Zaměstnanecké záznamy Zaměstnavatelé by se měli udržet

Chcete vědět, jaké záznamy o zaměstnancích uchovává jako zaměstnavatel? Zaměstnavatel udržuje pro každého zaměstnance čtyři soubory záznamů o zaměstnancích. Kromě toho zaměstnavatel udržuje pro všechny zaměstnance další záznamy o zaměstnancích.

Personální soubory záznamů o zaměstnancích

Pro každého zaměstnance je veden osobní spis. Tyto osobní spisy obsahují důvěrné dokumenty a jsou spravovány a spravovány personálním personálem. Osobní záznamy jsou hlavní záznamy zaměstnanců zaměstnavatele, zaměstnance a manažera zaměstnance v některých společnostech.

V jiných - a to je doporučený přístup - je přístup k personálnímu souboru zaměstnanců omezen na HR a zaměstnance pod dohledem.

Typické dokumenty v personálním souboru zahrnují žádost o zaměstnání, formulář pro nouzové kontakty v rodině, zdokumentovanou historii disciplinárních opatření, životopis, potvrzení o přijetí zaměstnance do příručky zaměstnance, odhlášení zaměstnanců z pracovních míst, pravidelné hodnocení, hodnocení práce nebo výkonnost. plán rozvoje, osvědčení o výcviku a důkaz o účasti a aktuální osobní kontaktní informace o každém zaměstnanci.

Ne všechny osobní soubory obsahují stejné dokumenty, ale každý personální soubor obsahuje některé dokumenty, které jsou stejné. Dokumentace výkonu zaměstnance nepatří do personálního souboru, pokud to nezaručuje disciplinární opatření, ocenění nebo jiné známky vynikajícího výsledku. Tyto každodenní poznámky o výkonu patří do souboru, který manažeři sledují výkon, cíle a příspěvky svých zaměstnanců.

Soubory mezd zaměstnanců Records

Mzdové soubory také vedou záznamy o zaměstnancích. Mzdové soubory obsahují historii pracovních míst zaměstnance, oddělení, změny odměn, exekuce, půjčky a další informace nezbytné pro placení zaměstnance a uchovávání kopie historie odškodnění zaměstnance.

Mzdový soubor bude také obsahovat historii vládních formulářů, jako jsou W-2, W-4, a sociální zabezpečení zadržující dokumenty vyplněné zaměstnancem. Soubor bude také obsahovat informace o zaměstnaneckých výhodách a povolení k výběru plateb z výplaty zaměstnance.

Lékařské soubory záznamů o zaměstnancích

Zaměstnavatel rovněž vede zdravotní dokumentaci pro zaměstnance. Záznamy o zaměstnancích ve zdravotnické dokumentaci nejsou k dispozici nikomu jinému než lidským zdrojům určeným pracovníkům a zaměstnancům, jejichž záznamy jsou v souboru uchovávány. Lékařské záznamy obsahují poznámky lékaře, papírové dokumenty FMLA, informace o drogových testech, požadované fyzické informace a další takové dokumenty, které se týkají zdravotního stavu zaměstnance nebo jeho rodinného příslušníka.

Zdravotnické spisy dostávají z důvodu důvěrnosti záznamů o zaměstnancích nejvyšší stupeň bezpečného uchovávání a důvěrnosti. Doporučuje se, aby zdravotnické záznamy byly uchovávány v uzamčených zásuvkách, které jsou uzamčeny v místnosti, která není přístupná pro zaměstnance jiné než personálně určené zaměstnance.

I-9 Soubory záznamů zaměstnanců

I-9 Soubory uchovávají záznamy zaměstnanců, které jsou uchovávány pro všechny zaměstnance v jednom souboru, který je oddělen od ostatních záznamů zaměstnanců. Zaměstnavatelé uchovávají tento záznam zaměstnance odděleně od ostatních záznamů o zaměstnancích, aby zachovali důvěrnost zaměstnanců od vládních úředníků a dalších subjektů, které jsou oprávněny kontrolovat zaměstnance I-9.

Vedení I-9s na samostatném místě zajistí, že pokud budete vybráni pro revizi federálního I-9 souboru, nebudou mít vládní zaměstnanci přístup k žádným jiným záznamům o zaměstnanci nebo jejím zaměstnání ve vaší organizaci s výjimkou skutečných zaměstnanců. I-9 forma. Tato vyšetřování se každým rokem zvyšují, takže se ujistěte, že vaši zaměstnanci řádně vyplnili formuláře I-9 nebo můžete být vystaveni pokutám a potenciálně vězení.

Přístup zaměstnanců k záznamům o zaměstnancích

Zaměstnanci si mohou prohlížet záznamy svých zaměstnanců kontaktováním pracovníka personálního oddělení během běžné pracovní doby. Žádný zaměstnanec nesmí měnit nebo odstraňovat jakýkoli dokument ve svých záznamech, který musí být prohlížen za přítomnosti personálního pracovníka.

Musíte mít zaměstnance zaměstnance záznam politiky sledování ve vaší příručce zaměstnance a sledovat jej bez rozdílu s ohledem na požadavky zaměstnanců na zobrazení jejich souborů.

Pokud zaměstnanec pošle písemnou žádost o kopii svých osobních záznamů poté, co opustí zaměstnání, musíte jim zaslat kopii.

Občas se setkáte se zaměstnancem, který je podezřelý z toho, jaký druh záznamů o zaměstnancích uchovává oddělení lidských zdrojů. Jedná se o zaměstnance, kteří s největší pravděpodobností požádají o kopii svých souborů zaměstnanců. Opět bez diskriminace vytvořte kopii souboru a odešlete. (Pravděpodobně obdržíte zpětnou vazbu, že byl zaměstnanec překvapen, jak málo dokumentace si personální oddělení zachovalo.)

V některých jurisdikcích je zákonné účtovat zaměstnancům náklady na kopírování a odesílání souboru.