Úloha a účel projektové charty

Projekty existují formálně v organizaci z důvodu projektové listiny. Je to dokument, který opravňuje k provedení práce a jmenuje vedoucího projektu. To vám dává, jako projektový manažer, mandát k práci popsané v něm.

Nejdůležitější úlohou projektové listiny je přesně stanovit, čeho projekt dosáhne. Podívejme se na to, co je v tomto zásadním projektovém dokumentu.

Co je součástí Charty projektu?

První část projektové listiny upřesní název projektu, jména sponzora a projektového manažera a datum, kdy byl dokument připraven. Pak se dostanete do masa dokumentu.

Hlavní části projektové listiny jsou následující.

• Účel projektu: To vysvětluje, proč je projekt žádán. Můžete se odvolat na obchodní případ nebo smlouvu, která řídí tento projekt, nebo jednoduše vysvětlit, proč je důležité provést tuto práci.
• Popis projektu: Vysvětlete v této sekci, co bude projekt realizovat. Měli byste zahrnout podrobnosti o položkách, které budou postaveny, nebo o službách, které budou dodány.
• Rozpočet: V tuto chvíli nemusíte mít všechny podrobnosti o úkolech projektu, takže nemůžete dát úplný a podrobný rozpočet projektu. Poznamenejte si všechna rozpočtová omezení nebo prvotní rozsah výdajů, které očekáváte.

• Rizika: Všechny projekty mají rizika. Tato část projektové listiny tvoří ranou verzi protokolu rizik projektu. Zaznamenejte všechna rizika, o nichž víte, že v tomto bodě může manažerský tým vidět, co by mohlo ovlivnit projekt.
• Milníky: Pokud znáte milníky na vysoké úrovni, zahrňte je do této části projektu. Můžete je přenést do svého Ganttova diagramu později, když se chystáte sestavit podrobnější plán. V tuto chvíli hledáte pouze data, která jsou k dispozici, nebo něco, co je uvedeno ve smlouvách, na kterých pracujete.

• Cíle projektu: Je to opravdu důležitá sekce, ale může být těžké ji sestavit. Snažíte se odpovědět na otázku: „Jak budeme vědět, kdy skončíme?“ Zapište si, co očekáváte od projektu a jak budete vědět, zda se tam dostanete. Například v projektu na spuštění systému pro zaznamenávání času pro všechna oddělení by mohlo být cílem: „Všechny týmy budou používat systém časového výkazu do konce roku.“ Poznamenejte si také, kdo bude t odpovědné za to, že jste tohoto cíle dosáhli. Vyhýbá se jakýmkoliv problémům na konci projektu, kde se náhle nikdo nepodaří podepsat práci jako kompletní.

• Úrovně autority projektového manažera: Pokud není jasné a dokumentované někde jinde, stojí za to zahrnout sekci do charty o tom, co můžete udělat, aniž byste se museli dále odhlásit od někoho staršího. Obecně se týká toho, jaké úrovně tolerance byly stanoveny v rozpočtu a časových harmonogramech a byly by vyjádřeny takto: „Projektový manažer má 10% toleranci rozpočtu a 5% toleranci podle harmonogramu. Jakákoli odchylka nad těmito schválenými limity musí být podepsána sponzorem projektu. “Tuto sekci můžete rozšířit tak, aby specifikovala, jaké oprávnění má projektový manažer o najímání a střelbě z projektového týmu.

Schválení Charty projektu

Poslední částí projektové listiny je sekce schválení. Manažer projektu a sponzor projektu (nebo osoba, která odvedla práci, pokud má být jmenován dlouhodobě sponzorem) by měl dokument podepsat a datovat. Dnes to bude pravděpodobně prostřednictvím e-mailu, takže si ponechejte kopii emailové autorizace ve vašich projektových souborech pro případ, že byste se na ni měli obrátit.