Společné otázky recepčního rozhovoru a nejlepší odpovědi

V mnoha organizacích jsou recepční tváří společnosti. Každý nový klient, uchazeč o zaměstnání, zaměstnanec nebo dodavatel třetí strany projde kolem nebo se s ní spojí s recepční, takže zaměstnavatelé touží najít někoho, kdo bude zodpovědný, přátelský a klidný.

10 Typických otázek položených v recepčním rozhovoru

Zde najdete často kladené otázky pro recepční, ukázkové odpovědi a tipy na to, co máte říct během svého rozhovoru.

1:53

Sledujte: Jak odpovědět 4 Společné otázky recepčního rozhovoru

1. Co děláte, abyste udrželi krok v rychle se měnícím pracovním prostředí?

Co chtějí vědět: Tazatel chce mít jistotu, že můžete udržet krok. Jak to děláte, je pravděpodobně irelevantní, ale měli byste mít jasnou a sebevědomou odpověď připravenou.

Číslo jedna věc, kterou dělám, je udržet klid, protože zběsilý, zdůrazněný postoj není užitečný a také není dobrý pohled před žádným personálem nebo klienty. Snažím se třídit úkoly, abych vždy pracoval na nejdůležitějším úkolu. Obvykle je to něco, co se týká jednoho z klientů společnosti. Stejně tak udržuji seznam všeho, co potřebuji udělat, abych nezanedbával žádné důležité povinnosti.

2. Jak si organizujete denní rozvrh?

Co chtějí vědět: Jak si zorganizujete svůj den, to opravdu není důvod. Jde o to ukázat, že jste dobře organizovaní a splní všechny své povinnosti kompetentním a včasným způsobem.

Začínám každý den seznamem všeho, co potřebuji dosáhnout. Zkontroluji si kalendář na schůzky nebo schůzky, takže si je mohu uvědomit a v případě potřeby získat pokrytí na recepci. V mé práci je komunikace klíčová, takže neustále odpovídám na telefon a kontroluji nové požadavky na e-maily, poté aktualizuji seznam úkolů s následnými úkoly.

3. Jakou roli hraje recepční v prvním dojmu zákazníka o organizaci?

Co chtějí vědět: Tazatel musí mít jistotu, že chápete pozici, o kterou se ucházíte, ale tato otázka může být také kulturní a dotýká se vaší filozofie práce.

Recepční může udělat velký dojem - pozitivní nebo negativní - na zákazníky. Vzhledem k tomu, že jsem jedním z prvních lidí, které zákazníci vidí, frustrující nebo špatná interakce může skutečně zakořeněnou jejich názor na společnost nebo celkový zážitek, který měli. Pro mě je to podobné, když vás hostitel přivítá v restauraci. Pokud se zdají být zběsilé nebo jednat hrubě, pak to může cítit později jako vaše jídlo prostě nechutná jako vynikající. To je důvod, proč jsem se vždy ujistit, že pozdravit lidi s úsměvem na tváři a ujistěte se, že všichni zákazníci mají pocit, že mám plnou pozornost.

4. Řekněte mi o době, kdy jste museli jednat s rozzlobeným zákazníkem nebo hostem, ať už telefonicky nebo osobně. Jak jste zvládli situaci?

Co chtějí vědět: To je jedna z několika otázek, na které se můžete ptát, jak zvládnete stresové a těžké podmínky. Můžete být také dotázáni, jak jste reagovali na trestnou nebo neetickou činnost. Buď upřímný. Nepřehánějte a také se neprodávejte.

Jako recepční ordinace jsem často telefonoval s frustrovanými pacienty. Jednou byla žena tak zuřivá, že jí fakturační oddělení v ten samý den nevolalo, že na mě začala křičet telefonicky. Bylo to nepříjemné! Co se snažím dělat v těchto situacích, je přemýšlet o tom, jak se musí člověk cítit takto chovat. Po minutě jejího řevu jsem řekl: "Musíte být opravdu frustrovaní. Můžete mi říct víc o tom, co se děje?" To pomohlo zpomalit konverzaci a snížit její hlas. Vysvětlila celou situaci a já jsem ji ujistil, že náš fakturační člověk je na den a bude v kontaktu. Také jsem jí řekl, že na stůl fakturační osoby vložím poznámku a požádám ji, aby jí zavolala jako první úkol. Na konci hovoru byla mnohem klidnější a omluvila se za její dřívější drsná slova.

