Kroky, které byste měli zahrnout do plánu projektu

01 Cíle projektu

Cíle projektu jsou definovány v projektové listině, ale měly by být také zahrnuty do projektového plánu. Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout. Plán projektu by mohl dále vysvětlit cíle projektu, nebo by mohl být součástí přílohy. Bez ohledu na to, jak se projektový manažer rozhodne zahrnout cíle do projektového plánu, je důležité udržet jasné spojení mezi projektovou chartou - prvním klíčovým dokumentem projektu - a druhým klíčovým dokumentem projektu, jeho projektovým plánem.

02 Rozsah projektu

Stejně jako cíle projektu je rozsah vymezen v listině. Projektový manažer by však měl v plánu projektu dále upřesnit rozsah. Například projekt automatizace manuálního procesu by musel definovat rozsah definováním, kde tento proces začíná a končí.

Definicí rozsahu může projektový manažer začít ukazovat, jak bude cíl projektu nebo hotový produkt vypadat na konci. Pokud rozsah není definován, může se rozšířit v celém projektu a vést k překročení nákladů a nedodržení termínů.

Pokud například vedete marketingový tým a vytvoříte brožuru pro produktovou řadu společnosti, kolik stránek to bude? Jaké jsou příklady toho, jak může hotový výrobek vypadat? Pro některé členy týmu může brožura znamenat dvě stránky, zatímco pro ostatní to může znamenat deset stránek. Definování rozsahu může dostat celý tým na stejné stránce na počátku.

03 Milníky a hlavní výstupy

Klíčové úspěchy projektu se nazývají milníky. Klíčové pracovní produkty se nazývají hlavní výstupy. Představují velké složky práce na projektu. Plán projektu by měl tyto položky identifikovat, definovat a stanovit lhůty pro jejich dokončení.

Pokud organizace podnikne projekt na vývoj nového softwaru, hlavním výstupem by mohl být konečný seznam obchodních požadavků a způsob jejich realizace. Následně by projekt mohl mít milníky pro dokončení návrhu, testování systému, testování akceptace uživatelů a datum zavedení softwaru. Tyto milníky mají s nimi spojené pracovní produkty, ale jsou více o procesech než o samotných produktech.

Milník a hlavní realizovatelné termíny nemusí být přesné, ale čím přesnější, tím lépe. Přesná data pomáhají projektovým manažerům přesněji rozdělit pracovní struktury.

V této fázi plánu budete vytvářet milníky, abyste mohli brát velké nebo vysoce kvalitní výstupy a rozdělit je na malé výstupy, které mohou být popsány v dalším kroku.

04 Struktura členění

Struktura členění práce, nebo WBS, deconstructs milníky a hlavní výstupy v projektu do menších kusů, takže jedna osoba může být přiřazena odpovědnost za každý kus. Při vývoji struktury členění práce projektový manažer bere v úvahu mnoho faktorů, jako jsou silné a slabé stránky členů projektového týmu, vzájemná závislost mezi úkoly, dostupné zdroje a celkový termín projektu.

Projektoví manažeři jsou v konečném důsledku zodpovědní za úspěch projektu, ale nemohou vykonávat svou práci sami. WBS je nástroj, který projektový manažer používá k zajištění odpovědnosti za projekt, protože informuje sponzora projektu, členy projektového týmu a zúčastněné strany, kteří jsou zodpovědní za co. Pokud je projektový manažer znepokojen nějakým úkolem, přesně ví, s kým se v souvislosti s tímto zájmem setkat.

05 Rozpočet

Rozpočet projektu ukazuje, kolik peněz je přiděleno na dokončení projektu. Projektový manažer je zodpovědný za přiměřené rozložení těchto zdrojů. U projektu, který má dodavatele, projektový manažer zajišťuje, že výstupy jsou dokončeny podle smluvních podmínek, přičemž zvláštní pozornost je věnována kvalitě. Některé rozpočty projektů navazují na plán lidských zdrojů.

Je důležité stanovit náklady na každý milník a výsledky tak, že se podíváte na to, kolik času a nákladů na práci bude potřeba k dokončení úkolů. Náklady na projekt budou vázány na to, jak dlouho projekt trvá, což sahá zpět do rozsahu projektu. Rozsah, milníky, úkoly a rozpočet musí být sladěny a realistické.

06 Plán lidských zdrojů

Plán lidských zdrojů ukazuje, jak bude projekt personálně obsazen. Někdy je znám jako personální plán. Tento plán definuje, kdo bude na projektovém týmu a kolik času se od něj očekává. Při přípravě tohoto plánu se projektový manažer dohodne s členy týmu a jejich nadřízenými na tom, kolik času se může člen týmu věnovat projektu. Je-li potřeba konzultovat projekt s dalšími zaměstnanci, ale jsou součástí projektového týmu, je to také zdokumentováno v personálním plánu. Opět se konzultují příslušné orgány dohledu.

07 Plán řízení rizik

Na projektu se může pokazit mnoho věcí. Zatímco každá možná katastrofa nebo menší škytavka je nepředvídatelná, mnoho z nich lze předvídat. V plánu řízení rizik identifikuje projektový manažer rizika pro projekt, pravděpodobnost, že tato rizika nastanou, a strategie pro zmírnění těchto rizik. Projektový manažer hledá podklady od sponzora projektu, projektového týmu, zainteresovaných stran a interních odborníků.

Strategie zmírňování jsou zavedeny pro rizika, která se mohou vyskytnout, nebo mají s nimi vysoké náklady. Rizika, která se pravděpodobně nevyskytnou, a rizika, která mají nízké náklady, jsou uvedena v plánu; nicméně, oni nemohou mít strategie zmírnění.

08 Komunikační plán

Komunikační plán popisuje, jak bude projekt sdělován různým divákům. Podobně jako struktura členění práce přiřazuje komunikační plán odpovědnost za dokončení každé komponenty členovi projektového týmu.

V tomto kroku je důležité načrtnout, jak budou problémy sdělovány a řešeny v rámci týmu a jak často bude probíhat komunikace s týmem a zúčastněnými stranami nebo šéfem.

Každá zpráva má zamýšlené publikum. Komunikační plán pomáhá projektovým manažerům zajistit správné informace ve správný čas.

09 Plán řízení zúčastněných stran

Plán řízení zúčastněných stran určuje, jak budou v projektu použity zúčastněné strany. Někdy zainteresované strany potřebují pouze informace. O to se může postarat komunikační plán. Pokud je zapotřebí více informací od zúčastněných stran, plán řízení zúčastněných stran nastíní, jak bude získán.

10 Změna plánu řízení

Plán řízení změn stanoví rámec pro provádění změn projektu. Projektoví manažeři mají tendenci se vyhnout změnám v projektu, ale někdy jsou nevyhnutelné. Plán řízení změn poskytuje protokoly a procesy pro provádění změn. Pro odpovědnost a transparentnost je klíčové, aby sponzoři projektu, projektoví manažeři a členové projektového týmu postupovali podle plánu řízení změn.