Výhody a nevýhody výkazů v reklamě

Mnohá ​​odvětví se spoléhají na časové rozvrhy pro sledování produktivity zaměstnanců a výpočet příjmů a výhod. Někteří používají “stopování” systém s oficiálními timecards, a jiní se spoléhají na systém řízení času, který zaznamenává komplikované detaily o způsobu, jak čas strávil každý den. Ten druhý je používán reklamními, marketingovými a designovými agenturami po celém světě.

Zadávání dat na těchto časových tabulkách, obvykle pracovníky tvůrčího oddělení, zaznamenává hodiny, které byly vynaloženy na každou část projektu. To neznamená jen vytvoření kampaně, ale také úvodní briefing, prezentaci klienta a dokonce i čas strávený v natáčení a produkčních studiích. Agentura může efektivně zvládnout pracovní vytížení, vyúčtování klienta a způsob, jakým je čas přidělován týmům, pouze tím, že získá jasný obraz o způsobu, jakým byl čas stráven.

Časový rozvrh v kostce

V počátcích reklamy, stejně jako mnoho úkolů té doby, byl čas zaznamenáván ručně na papír s pery a tužkami (a hodně mazání). V těchto dnech je čas vložen do počítače nebo tabletu pomocí sofistikovaného softwaru, který dokáže vytáhnout zprávy všech odrůd. Většina obchodů má velmi podobnou šablonu, která zahrnuje:

• Číslo úlohy
• Klient
• Úkol po ruce
• Všichni přidělení zaměstnanci
• Datum a počet odpracovaných hodin
• Cena za hodinu
• Přesčas

Při spuštění projektu pro klienta otevře správce účtu nebo manažer provozu číslo úlohy a začne sledovat hodiny. Obvykle se budou shodovat s návrhem nebo nabídkou zadanou klientovi a budou rozděleny do hodin strávených především v oblasti výzkumu, plánování a strategie, kreativního rozvoje, výroby a správy projektů.

Pokud vše půjde do plánu, skutečné hodiny strávené na projektu budou dobře korelovat s odhadem, ale obvykle tomu tak není. Kreativní vývoj často zabere více času než jakákoli jiná část procesu, a to v důsledku změny směru, zpětné vazby od klienta nebo neschopnosti stručně popsat. To se může stát bodem sporu s klientem, protože nechtějí utrácet spoustu peněz navíc za tvůrčí čas, protože kreativní oddělení má problémy s identifikací řešení.

Časový rozvrh však musí být správně vyplněn, aby bylo možné sledovat tento čas a ukázat klientovi, jak byly peníze vynaloženy a jak agentura fungovala. Je to dobrý způsob, jak zjistit, zda jsou některé projekty příliš náročné na pracovní sílu, než aby se obrátily na zisk, nebo pokud jsou ostatní tak lukrativní, že si zaslouží investice do tohoto klienta pro další práci. A v kostce, to je role časového rozvrhu.

Klady

Zde jsou důvody, proč jsou časové listy životním prostředkem každé agentury:

• Peníze: Časové rozvrhy ukazují agenturu (dokonce i ve vlastní kanceláři), kolik hodin bylo zaznamenáno pro každou část každé kampaně. Je pak snadné zjistit, zda to stojí za to klientův záloha, nebo jestli je čas dát klienta na základě projektu. S interní agenturou nemusí tato doba přímo vést k fakturaci, ale ukazuje vedení, jak efektivně využívají čas kreativního oddělení. Pokud se zjistí, tráví 90% svého času jen jedním aspektem podniku, který může vytvořit nějaké červené vlajky.

• Průhlednost: Pokud jsou časové listy prováděny správně, je snadné zjistit, kde věci fungují hladce, a kde se vyskytují úzká místa nebo neefektivita. Proč je jeden copywriter věnován polovičnímu času jednomu klientovi než jinému? A pokud je potřeba více kreativ, rychlý pohled na časový rozvrh uvidí, zda je oddělení přepracované.
• Závazek a odpovědnost: Většina klientů očekává, že na projekt stráví určitý počet hodin. Pokud nevěří, že do práce bylo vloženo správné množství úsilí, mohou pracovní listy poskytnout údaje, které by jinak řekly. Je to také způsob, jak ukázat některým klientům, jakou hodnotu získávají od agentury.

• Analýza: Výkonnost v minulosti je často dobrým ukazatelem budoucnosti. Je-li klient sání život z agentury a dělat to sakra na každého, data z výkazů může ukázat, jestli to stojí za to, že klient kolem, nebo je-li čas nechat je jít. Na druhé straně rovnice může agentuře ukázat ziskovost některých klientů, kteří vyžadují minimální tvůrčí práci a úsilí, ale maximální návratnost investice.

Nevýhody

Jaký je problém se všemi těmi plusovými body? No, je důvod, proč jsou výkazy všeobecně nenáviděné téměř všemi, kromě počtu křupáků agentury:

• Čas: Mnozí lidé v agenturách, zejména v kreativních odděleních, nechtějí věnovat žádný čas správě. Jako kreativní může být škodlivé odtrhnout se od velkého kreativního brainstormingu, který by vyplnil hodiny. Mnoho správců účtů má stejné problémy. Je to ironické, ale čas na časové rozvrhy je zřídka přidělen.
• Chyby: To jde přímo k prvnímu bodu. Mnoho kreativ opustí časové listy až do poslední minuty před koncem fakturačního přehledu. A to znamená, že přesnost časového rozvrhu přechází od poměrně dobrého k děsivému. Je těžké si vzpomenout, kolik minut jste strávili na jednom pracovišti před dvěma týdny, takže je to často hádanka. Pokud jsou všechny časové rozvrhy hádány, činí je téměř zbytečnými.

• Špatné zaměření: Čas není velkým ukazatelem vynikající reklamy. Jeden obchod mohl strávit 40 hodin a neprodukovat nic; jiný mohl pracovat 10 a produkovat mistrovské dílo. Časové rozvrhy nezaznamenávají kvalitu myšlení; jen čas strávený děláním.

Budoucnost

Výpisy jsou zde, aby zůstaly, a musí být provedeny ručně. Automatické sledování času nefunguje, protože vyžaduje ruční spuštění a zastavení. Pokud zapomenete začít hodiny, ztratíte hodiny. Zapomeňte na to zastavit, a někteří chudí klienti jsou účtovány za hodiny práce, které byly vynaloženy na jiný projekt. To by zase mohlo vést k problémům (a dokonce i soudním sporům) s přeplněním a ztrátou hodnotného klienta.

Jediný způsob, jak zaručit dobré sledování času, je trvat na tom, aby všichni v agentuře aktualizovali výkazy alespoň dvakrát denně, jednou před obědem a pak znovu před odjezdem domů. Pokud je toto provedeno, časové listy budou přesné a užitečné. A pokud tomu tak není, agentury by měly být kreativní s motivací. Najděte způsob, jak stimulovat proces sledování času.

Poskytněte zaměstnancům, kteří pečlivě zaznamenávají svůj čas, týdenní bonus, nebo pár hodin volna v pátek. Může se to zdát jako ztráta času a peněz, ale přesné časové rozvrhy mohou být pro agenturu mnohem více než několik stovek dolarů každý týden.