Nejlepší formátování pro obchodní dopis

Obchodní dopis je formálním dokumentem, který je často zasílán z jedné společnosti do druhé nebo ze společnosti na její klienty, zaměstnance a zainteresované strany. Obchodní dopisy se používají také pro profesionální korespondenci mezi jednotlivci. Ačkoli e-mail převzal jako nejběžnější formu korespondence, vytištěné obchodní dopisy jsou stále používány pro mnoho důležitých, závažných typů korespondence, včetně referenčních dopisů, ověřování zaměstnání, pracovních nabídek a dalších.

Psaní efektivního, leštěného obchodního dopisu může být snadný úkol, pokud budete dodržovat pravidla pro rozvržení a jazyk. Uvědomte si, že váš příjemce pravidelně čte značné množství korespondence a upřednostňuje dobře provedené dopisy bez překlepů a gramatických chyb. Dobrým pravidlem je, že to dvakrát prověříte a pak si to kolega prohlédne, aby zajistil, že nic nebylo zmeškáno.

Části obchodního dopisu

Každá část vašeho dopisu by měla dodržovat příslušný formát, počínaje kontaktními údaji a údaji vašeho příjemce; oslovení; tělo dopisu; zavírání; a konečně váš podpis.

Formát obchodních dopisů

Níže je tradiční obchodní dopis formát, s tipy na to, jak jej založit na základě vašeho vztahu s čtenářem a jaký je váš požadovaný výsledek.

Vaše kontaktní informace:

Tvé jméno

Tvůj pracovní titul

Tvoje společnost

Vaše adresa

Město (*): Stát (*): PSČ

Vaše telefonní číslo

Vaše emailová adresa

datum

Kontaktní informace příjemce:

Jejich jména

Jejich název

Jejich společnost

Adresa společnosti

Město (*): Stát (*): PSČ

Pozdrav:

• Pokud si nejste jisti, na koho se konkrétně zaměřujete, použijte možnost "Komu se to týká".
• Použijte formální pozdrav “Vážený pane / paní / Dr. Příjmení, pokud příjemce neznáte.
• Použijte „Dear First Name“, pouze pokud máte neformální vztah s příjemcem.

Tělo

Základy formátování:

• Použijte řádky s jedním řádkem s přidaným prostorem mezi každým odstavcem, po oslovení a nad ukončením.
• Levý zarovnejte svůj dopis (proti levému okraji).

Strike vpravo:

Proveďte účel svého dopisu jasným a cíleným jazykem. Můžete začít: „Píšu s odkazem na…“ a odtud komunikovat jen to, co potřebujete říct.

Následující odstavce by měly obsahovat informace, které čtenáři umožní plně porozumět vašim cílům, ale vyhnout se meandrovým větám a zbytečně dlouhým slovům. Znovu, držet to stručné udržet jejich pozornost.

Pokud je vaším záměrem přesvědčit příjemce nějakým způsobem, ať už je to investovat peníze, dát vám referenci, najmout vás, partnera s vámi nebo opravit problém, vytvořte přesvědčivý případ pro svou věc. Pokud například chcete, aby čtenář sponzoroval charitativní akci, zjistěte jakékoli překrývání s filantropickými cíli společnosti. Přesvědčte čtenáře, že pomoc vám bude vzájemně prospěšná, a zvýšíte tak své šance na získání podpory.

Udržujte závěrečný odstavec na dvou větách. Jednoduše zopakujte svůj důvod pro psaní a děkujeme čtenáři za zvážení vaší žádosti.

Bezplatné zavřít:

Některé dobré možnosti pro uzavření zahrnují:

• S úctou Váš,
• S úctou,
• Srdečně,
• S úctou

Pokud je váš dopis méně formální, zvažte použití:

• Vše nejlepší,
• Nejlepší,
• Děkuji,
• Pozdravy,

Podpis:

Pod podpis uzavřete svůj podpis a ponechte čtyři mezery mezi uzavřeným a zadaným úplným jménem, ​​názvem, telefonním číslem, e-mailovou adresou a dalšími kontaktními údaji, které chcete zahrnout. Použijte níže uvedený formát:

Váš vlastnoruční podpis

Napsal celé jméno

Titul

Obchodní dopis příklad

Vzorek tohoto obchodního dopisu můžete použít jako model. Stáhněte si šablonu (kompatibilní se službou Dokumenty Google a Word Online) nebo si přečtěte textovou verzi níže.

Stáhněte si šablonu aplikace Word

Příklad obchodního dopisu (textová verze)

Tvé jméno

Tvůj pracovní titul

Tvoje společnost

Vaše adresa

Město (*): Stát (*): PSČ

Vaše telefonní číslo

Vaše emailová adresa

datum

Jméno Příjemce

Název příjemce

Společnost příjemce

Adresa společnosti příjemce

Město (*): Stát (*): PSČ

Vážený pane / paní. Příjmení, Chtěl bych Vás pozvat k účasti na naší nadcházející akci v oblasti vytváření pracovních míst v oddělení liberálních umění. Akce se koná odpoledne 1. února 20XX. Chceme našim absolventům poskytnout možnost setkat se s představiteli firem v této oblasti, kteří mohou hledat nové zaměstnance, kteří mají titul Liberální umění.

Akce se bude konat v Cox Student Center na severní státní univerzitě, a bude trvat asi 2 až 3 hodiny. Máte-li zájem zúčastnit se nebo poslat zástupce společnosti, aby se setkal s našimi studenty, dejte mi prosím vědět co nejdříve a mohu pro vás rezervovat stůl.

Děkuji za váš čas a doufám, že se brzy ozveme.

S úctou

Váš podpis (tištěný dopis)

Vaše jméno

Tvůj pracovní titul

Pokud odesíláte e-mail, bude váš podpis mírně odlišný. Namísto uvedení vašich kontaktních informací v záhlaví dopisu je uveďte pod svým podpisem. Například:

Odeslání e-mailového obchodního dopisu

S úctou, Jméno Příjmení

Titul

Vaše adresa

Vaše telefonní číslo

Vaše emailová adresa

Uveďte téma, o které píšete, do řádku předmětu e-mailu, takže čtenáři jsou jasné, proč zprávu odesíláte.

Tipy pro psaní obchodních dopisů

Podrobnější tipy naleznete v těchto pokynech, jak napsat obchodní dopis, včetně výběru písma, výběru okrajů a správného formátování dopisu.

Je vždy užitečné podívat se na příklady, abyste získali nápady na vlastní korespondenci. Přezkum dopisů vzorky, včetně průvodních dopisů, rozhovor děkuji dopisy, následné dopisy, přijímání dopisů a odmítnutí dopisy, odstoupení dopisy, ocenění dopisy, a další obchodní a zaměstnanost-související dopisy.