Snadné kroky k vytvoření rozpočtu projektu

Zkušení projektoví manažeři a ti, kteří pracují ve velkých firmách, budou mít software a účetní, aby jim pomohli sestavit rozpočty projektů. Ale co když ne? Pokud se díváte na prázdnou tabulku nebo e-mail od sponzora projektu, který vás požádá o sestavení financí na projekt, pak je tento článek určen právě vám.

Podíváme se na pět věcí, které potřebujete udělat pro vytvoření základního rozpočtu projektu.

Použijte svůj seznam úkolů

Nejprve si vezměte seznam úkolů projektu. Můžete mít také strukturu členění práce a pokud ji máte, je nejlepší ji použít. Seznam úkolů však bude fungovat tak dlouho, dokud bude komplexně pokrývat vše, co potřebujete na projektu udělat.

Pokud nemáte seznam úkolů, je čas jej vytvořit. Zapište si vše, co musíte udělat, a věci, které musíte postavit, vyrobit nebo dokončit před dokončením projektu. Nemusí to být v žádném konkrétním pořadí, ale musí obsahovat vše.

Nakonec v tomto kroku, brainstorming nápady s vaším projektovým týmem, protože tam je povinen být něco, co jste zapomněli. Mnoho hlav je lepší než jedna!

Odhad každé komponenty

Nyní procházejte seznamem a vypracujte si cenu každé položky. Například úkol, který říká „zřídit schůzky s cílem projednat požadavky“, by mohl zahrnovat získávání a najímání, zasedací místnosti nebo nákup veškerých zdrojů, které potřebujete jako projektor nebo flip chart. Tam je náklady spojené s tím, takže si citace pro pronájem pokoje a další vybavení a poznamenejte si to.

Udělejte to pro vše v seznamu úkolů, takže skončíte s cenou proti každé položce. Některé úkoly projektu nemusí mít přiloženou cenu a to je v pořádku.

Přidat odhady společně

Dále přidejte všechny své odhady. Nejjednodušší je to udělat, pokud vytvoříte seznam položek v tabulce, přidáte náklady do dalšího sloupce a pak celkový sloupec dole. Nechte tabulku udělat matematiku pro vás! Stává se vaší tabulkou rozpočtu.

Je dobré seskupit náklady také do kategorií, takže můžete snadno zjistit, kam směřuje velká část peněz. Použijte kategorie jako „Projekt Start Up“, „Infrastruktura“ nebo „Školení“ - vyberte skupiny, které v kontextu projektu znamenají něco.

Přidat podmínku a daně

Bylo by skvělé, kdybyste měli křišťálovou kouli a dokázali předvídat tyto náklady se 100% přesností, ale pravděpodobně se necítíte přesvědčeni o své schopnosti to udělat! Je to místo, kde přichází kontingence. Je to fond peněz založený na tom, jak jste si jistý, že máte odhady správně. Nesouvisí s žádným konkrétním úkolem. Je to celkově „nouzový hrnec“ v případě, že jste něco špatně dostali nebo jste něco omylem nechali.

Pokud nevíte, kolik chcete přidat, jděte na 10% z celkového počtu, který jste vytvořili v kroku 3. Jedná se o non-vědecké odhady, že mnozí projektoví manažeři používají a dávají vám trochu odpružení ve vašem rozpočtu v případě potřebuješ to.

Přidejte řádek do tabulky rozpočtu ve spodní části, která říká „Podmíněnost“ a určuje procento, které jste použili.

Nezapomeňte přidat všechny daně z prodeje nebo jiné daně, které nejsou výslovně zahrnuty do odhadů jednotlivých řádkových položek.

Přidejte to všechno nahoru, a to je vaše konečné částky rozpočtu.

Získat schválení

Poslední věc, kterou musíte udělat, je, aby váš manažer nebo sponzor projektu schválil váš rozpočet. Promluvte si s nimi o tom, jak jste to dali dohromady a jaké prvky tvoří váš celkový rozpočet.

A je to! Projektové rozpočtování je základní dovednost projektového řízení a tato příručka vám umožní vytvořit rozpočet projektu.