V obraně Messy Desk

Každý den je na vás házeno stále více informací. Nová pošta, zprávy z různých výborů, faktury, návrhy a další vše narazily na váš stůl několikrát denně. Jste příliš zaneprázdněni, abyste se s tím hned vypořádali, takže se to začíná hromadit. Vaše pracovní plocha začne vypadat jako válečná zóna.

Problém zde není, že váš stůl je chaotický; problém je, že se ztratí důležité věci. Buď je pohřben novým materiálem přicházejícím dovnitř, nebo je v novém materiálu, ale není si toho všiml. V důsledku toho trávíte příliš mnoho času na věci, které jsou prostě naléhavé, spíše než na ty, které jsou důležité.

Když chce váš šéf vědět, jak brzy může mít zprávu pro viceprezidenta, nechcete jí říct, že jste si nevšimla poznámku, kterou vám poslala, aby vás požádala o zprávu. Ani váš šéf nebude nadšen, když uslyšíte, že rozvržení nové produktové řady je pozdě, protože jste ji odložili stranou a zakryli ji a zapomněli jste na to.

Někteří lidé vám řeknou, že nejlepší způsob, jak tento problém vyřešit, je čistý stůl. Jiní říkají nepořádek je v pořádku. Kdo má pravdu?

Přeplněný stůl, přeplněná mysl

Není to tak dávno, co tam byl populární výraz „přeplněný stůl je známkou přeplněné mysli“. Tento výraz dal vzniknout celému průmyslovému odvětví, které by mělo pomoci obchodním manažerům vyčistit jejich desktopy jako znamení jejich duševní ostrosti.

Nepochybně jste viděli filmy, kde šéf sedí ve své kanceláři na vrcholu mrakodrapu v centru města. Sedí za skleněným stolem bez zásuvek. Jedinými ozdobami jsou impozantní pero určené k podpisu důležitých dokumentů a telefonu nebo interkomu, aby mohl vydávat příkazy.

Na druhou stranu…

Mnoho lidí nevidí nic špatného na hromádkách papíru, které pokrývají plochu, dokonce i rozlití na sedadla křesel a kancelářskou podlahu. Citují adages jako 'přeplněný stůl je známkou geniality' a 'chaotický stůl je jen známkou chaotického stolu.'

Všichni víme někoho, jehož stůl je tímto způsobem. Nevidíte, jak mohou dokonce zjistit, zda je pracovní plocha kov nebo dřevo. Když se jich však na něco zeptáte, jdou přímo na hromadu, listují 2 nebo 3 listy a vytáhnou to, o co jste požádali.

Co funguje pro vás

Obě strany jsou správné. Tato otázka není správná. Otázkou je, která z vás učiní efektivnější. Existuje několik základních pokynů, které se vztahují na oba přístupy, ale klíčem je pracovat způsobem, který vám umožní být nejefektivnější. Téměř každý se musí zbavit nějakého nepořádku na svém stole, ale pro každého z nás nebude fungovat více než jedna položka na stole.

Mnoho lidí pracuje na několika projektech současně (nebo téměř ve stejné době). Kreativní typy cítí potřebu mít inspiraci kolem nich. Detailně orientovaní jedinci potřebují po ruce blízkost referenčního materiálu. Někteří lidé cítí, že hromady práce je činí zaneprázdněnými a udržují je tak v době propouštění bezpečnější. Jiní cítí čistý stůl ukazuje, jak efektivní jsou na získání práce. Důležité je, co děláte pro vás.

Jak zkrotit monstrum

Ať už se chystáte na sterilní skleněnou plochu, nebo prostě chcete přinést trochu větší pořádek do chaosu svého počítače, existuje několik základních pokynů:

• Opravdu chcete zlepšit: Nedoporučujeme tvrdý přístup, který někteří dělají. Bohužel, že nechává výmluvy být příliš snadné na sebe. Tento pokus, aby váš stůl méně přeplněné a efektivnější, závisí na tom, že budete dělat vážné úsilí.
• Keep, Toss nebo Move: Najděte tři nádoby. Označte nejmenší "udržet". Označte největší "hodit". Mají další kontejner označený jako "tah". Opravdu životně důležité věci půjdou do vašeho kontejneru, který chcete rozdělit později. Cokoliv, co chcete vzít domů nebo dát pryč jde do kontejneru "přesunout". Všechno ostatní jde do kontejneru.

• Začněte s nejstaršími: Můžete zjistit, když se na ně podíváte, která hromada je nejstarší. Obvykle je to nejvzdálenější od židle. Bude to nejjednodušší odhodit předměty z této hromady.
• Vyhodnotit pouze jeden kus: Podívejte se na každou položku v hromadě. Rozhodněte, do které nádoby půjde. Nemůžete ho vrátit zpět na stůl, musíte se teď rozhodnout. Všechno vložte do jednoho ze tří kontejnerů. Neexistuje žádná jiná možnost.
• Zeptejte se sami sebe: První otázkou je "mám to někde jinde, nebo to můžu dostat od někoho?" Pokud máte kopii ve svém e-mailu, nebo ve zprávě, nebo na stole osoby, která připravila analýzu trhu, atd., Nemusíte si ponechat další kopii. Vyhoďte to. Pak se zeptejte, proč to potřebuji? Je-li odpověď a) přijmout opatření, b) s tím něco udělat, když od někoho získám více informací, nebo c) odkazovat, protože dělám jinou práci, vložte ji do hromady. (Poté, co se zbavíte nepořádku, budete znovu třídit svou hromádku podle těchto tří kategorií, takže je nyní neváhejte oddělit. Bude to šetřit čas později.) Pokud vaše odpověď byla něco jiného, ​​hodit tuto položku.

• Buďte bezohlední a stateční: Jak budete postupovat každou hromádkou, přiblížit se a blíž k tomu, co právě přišlo, buďte ve svých rozhodnutích nemilosrdní. Vezměte žádné vězně. Pokud to opravdu nepotřebujete, vyhoďte to. A být statečný. Nedělejte si něco jen proto, že se vás někdo může na něco zeptat. Nevytvářejte pevnost papíru, abyste se chránili.

Správa problému

Váš desktop nemusí být sterilní a zcela bez papíru, i když to může být, pokud to pomůže. Vaším cílem je uspořádat pracovní plochu tak, aby maximalizovala vaši efektivitu. Pokud to znamená, že na stole máte ještě pár hromádek než osoba vedle, to je v pořádku - za předpokladu, že vše, co jste si udrželi, vám pomůže splnit váš cíl zvýšení efektivity.