupů, nýbrž významnou schůzkou, během které byla zjištěna absence a může mít dopad na budoucí zaměstnání. Zaměstnanci by měl být vysvětlen disciplinární postup společnosti v případě nepřijatelné úrovně nepřítomnosti.

V průběhu setkání by se pohovor neměl stát trestem, ale měl by být vnímán jako příležitost zdůraznit a vysvětlit důsledky nepřítomnosti v rámci oddělení. Drtivá většina zaměstnanců pociťuje pýchu a úspěch ze své práce a vedení by mělo být povzbuzováno k léčbě těchto osob jako odpovědných dospělých.

Doporučené disciplinární postupy, pokud pokračování v absenci

Následující pokyny nastiňují doporučené kroky, které mají být podniknuty v případech, kdy krátkodobé nepřítomnosti jsou v určitém časovém období považovány za nad přijatelnou úroveň.

Fáze 1: Poradenský rozhovor

• Okamžitý nadřízený by měl informovat zaměstnance o jeho obavách z nepřítomnosti, pokusit se zjistit důvody nemoci a určit, co je třeba udělat pro zlepšení docházky.
• Pokud se v této fázi zjistí jakýkoli zdravotní stav a je pravděpodobné, že bude mít vliv na pracovní způsobilost, měl by školitel sjednat schůzku s lékařem schváleným společností. To by měl být zaměstnancem písemně potvrzen do pěti pracovních dnů.
• Pokud se z diskuse nezdá, že by problém byl způsoben základní neschopností pro práci, měl by školitel informovat zaměstnance, že zatímco zaznamenaná onemocnění mohou být skutečná, očekává se trvalé zlepšení docházky nebo další fáze postupu. bude odebrán.
• Přezkoumání účasti bude automaticky prováděno každý měsíc na následujících šest měsíců.

Fáze 2: První formální kontrola (verbální varovná fáze)

• Pokud se po analýze a pravidelném sledování nadále prohlubují nepřítomnosti zaměstnance, měl by být přizván k účasti na formálním kontrolním setkání se školitelem.
• Záznam o nepřítomnosti by měl být podrobně popsán v dopise, který pozve zaměstnance na tento pohovor. Zaměstnanec by měl být poučen o tom, že má nárok na zastupování odborovým zástupcem nebo kolegou.
• Účelem tohoto setkání bude:

  - pokračovat v diskusi o základních důvodech nepřítomnosti, - informovat zaměstnance o důsledcích její nepřítomnosti pro službu ao nákladech na její nepřítomnost a

  - upozornit zaměstnance (s výjimkou rozhodnutí o poskytnutí lékařské pomoci), že pokud nedojde k podstatnému a trvalému zlepšování, může být její pracovní poměr ukončen z důvodu její neschopnosti udržet přijatelnou úroveň účasti. To představuje slovní varování.

• Tam, kde je zaručena lékařská péče, je třeba neprodleně přijmout opatření. Schůze je proto pouze odročena, aby mohla být tato část procesu dokončena. Do pěti pracovních dnů musí zaměstnanec obdržet lékařskou pomoc. Schůzka se pak znovu setká s HR a projedná se názor lékaře.
• Pokud lékař potvrdí způsobilost k práci, měl by být zaměstnanec upozorněn na následky pokračující nepřítomnosti.

Fáze 3: Druhá formální kontrola (písemná výstražná fáze)

• Pravidelné monitorování ukazuje, že nedošlo k žádnému zlepšení struktury absencí, druhé formální setkání s HR.
• Dopis, který pozve zaměstnance na schůzi, bude obsahovat záznam o nepřítomnosti a opět radu o zastupování.
• Jakékoli nové informace poskytnuté na schůzce týkající se špatného zdravotního stavu nebo změny v povaze nemoci může být nutné posoudit lékařem schváleným společností.
• Zaměstnanec by měl mít možnost vysvětlit svůj záznam o nepřítomnosti. V případě potřeby by měl orgán dohledu informovat zaměstnance, že bylo vydáno formální písemné varování a že toto varování zůstane v souboru zaměstnance po určitou dobu. Kopie varování by měla být vydána zaměstnanci a jeho zástupci.
• Zaměstnanec by měl být informován, že nedodržení očekávání společnosti a zlepšení současného nepřijatelného záznamu o nepřítomnosti bude mít za následek ukončení pracovního poměru zaměstnance.
• V případě pochybností o způsobilosti k práci pokračujte s možnostmi přesunu podle pokynů lékaře. O postupu a možnostech přesunu se poraďte se zástupcem odborového svazu zaměstnance (je-li to relevantní).

Fáze 4: Dočasné pozastavení z práce

• Pokud po provedení předchozích fází disciplinárního řízení nedojde ke zlepšení docházky, vedení může přistoupit k dočasnému pozastavení bez placení. Záměr pozastavit by měl být písemně potvrzen s uvedením data zahájení a ukončení. Kopie pozastavení dopisu by měla být zaslána zástupci zaměstnance (v případě potřeby).

Fáze 5: Ukončení pracovního poměru

• Toto je poslední etapa disciplinárního procesu, kdy je zaměstnanec propuštěn z důvodu neschopnosti splnit požadavky společnosti na účast v práci. Odvolání se může uskutečnit pouze s písemným souhlasem vedoucího pracovníka a HR.
• Dopis volajícího zaměstnance bude opět zahrnovat poradenství o zastupování a nastíní absenční záznam. Zaměstnanec by měl být informován, že v důsledku pohovoru může být propuštěn z důvodu pracovní neschopnosti.
• Pokud se objeví nové informace o zdravotním stavu zaměstnance nebo o pracovní kapacitě, je třeba, aby byl konzultován s lékařem společnosti.
• Je-li rozhodnuto o propuštění na základě způsobilosti, musí být kopie dopisu o propuštění zaslána zástupci zaměstnance (je-li to vhodné).
• Zaměstnanec může mít právo odvolat se proti propuštění. Odvolání by mělo být v souladu s disciplinárním řízením společnosti.

Výzvy v řízení absence

Uvědomte si, že orgány dohledu jsou často nepříjemné nebo neochotné podávat zprávy o těch, kteří překročili přijatelnou úroveň absence. Vzhledem k mnoha tlakům, které již na orgány dohledu působí, není důsledné provádění politik absencí vždy jejich nejvyšší prioritou.

Je důležité snažit se o subjektivitu z řízení absence a zajistit, aby se se všemi zaměstnanci zacházelo stejně. Je nezbytné být důsledný, vytrvalý a spravedlivý ke všem. Není-li nepřítomnost řešena nebo řešena nekonzistentním způsobem, může dojít k nižší morálce.

Většina zaměstnanců ocení politiky a programy, které jsou spíše usnadňující než represivní. Přísná nebo represivní opatření, která nutí zaměstnance, aby přišli do práce, mohou mít za následek, že se zaměstnanci stanou „nepřítomnými v práci“.

Dělají co nejméně a vzdorují všem snahám, aby je udělali víc. Měly by být realizovány další programy, které zaměstnancům pomáhají být přítomni v práci, jako je pružné plánování práce, sdílení pracovních míst, odměny za účast a wellness programy.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorgesová je vedoucí konzultantkou na vedoucí pozici a specializuje se na pomoc ohromeným lídrům v práci a úspěchu v životě.