Toolkit pro sledování systému žadatelů

Nalezení správné žadatel sledovací systém, který splňuje všechny potřeby vaší organizace může být ohromující úkol. To může být výzva i vědět, kde začít při zvažování žadatel sledovací systémy a jak porovnat každé řešení.

Zde najdete důležité oblasti, které je třeba prozkoumat, otázky, na které se můžete zeptat, a odpovědi na analýzu během procesu vyhodnocování systémů sledování žadatelů. Tyto informace povedou vaši společnost při hledání vhodného systému sledování žadatelů, který splní vaše potřeby.

Identifikujte žadatele Sledovací systém rozhodování

Společnost musí organizovat interně před zahájením jakéhokoli procesu hodnocení žadatelů. Při přípravě na hodnocení systému sledování žadatelů je nezbytné vytvořit spolupráci zúčastněných stran a dát těmto osobám s rozhodovací pravomocí čas, aby dospěli k informovanému rozhodnutí.

Vaše výběrová komise by měla být připravena posoudit silné a slabé stránky každého dodavatele systému sledování žadatelů. Výběrová komise by měla tyto členy zahrnovat.

• Výběrový manažer: Zpravidla je to senior viceprezident (SVP) nebo viceprezident (VP) pro lidské zdroje, který může ostatním členům výboru dát jasnou směrnici a vizi. Osoba by také měla mít možnost vysvětlit výběr dodavatele z hlediska návratnosti investic (ROI) svým protějškům.
• Manažer výběru: Tato osoba musí mít plné pochopení procesu přijímání a bodů bolesti společnosti, aby mohla vytvořit správnou vyhledávací a výběrovou taktiku.
• Člen výboru: Pro zajištění hlasu uživatelů a úspěšné přijetí zvoleného řešení.

• Přispěvatelé výborů: Jedná se o členy z jiných oddělení, kteří poskytují další informace pro proces výběru systému sledování žadatelů. Ti, kteří mají finanční odbornost, mohou poskytnout informace o finanční stabilitě dodavatelů nebo srovnávat celkové náklady každého systému sledování žadatelů ve vztahu k rozpočtu projektu. Přispěvatelé IT mohou vzdělávat členy výboru o technických možnostech systému sledování žadatelů prodejců a pomáhat srovnávat každé řešení s vaším stávajícím systémem.

  Členové výboru by měli být lidé, kteří dokáží rozpoznat hodnotu technologických nástrojů, optimalizaci procesů a služby zákazníkům, protože se týkají vaší firemní vize talent managementu.

Dokumentujte váš aktuální proces náboru

Poté, co jste sestavili svou komisi pro sledování systému výběru uchazečů, vaším prvním úkolem je vytvořit dokument, který sleduje proces rekvizice zaměstnanců, procesu přijímání zaměstnanců a role manažera najímání, náborového pracovníka a kandidáta na dokončení pronájmu.. Pak by měl váš výbor projednat, proč je každý krok nezbytný a co by se stalo, kdyby bylo odstraněno.

Zjednodušte proces přijímání zaměstnanců a ujistěte se, že každý krok je skutečně přidanou hodnotou a pomáhá vám vytvářet kvalitní zaměstnance. To umožní vašemu výboru porovnat potřeby vašeho procesu náboru s možnostmi každého systému sledování žadatelů. Toto hodnocení je skvělou příležitostí, jak se seznámit s osvědčenými postupy při najímání a přezkoumávat a optimalizovat váš současný proces náboru.

Identifikujte požadavky na systém sledování vašich žadatelů

Nyní, když jste jasně identifikovali proces náboru vaší společnosti, je váš výbor plně připraven identifikovat požadavky vaší společnosti na systém sledování žadatelů. Mějte na paměti, že chcete mít jasnou odpověď na následující otázky:

• Proč nakupujete tento systém sledování žadatelů?
• Je váš současný proces náboru v souladu s cíli vaší společnosti?

Vedení těchto otázek na mysli pomůže váš výbor učinit silný případ ke koupi žadatele sledování řešení. Aby žadatel sledovací systém, který se rozhodnete mít silné spojení s ROI, musí váš výbor vytvořit jasná očekávání, co chcete v systému sledování žadatelů.

Váš systém sledování žadatelů by měl vybudovat lepší vztah mezi náborovými pracovníky a manažery najímání zaměstnanců, zefektivnit proces tvorby a schvalování žádostí a zlepšit kvalitu svých zaměstnanců. Váš systém pro sledování žadatelů by měl zefektivnit úsilí o nábor profesionálů v oblasti lidských zdrojů prostřednictvím automatizace a vytvořit efektivnější a nákladově efektivnější proces přijímání zaměstnanců. Je to ideální čas k řešení společných úkolů v oblasti lidských zdrojů, jako jsou:

• Vysoký objem pokračuje bez efektivního způsobu přijímání, kontroly a řízení.
• Velký objem pracovních příležitostí s těžkopádnou interní komunikací.
• Nelze rychle přistupovat k informacím a podávat zprávy o všech metrikách náboru.
• Ztráta kvalifikovaných žadatelů v důsledku náhodného skladování životopisů.
• Duplikace náborového úsilí mezi různými pobočkami a divizemi lokálně nebo v zahraničí.
• Nadměrné náklady na údržbu a podporu IT s domácí technikou.
• Neefektivní sledování údajů o shodě EEO-OFCCP.

