Zjednodušení a zrychlení poskytování služeb zákazníkům

Vedoucí pracovníci lidských zdrojů jsou významným zdrojem podpory a pohodlí zaměstnanců v jejich osobním i profesním životě. HR je podnik služeb a tato služba zahrnuje pomoc zaměstnancům v rozvoji jejich kariéry a řešení problémů mezi zaměstnanci a jejich nadřízenými.

HR je také podporuje některými z nejdůležitějších a nejvýznamnějších událostí v jejich životě, včetně manželství, porodu a boje proti vážné nemoci.

Příliš často však rutinní administrativní služby, jako např. Opakované odpovědi na stejné otázky nebo dokončení jednoduchých transakcí, spotřebovávají většinu času lidských zdrojů.

Snížení administrativní zátěže

Klíčem ke snížení administrativní zátěže je školení zaměstnanců, aby se stali soběstačnějšími a automatizací všedních úkolů.To může pomoci uplatnění přístupu řízení služeb. Správa služeb zjednodušuje poskytování rutinních administrativních služeb a uvolňuje čas zaměřit se na vysoce hodnotné činnosti.

Typická personální organizace má pravděpodobně systémy pro řízení zaměstnaneckých a mzdových činností. Pravděpodobně však nemá automatizovaný systém pro vyřizování dotazů zaměstnanců a plnění požadavků.

Zvažte, co se stane, když zaměstnanec obdrží předvolání k povinnosti poroty: šance, že se společnost stále spoléhá na fyzickou administrativu nebo na řetězec e-mailů, které se zabývají požadavkem zaměstnance na čas mimo práci.

Vzhledem k tomu, že interakce zaměstnanců jsou běžně sledovány pomocí e-mailů a tabulek, požadavky zaměstnanců jsou často promarněny nebo přehlédnuty. Pak se vyskytnou chyby, které způsobují další frustraci a další práci pro HR.

S e-mailem neexistuje snadný způsob, jak zjistit, zda je požadavek pozastaven nebo určit a odstranit úzká místa procesu. Podobně je těžké analyzovat a reagovat na potřeby zaměstnanců - například identifikovat často požadované informace a zajistit, aby tyto informace byly dostupné online.

Manažerské administrativní procesy zmaří zaměstnance a jsou obrovským odlivem v personálních týmech. Jeden nedávný průzkum zjistil, že zaměstnanci v oblasti lidských zdrojů tráví v průměru 12 hodin týdně běžnými hovory a e-maily.

Přístup k řízení služeb ke splnění potřeb zaměstnanců

Přístup k řízení služeb eliminuje tyto zdlouhavé, časově náročné procesy. Není to jen náhrada za e-mail - mění to, jak se HR angažuje u zaměstnanců.

Myslete na management služeb jako na perfektní kombinaci administrativního asistenta a projektového manažera. Okamžitě reaguje na požadavky zaměstnanců, postupuje případy, automatizuje opakovatelné ruční procesy a dokonce zvládá složité meziodvětvové činnosti, jako je nástup zaměstnanců na palubu a mimo provoz.

Správa služeb nikdy nezapomene ani nedělá chyby, vždy navazuje na lidi, takže se věci dělají, a umožňuje vám vědět, zda je problém, který nemůže vyřešit. Také vám ukáže, kde vaši zaměstnanci tráví svůj čas - takže můžete optimalizovat nasazení zdrojů a maximalizovat produktivitu.

Správa služeb nenahrazuje váš současný systém řízení lidského kapitálu - integruje se s ním a doplňuje jej, což vám dává viditelnost a kontrolu nad prací, kterou většinou děláte prostřednictvím e-mailu.

Poskytuje také stejnou úroveň viditelnosti pro zaměstnance. Mohou vidět stav svých dotazů, spíše než pocit, že jejich požadavky zmizely v černé díře brzy poté, co je podali.

Poskytování schopnosti zaměstnanců dohlížet na průběh jejich požadavků výrazně snižuje počet frustrovaných následných e-mailů, telefonátů a osobních návštěv HR, což dále snižuje administrativní zátěž HR.

Výhody přístupu řízení služeb

Správa služeb začíná spuštěním internetového HR portálu, kde mohou zaměstnanci najít informace o HR a požádat o personální služby. V ideálním případě mají zaměstnanci přístup k tomuto portálu na svých pracovních počítačích, domácích počítačích, noteboocích a smartphonech a tabletech.

To jim umožňuje převzít kontrolu nad svými základními potřebami v oblasti lidských zdrojů - jako je zápis výhod nebo aktualizace stavu. Zaměstnanci si jednoduše vyberou skutečné služby, které potřebují, z katalogu služeb nebo vyhledávají informace ve znalostní databázi portálu.

Když zaměstnanec podá žádost prostřednictvím portálu, systém řízení služeb automaticky vytvoří případ a provede jeho průběh celým procesem plnění. To zahrnuje přiřazení případu správnému personálnímu expertovi, automatické směrování případu z osoby na osobu, protože každý krok plnění je dokončen, a udržování úplné historie případu.

Tuto službu můžete také rozšířit na další oddělení. Například systémy správy služeb mohou automaticky nastavit účty IT nebo požadovat kancelářské prostory pro nové zaměstnance v rámci procesu integrace.

Systém řízení služeb řídí procesy dodávek služeb na konci celého procesu a ví, jak tyto procesy fungují. Například může automaticky informovat, kdy je případ zastaven, takže můžete podniknout kroky.

Generuje také širokou škálu KPI a dalších procesních metrik - například jak váš tým reaguje na dotazy zaměstnanců. Může dokonce analyzovat typy dotazů založených na znalostech, což usnadňuje identifikaci a vyplnění mezer v obsahu.

Závěr

HR profesionálové se rozhodnou pokračovat v kariéře v HR, protože chtějí pomáhat lidem, netrávit své dny archivováním dokumentů, aktualizací tabulek a reagováním na e-maily. Příliš často, všední požadavky a hromady papírování přeruší tuto práci, která frustruje je a zaměstnance, kterým se snaží pomoci.

HR je poskytovatelem služeb a může se podívat na příklad svého kolegu služeb, oddělení IT. IT se ujalo vedení v mnoha podnikových snahách uplatňovat disciplínu správy služeb k automatizaci podávání a plnění požadavků na help desk IT.

Automatizace těchto úkolů umožňuje IT zaměřit se na strategičtější práci, která může společnosti pomoci naplnit její širší obchodní cíle a lépe prokázat hodnotu IT.

Přístup ke správě služeb je klíčem k tomu, aby HR zviditelňoval své vedoucí postavení v podnikání díky poskytování kvalitnějších služeb a zvyšování spokojenosti zaměstnanců při současném snižování vlastní pracovní zátěže. HR může věnovat svůj čas a odbornost strategičtějším aktivitám, které posunou jeho podnikání kupředu.