Jak formátovat e-mailovou zprávu

Pokud posíláte dotaz o zaměstnání nebo o práci, je důležité, abyste si svůj e-mail zformulovali stejně profesionálně jako ostatní obchodní dopisy. Konec konců, všichni - náboráři a najímaní manažeři - dostávají mnoho e-mailů. Ujistěte se, že vaše e-maily vystupují kvůli obsahu a ne kvůli nedbalým chybám, špatnému formátování nebo příliš neformálnímu jazyku.

V e-mailech použijte čitelné písmo o velikosti 10 nebo 12 bodů. Poslat e-maily související s vyhledáváním práce z profesionální e-mailové adresy - v ideálním případě by měla vaše e-mailová adresa obsahovat pouze kombinaci jména a příjmení nebo prvního počátečního jména a příjmení. Zde je uvedeno, co zahrnout při odesílání korespondence při hledání zaměstnání a formátu e-mailové zprávy, kterou byste měli použít při odesílání e-mailových zpráv týkajících se zaměstnání.

Předmět

Nezapomeňte do e-mailu zahrnout řádek Předmět.

Pokud jste zapomněli zahrnout jeden, vaše zpráva pravděpodobně ani nebude otevřena. Chcete-li shrnout, proč odesíláte e-maily, použijte řádek předmětu. Některé příklady silných tématických linií:

• Aplikace pro marketingového spolupracovníka - Jane Smith
• Požadavek na informační rozhovor
• Děkuji - Marketing Associate Interview
• Jméno osoby pro Informační rozhovor, Diskutujte XYZ, atd.

Oslovení

Pokud máte kontaktní osobu, napište svůj e-mail na adresu Vážený pane / M. Příjmení. Pokud je to možné, zjistěte jméno vedoucího. Tyto informace jsou někdy zařazeny do seznamu pracovních míst. Pokud tomu tak není, určete kontaktní osobu pomocí stránek, jako je LinkedIn, nebo navštivte webové stránky společnosti.

Pokud existuje kontaktní číslo, můžete také zavolat na recepci společnosti a zjistit, zda recepční může poskytnout informace.

Zkontrolujte také svou vlastní síť: Znáte někoho, kdo pracuje ve firmě a mohl by sdílet více informací?

Pokud jméno kontaktní osoby nemáte, jednoduše napište svůj e-mail na adresu Dear Hiring Manager. Další možností není zahrnout pozdrav a jednoduše začít s prvním odstavcem zprávy.

Tělo Poselství

Zkopírujte a vložte motivační dopis do e-mailové zprávy nebo napište motivační dopis do těla e-mailové zprávy. Pokud vás účtování práce požádá o odeslání životopisu jako přílohy, odešlete svůj životopis ve formátu PDF nebo dokumentu aplikace Word. Když se ptáte na dostupné pozice nebo síť, buďte jasně informováni o tom, proč píšete a o účelu vaší e-mailové zprávy.

Formátování e-mailové zprávy

Vaše e-mailová zpráva by měla být formátována jako typický obchodní dopis s mezerami mezi odstavci a bez překlepů nebo gramatických chyb. Nezaměňujte délku za kvalitu - udržujte své e-mailové stručné informace. Vyhněte se příliš složitým nebo dlouhým větám. Ulehčete příjemcům e-mailů rychlé prohledávání e-mailů a vědět, proč odesíláte e-maily.

Proofread to, stejně jako byste měli jinou korespondenci. Pokud jste opravdu znepokojeni překlepy, zvažte vytištění návrhu e-mailu. Často je snazší zachytit překlepy a gramatické chyby na kopii, než při prohlížení na obrazovce. Přečtěte si níže uvedenou šablonu e-mailové zprávy a ukázkovou e-mailovou zprávu, abyste zjistili, jak by měla vaše zpráva vypadat.

Zahrnout podpis e-mailu

Je důležité vytvořit e-mailový podpis a zahrnout svůj podpis do každé zprávy, kterou odešlete. Uveďte své plné jméno, svou e-mailovou adresu a své telefonní číslo do svého e-mailového podpisu, aby manažer najímal na první pohled, jak vás kontaktovat. Můžete také zahrnout odkaz na svou stránku profilu LinkedIn nebo webovou stránku tak, aby náboráři a najímající manažeři mohli snadno zjistit více informací o vás.

Nezapomeňte na přílohy

Odeslání e-mailu pro hledání zaměstnání často zahrnuje připojení souborů, životopisu, portfolia nebo jiné ukázkové práce. Nezapomeňte zkontrolovat, zda jste před stiskem tlačítka Odeslat odeslali všechny soubory uvedené ve vašem e-mailu.

Šablona e-mailové zprávy

Následující šablona e-mailové zprávy uvádí informace, které potřebujete zahrnout do e-mailových zpráv odeslaných při hledání úlohy. Šablonu použijte jako vodítko k vytvoření přizpůsobených e-mailových zpráv odesílaných zaměstnavatelům a připojení.

Předmět e-mailové zprávy: Pozice správce úložiště - Vaše jméno

Oslovení:

Vážený pane / paní. Příjmení nebo Vážení manažer:

První odstavec:

První odstavec vašeho dopisu by měl obsahovat informace o tom, proč píšete. Buďte jasní a přímí - pokud žádáte o zaměstnání, uveďte název pracovní pozice. Pokud chcete informativní rozhovor, uveďte, že ve vašich úvodních větách.

Střední odstavec:

Následující část vaší e-mailové zprávy by měla popisovat, co musíte nabídnout zaměstnavateli, nebo chcete-li požádat o pomoc, jaký typ pomoci hledáte.

Závěrečný odstavec:

Uzavřete svůj průvodní dopis a děkujte zaměstnavateli za to, že vás považujete za pozici nebo vaše spojení za pomoc při hledání zaměstnání.

Podpis e-mailu

Jméno Příjmení

Emailová adresa

Telefon

Profil LinkedIn (volitelné)

Příklad profesionální e-mailové zprávy (pouze text)

Předmět: Doplňkové vyhledávání fakulty - Vaše jméno

Vážený pane / M./Dr. Příjmení, Píšu dnes, abych se zeptal na možnost požádat o pozici asistenta pedagoga na vaší univerzitě. Letos v létě se přesunu do vaší oblasti. Nelson, který byl jedním z mých profesorů na University of Northern Realms.

Mám magisterský titul v Indigenous Studies z University of Northern Realms, a já jsem pomohl s několika tříd při dokončení svého titulu.

Kromě toho mám zájem dozvědět se více o vašem Ph.D. programu v historii Severní Ameriky. Možná můžeme naplánovat schůzku, abych se o programu mohla dozvědět více.

Přiložil jsem svůj životopis k vašemu vnímání. Děkuji vám za váš čas a doufám, že se vám brzy ozvu.

Jméno Příjmení

Emailová adresa

Telefon

Profil LinkedIn (volitelné)