Jak řešit obchodní nebo profesionální dopis

V této éře textových zpráv a přímých zpráv je někdy těžké si vzpomenout na všechno, co jste se naučili ve škole o psaní formálních dopisů. Můžete jít roky ve své kariéře, aniž byste museli psát více než profesionálně vypadající e-mail, ale je to dovednost, která je důležitá, když pracujete při hledání zaměstnání, vytváření kariérních sítí nebo při zasílání jiné obchodní korespondence.

Pokud jde o hledání práce, musíte však všechny zastávky vytáhnout. Příležitostné prostě nebude dělat, když se snažíte zapůsobit na manažera náboru a vyčnívat z konkurence. Používání správného způsobu adresování obchodního nebo profesionálního dopisu je nezbytné pro vaši profesní a obchodní komunikaci.

Když oslovíte své dopisy správným způsobem, nikdy se nebudete muset starat o to, abyste začali s interakcí na nesprávné noze, než se příjemce dostane šanci číst vaši zprávu.

Především víme, že když píšete dopis nebo posíláte e-mailovou zprávu pro účely zaměstnání nebo podnikání, je důležité formálně oslovit osobu, na kterou píšete, pokud je neznáte velmi dobře.

Pokud si nejste jisti, zda byste měli použít formální nebo neformální (křestní) formu adresy, omylem na straně bezpečnosti a použijte formální označení.

Jak řešit formální dopis: Pan, Dr., paní, nebo paní

Příslušný název, který se použije při psaní člověku, je pan Pro ženu, použijte paní, i když znáte rodinný stav adresáta.

Paní je více profesionální než slečna nebo paní. Pro lékaře nebo někoho s Ph.D., použijte jako titul Dr. Případně můžete také použít "profesor", pokud píšete na univerzitě nebo člen fakulty fakulty.

Pokud neznáte rodovou identitu osoby, se kterou adresujete, použijte rodově neutrální pozdrav a jednoduše uveďte její příjmení a příjmení, např. „Dear Tristan Dolan“.

Pro korespondenci související s podnikáním a zaměstnaností je vhodné několik dopisů. Například:

Příklady dopisu pozdrav

• Vážený pane Smithe
• Vážený pane Jonesi
• Vážená paní Markhamová
• Milý Kiley Doe
• Vážený Dr. Haven
• Vážený profesore Jonesi

Následujte pozdrav s dvojtečkou nebo čárkou, zalomením řádku a pak začněte první odstavec svého dopisu. Například:

Vážený pane Smithe:

První odstavec dopisu.

Nalezení kontaktní osoby

Nemusíte naprosto znát jméno osoby, se kterou adresujete - ale to nebolí, zvláště pokud se snažíte vstoupit na pohovor. Obvykle zaměstnavatelé neposkytují kontaktní jméno v zaměstnání, zejména na velkých stránkách pro hledání zaměstnání.

Stojí za to se pokusit najít kontaktní osobu, protože čas, který zjistíte, že jméno této osoby bude demonstrovat osobní iniciativu. To také ukazuje pozornost na detail, který bude dobře mluvit pro vás, když váš životopis je přezkoumávána.

Nejlepší způsob, jak najít jméno kontaktu ve společnosti, je požádat. Pokud se zapojujete do pozice, je to velmi snadné - stačí si poznamenat, že se váš přítel nebo kolega zeptá na jméno a e-mailovou adresu nejlepší osoby, se kterou se o dané pozici mluví. Pokud tomu tak není, zavolejte hlavnímu číslu společnosti a požádejte recepční o jméno a kontaktní údaje manažera lidských zdrojů (HR), který má na starost najímání (nebo vedoucího takového oddělení, apod.).

Pokud ani jedna z těchto metod práce, můžete často odhalit informace, které hledáte tím, že dělá malý internet sleuthing. Začněte s webovými stránkami společnosti a podívejte se na uvedené pracovníky. Často se zobrazuje personální kontakt na personální stránce nebo ve firemním adresáři.

Pokud to nepřinese výsledky, je čas zasáhnout LinkedIn a provést pokročilé vyhledávání názvů pracovních míst a názvů společností. V tomto procesu můžete dokonce najít jiné spojení s osobou, kterou hledáte. To není nikdy špatná věc, když se snažíte dostat lidskou bytost, aby se podíval na váš životopis.

Vzorový dopis s kontaktní osobou (textová verze)

Jméno Příjmení

Vaše adresa

Vaše město, státní PSČ

Vaše telefonní číslo

Tvůj e-mail

datum

kontaktní jméno

Titul

Jméno společnosti

Adresa

Město (*): Stát (*): PSČ

Vážený pane / paní. Příjmení, Píšu se o nadcházející události v oblasti budování studentské kariéry. Mám zájem o rezervování stánku, protože se snažíme najmout dva nové designéry.

Název naší společnosti je Blue Fox Designs a rád bych se spojil s některými z vašich studentů designu a umění, kteří tento rok absolvují. Zaměřujeme se na moderní interiérový design a výzdobu.

Prosím, dejte mi vědět, pokud máte místo na vaší akci. Můžete mi poslat email na [email protected] nebo zavolat na svůj mobilní telefon na 555-555-5555.

S pozdravem, Vlastnoruční podpis (pro tištěný dopis)

Vaše jméno

Když nemáte kontaktní osobu

Pokud nemáte kontaktní osobu ve firmě, buď odejměte pozdrav z průvodního dopisu a začněte prvním odstavcem nebo použijte obecný pozdrav. Například:

• Na koho se to může týkat
• Vážený manažer
• Vážený manažer lidských zdrojů
• Drahý pane nebo paní (buďte opatrní při používání tohoto, může to znít staromódně)

Postupujte podle obecných pozdravů dvojtečkou, jako je tento:

Vážený manažer najímání:

První odstavec dopisu.

Vzorový dopis bez kontaktní osoby (textová verze)

Jméno Příjmení

Vaše adresa

Vaše město, státní PSČ

Vaše telefonní číslo

Tvůj e-mail

datum

Vážený manažer najímání:

Píšu, abych se zeptal na možnost jakýchkoli volných pracovních míst na Woodlynn Publishing. Konkrétně hledám pozici administrativního asistenta. Mám šestiletou zkušenost jako administrativní asistent ve společnosti Wedgewood Realty v North Grove, ale příští měsíc se přesunu do vaší oblasti, takže budu hledat novou pozici.

Pokud máte nějaké příležitosti k dispozici, dejte mi prosím vědět. Přiložil jsem svůj životopis k vaší úvaze. Můj současný manažer, John Anderson, a dva moji kolegové jsou velmi ochotni poskytnout reference, které dokládají mou kvalifikaci.

Můžete mě kontaktovat na [email protected] nebo telefonicky na čísle 555-555-5555. Těším se, až od tebe uslyším.

S pozdravem, Vlastnoruční podpis (pro tištěný dopis)

Vaše jméno

Řešení obálky

Použijte obchodní obálku (# 10) pro veškerou poštovní korespondenci.

• Vaše zpáteční adresa (název, adresa ulice, město, stát a PSČ) by měla být v levém horním rohu obálky s razítkem vpravo.
• Ujistěte se, že jméno a adresa příjemce (kontaktní osoba, společnost, adresa ulice, město, stát a PSČ) jsou vycentrovány na obálce.

Profesionální komunikační dovednosti

Řádné adresování obchodního nebo profesionálního dopisu není dovedností, kterou budete potřebovat pouze při hledání pracovních míst. Až budete zaměstnaní, zjistíte, že nastanou chvíle, kdy budete muset napsat dopisy, které vyžadují formální adresy a pozdravy.