5. Jste ochoten pracovat přesčas?

Co chtějí vědět: Pokud nechcete pracovat přesčas, řekněme. Pokud jste ochotni pracovat přesčas, ale pouze v určitých mezích, řekněte to také. Ano, tam jsou společnosti, kde nepracují přesčas vás bude stát práci. Závazek, že si nemůžete udržet, nebo se postavit do pozice, ve které musíte obětovat svůj blahobyt nebo vaši rodinu pro svou práci, není přijatelnou možností. Potřebujete práci, která odpovídá vaší dostupnosti.

Pohodlně pracuji přesčasy několikrát za měsíc, pokud jsem si to předem všiml. Mít heads-up mi usnadňuje přeskupit své plány. Ve špici můžu s velkou pravděpodobností dělat i přesčasy v ten samý den, ale raději bych si raději všiml jednoho dne.

6. Kolik zaměstnanců pracovalo ve vaší poslední kanceláři?

Co chtějí vědět: Tazatel chce vědět, v jakém prostředí jste pracovali, jak se srovnává se společností, se kterou se dotazujete, a zda se vám daří pracovat na malých a / nebo velkých pracovištích.

V mé poslední kanceláři bylo pět zaměstnanců. To je dost malé, že jsme se začali cítit trochu jako rodina. Víš, všichni věděli, že Martha ve fakturačním oddělení potřebuje dva šálky kávy, než si můžeš klást složité otázky. Předtím však byla moje kancelář poměrně velká - 60 zaměstnanců. Cítil jsem se dobře v obou prostředích, i když první měsíc ve velké kanceláři byl trochu náročný, protože jsem musel přijít na to, kdo udělal co a kam směřovat hovory s mnoha dostupnými možnostmi.

7. Popište své předchozí povinnosti jako administrativní asistent, tajemník nebo recepční.

Co chtějí vědět: Tazatel chce přejít na povinnosti, které jste uvedli na svém životopisu, a potvrdit, že zapadají do pozice, která je nabízena. To je také dobrá příležitost rozšířit se o body zdůrazněné ve vaší pracovní zkušenosti.

Jako recepční v ABC Financials jsem byla první osobou pro zákazníky. Odpověděl jsem na obecnou telefonní linku a odpovídal na telefony pro pět VP. Byl jsem také zodpovědný za přijímání balíčků a distribuci pošty, pozdravu a doprovodu zákazníků a prodejců do zasedacích místností a udržování krok s obecnou e-mailovou adresou společnosti. Měl jsem také mnoho administrativních povinností: řídil jsem kalendáře těchto VP, organizoval jejich služební cesty a pomáhal vytvářet a vylepšovat PowerPoint prezentace a další materiály, které se budou distribuovat na akcích.

8. Jak upřednostňujete volání, klienty, dodávky a další problémy, které je třeba okamžitě řešit?

Co chtějí vědět: Tazatelchce vědět, jak dobře jste v multitaskingu, organizování času a upřednostňování úkolů. To je také dobrá příležitost, jak poukázat na to, jak jste čelili více prioritám a vysvětlit, jak jste je řešili.

Multitasking je nezbytný, když je kancelář obsazena. Kdykoliv to není hrubý, snažím se provést několik úkolů najednou. Například mohu snadno odpovědět na telefonní hovor při podepisování balíčku od doručovatele. Když multitasking není možný, zaměřil jsem se na prioritu klientů a zákazníků. Pokud je to nutné, zeptám se, jestli mi mohou dát minutu, abych udělal první úkol - a pokud jsou věci opravdu zaneprázdněné, snažím se zavolat kolegu, aby mi poskytl pokrytí.

9. Jak silné jsou vaše počítačové dovednosti?

Co chtějí vědět: Tazatel chce, abyste potvrdili, které počítačové dovednosti máte, zda vaše úroveň dovedností je slučitelná s očekáváním společnosti a které programy jste nejpohodlnější. Je-li to možné, je dobré prozkoumat, které programy společnost používá před pohovorem.

