Psaní dovedností - komunikace se slovy

Psaní krásné prózy a poezie je talent. Efektivní psaní je však dovednost, kterou lze naučit.

Uspořádejte své psaní

Ať už skládáte poznámku svému spolupracovníkovi nebo zprávu pro svého šéfa, měli byste se rozhodnout, jaké informace chcete sdělit. Zde je postup:

1. Seznam jednotlivých položek, které potřebujete projednat v poznámce nebo v přehledu.
2. Dejte je do pořádku - od většiny po nejméně důležité.
3. Napište stručné shrnutí celé poznámky - bude to váš první odstavec.
4. Rozbalte každou položku uvedenou v kroku 1.
5. Pokud příjemce musí přijmout nějakou akci, uveďte to ve svém závěrečném odstavci.

Některé tipy

Napište pro své publikum. Použijte jednoduchý jazyk. Nechcete, aby čtenář potřeboval slovník pro rozluštění toho, co se snažíte říct. Neměli byste se snažit zapůsobit na svého čtenáře svým obrovským slovníkem. Je pravděpodobné, že namísto toho čtenáře frustrujete. Většina lidí najednou žongluje s několika úkoly a má zájem dostávat pouze potřebné informace. Jste odpovědný za to, že se to stane. Místo toho, aby řekl: "Jeho gregarious příroda ho považuje za vynikajícího kandidáta na tuto práci," říká: "Jeho přátelskost ho činí nejlepším kandidátem na tuto práci."

Drž se dál od žargonu, kterému čtenář nemusí rozumět. Pokud je vaše práce velmi technická, ale osoba, na kterou píšete, není v tomto oboru dobře obeznámena, držte se slov, které člověk pochopí. Pokud jste například návrhářem webových stránek, tato věta v poznámce vašemu klientovi, psychologovi, nedává smysl: „Co byste chtěli použít jako BGCOLOR pro vaše stránky: # ADD8E6 nebo #FFFFFF?“ Každý, kdo ovládá webovou stránku, ví, že tuto otázku lze přeložit do "Co by se vám líbilo barva pozadí vašich stránek: Světle modrá nebo Bílá?" Neočekávejte však, že váš klient bude s tímto technickým žargónem více obeznámen, než byste měli s diskusí o psychologickém termínu, jako je trichotillomania.

Klišé denně udrží čtenáře pryč - nebo ho přinejmenším nezapomíná, co říkáte. Chcete, aby vaše psaní bylo nezapomenutelné. Protože často slyšíme klišé, jsme k nim znecitlivění. Slova tedy nejsou jednoznačně spojena s vaším psaním. Spíše než říkat "Neodkládejte do zítřka to, co můžete dnes udělat" v poznámce podřízenému se snažíte motivovat. Jednoduše řekněte: "Zastavte otálení. Udělejte teď práci."

Pokud je to možné, použijte aktivní hlas. Aktivní hlas posiluje větu a obvykle je kratší. Zkusme tyto příklady. Pasivní hlas: "Prodej vzrostl díky síťování, které jsem udělal." Aktivní hlas: "Moje sítě zvýšily prodej."

Nebuďte nadbytečný. Není třeba říkat „odpoledne odpoledne“ nebo „nastávající těhotná žena“. Říká se "14:00". nebo "2 v odpoledních hodinách" nebo "nastávající žena" nebo "těhotná žena", to vše sděluje, co chcete říct, a je méně hnusné.

Samozřejmě věnujte pozornost gramatice. Použijte Strunk a White's Prvky stylu, dostupné na webu. V blízkosti by měl být dobrý slovník spolu s tezaurem. Tezaurus vám umožní udržet vaše psaní čerstvé tím, že vám pomůže najít nejrůznější slova. Mnoho z těchto zdrojů je k dispozici online.

Korektura je jednou z nejdůležitějších věcí, které můžete udělat. Protože pravděpodobně většinu svého psaní děláte na počítači, máte přístup k automatickým kontrolám pravopisu a gramatiky. Dejte si však pozor - některá slova, používaná ve špatném kontextu, mohou být zmeškána počítačovou kontrolou pravopisu. Například věta "Zaměstnancům, kteří se zúčastnili příliš schůzek dva, se dozvěděli o softwaru gnu", projde kontrolou pravopisu, aniž by byly zjištěny jakékoli chyby. Pokud je to možné, nechte si předložit dokument někomu jinému.

Pokud čas dovolí, umístěte svou kompozici pryč a proveďte ji později, nebo ještě lépe.