Mám velmi silné počítačové dovednosti. Kromě toho, že jsem obeznámen s Microsoft Office, jsem také použil k aktualizaci webových stránek společnosti v mé poslední roli, takže jsem také spokojený s použitím WordPressu. Když začnu používat nový program nebo aplikaci, obvykle zjistím, že na většinu mých otázek je možné odpovědět online vyhledáváním, i když si vážím toho, že je možné získat návod od spolupracovníka.

10. Řekněte mi o svých zkušenostech se službami zákazníkům.

Co chtějí vědět: Tazatel chce přehled o svých zkušenostech se zákaznickým servisem - kolik let, konkrétních příkladech a jaké dovednosti budete pohodlně používat k řešení problémů.

Od té doby, co jsem byl teenager, jsem pracoval ve službách zákazníkům. Moje první práce byla v knihkupectví, kde jsem pomáhal zákazníkům najít knihy a někdy pokrýval pokladnu. Během vysoké školy jsem měl také práci na částečný úvazek, tentokrát na prodej oblečení. Pak jsem se samozřejmě, jako recepční v ABC Company, zabýval také zákazníky, ačkoliv v této roli jsem neprodával žádné prodeje. Cítím se opravdu dobře, když jsem se svými zákazníky setkal a vyřešil jejich problémy, ať už je to hledání knihy, kterou hledají, nebo změna času schůzky s výkonným.

Tipy pro odpovědi na recepční otázky

Nejlepší recepční jsou detailně orientovaní, organizovaní a výborní komunikátoři. Proto by se měli kandidáti ukázat připraveni odpovědět na otázky s otevřeným rozhovorem, které zhodnotí zkušenosti, znalosti o nástrojích na pracovišti, proces a sadu dovedností - včetně práce se zákaznickým servisem, multitaskingem a schopností rychle rozhodovat.

V tomto případě tazatelé nemusí nutně hledat odpovědi typu ano nebo ne. Namísto toho očekávají, že kandidáti odpoví konkrétními příklady, které popisují, jak se vypořádali s minulými situacemi na pracovišti, a požádali o pečlivě prozkoumané otázky týkající se priorit, očekávání, cílů a výzev společnosti.

Vzhledem k neustále rostoucímu technologickému pokroku na pracovišti musí mít recepční také silné technické dovednosti. Měli byste mít zkušenosti s používáním telefonních systémů a kancelářských strojů, jako jsou tiskárny, kopírky, skenery a faxy (ano, stále), kromě počítačových aplikací, jako je MS Office a software specifický pro průmysl.

7 otázek pro dotazovatele

Tazatelé budou očekávat, že budete klást otázky. Zde je seznam otázek, na které se můžete zeptat během rozhovoru nebo na jeho konci:

1. Můžete mi říct více o každodenní odpovědnosti za tuto práci?
2. Jaké kvality hledáte v osobě, kterou chcete najmout pro společnost?
3. Jaká jsou vaše očekávání pro tuto práci a jak měříte úspěch?
4. Proč poslední osoba, která tuto práci opustila?
5. Komu se tato pozice hlásí?
6. Jaké jsou možnosti kariérního postupu ve společnosti?
7. Nabízí společnost zaměstnancům nějaké vzdělávací příležitosti?

Jak udělat nejlepší dojem

Recepční pozice může být považována za vstupní úroveň, ale může to být také první krok po firemním žebříčku. Budoucí zaměstnavatel bude nasazen na sebevědomou, sebejistou osobu. Často budete první osobou, se kterou se jejich klienti nebo pacienti setkají při prvním vstupu do kanceláře.

Ujistěte se, že váš první dojem je nejlepší. Zde je návod, jak se připravit na pohovor. Spolu s standout životopis, mít čas obléknout část při rozhovoru. Pokud se vám to podaří, stanete se osobou v první linii a je důležité ukázat zaměstnavateli váš profesionální image.

Pokud si nejste jisti, co máte na rozhovor nosit, podívejte se na tyto tipy, jak se obléknout na pohovor. Pokud jsou oba vaše životopis a váš profesionální oděv na místě, a jste připraveni odpovědět na pravděpodobné otázky, budete úspěšní v získávání pozice, na kterou se dotazujete.