• Snažit se dostat náležitou pozornost ze strany IT pro inovace a vylepšení technologií.

Využijte této příležitosti a zvážte hodnotu zlepšení z nových procesů a technologií, jako jsou:

• vyhnout se použití různých modulů,
• zlepšení komunikace a
• řešení globálních problémů.

Chcete-li udržet tento zvládnutelný musíte identifikovat základní "musí mít", aby se odstranily nekvalifikovaní prodejci. Jako základní faktor může váš výbor například rozhodnout, že budete brát v úvahu pouze dodavatele, kteří poskytují webové řešení na rozdíl od nainstalovaného systému, protože hostované řešení eliminuje zátěž vašeho IT týmu.

Identifikujte požadavky na systém sledování vašich žadatelů

Identifikace jasných obchodních cílů propojí vaše priority s vašimi požadavky. Je nezbytné, aby se váš výbor zaměřil na své počáteční systémové požadavky. Výbor se musí vyvarovat toho, aby byli rušeni prvky systému, které nejsou v souladu s prioritami vaší společnosti. Poznali jste důležité obchodní cíle a klíčové požadavky, které je třeba vzít v úvahu při vytváření vlastních cílů.

Klíčové požadavky, které je třeba vzít v úvahu v systému sledování žadatelů

• Účinnost procesů: centralizace procesu může zlepšit řadu úkolů, včetně, ale bez omezení na ně, požadavků na zaměstnání, sledování, řízení programů pro předávání a předávání zaměstnanců.
• Umožňuje uchazečům, aby rychle a snadno aplikovali na vaši organizaci plat a hodinový pronájem, aniž by procházeli více stránkami otázek.
• Může usnadnit nábor velkých objemů a zároveň zůstat nákladově efektivní.
• Vysoce konfigurovatelné, škálovatelné řešení, které lze konfigurovat podle našeho jedinečného procesu řízení náboru a schopno přizpůsobit se vyvíjejícím se potřebám, jak naše organizace roste nebo se mění naše procesy.
• Vylepšené možnosti přehledů: mnoho organizací je zpochybňováno určováním jejich celkových výdajů na dodavatele, zdroje a porovnávání metrik. Koordinace prostřednictvím jediného zdroje umožní přesné centralizované podávání zpráv.
• Umožňuje náborářům prohledávat databázi všech informací a specifických parametrů.
• Obsahuje Centrum přehledů, které uživatelům umožňuje spouštět přehledy ad-hoc a ukládat kritéria pro budoucí použití, stejně jako spouštění standardních přehledů v odvětvích, včetně nákladů za pronájem, času do vyplnění, efektivnosti zdroje a dalších.

Vytvářejte identitu a povědomí o značce

• Vytvoření spojení mezi žadatelem a pozitivními zkušenostmi v oblasti zaměstnanosti povede k uznání značky. Silná značka může vytvářet důvěru, která bude řídit žadatele provozu a zvýšit svůj talent fondu.
• Webové stránky značkového střediska mohou být přístupné prostřednictvím webových stránek vaší společnosti.
• Umožňuje náborářům snadno zveřejňovat informace o kariéře na webových stránkách společnosti.
• Poskytovat vícejazyčné schopnosti pro globální podporu.
• Shoda s EEO / AAP.
• Schopnost udržet přesné měřítko těchto informací bude v souladu s federálními předpisy a vyhnout se jakýmkoli právním krokům vůči organizaci. Pomůže to také ke stanovení kvality žadatele.
• Schopen zachytit, sledovat a vykazovat dobrovolná data EEO, přičemž zůstává v souladu s pokyny stanovenými EEO / OFCCP.
• Schopen předběžně promítat kandidáty s vylučovacími otázkami, aby bylo možné určit, kdo splňuje základní kvalifikaci pro danou pozici.
• Vylepšená komunikace.
• Vytváří prostředí, které efektivně informuje, sjednotí všechny uživatele a zefektivní činnost organizace.
• Zahrnuje komunikační centrum usnadnit komunikaci mezi náborovými pracovníky, manažery náboru a kandidáty. Také umožňuje uživatelům naplánovat schůzky, zanechat poznámky a zpětnou vazbu, posílat hromadné zprávy a automaticky reagovat na žádosti po obdržení životopisu.

Zákaznická podpora pro systém sledování žadatelů

• Plné přijetí uživatele závisí na úrovni zákaznické podpory poskytované dodavatelem během a po implementaci.
• Snadno dostupný tým podpory, který je určen k řízení podnikových a uživatelských problémů a zároveň využívá osvědčených postupů v oboru.
• Nejvyšší úroveň podpory, kterou máte k dispozici zdarma vaší společnosti.

Posuzování dodavatelů systémů pro sledování žadatelů

Doporučuje se, abyste požádali potenciální dodavatele o žádost o návrh (RFP), o které se váš výbor rozhodl zvážit. To je vaše příležitost získat vysvětlení na jakékoli téma, které pomohou vašemu výboru určit, zda žadatel sledování software může udělat požadovanou práci. Váš výbor by měl zvážit následující hlavní otázky, aby navrhl efektivní RFP:

• Podporuje systém hlavní obavy vašeho výboru? To souvisí s předchozí částí procesu hodnocení; musíte znát celý proces dříve, než budete moci určit, jaké funkce potřebujete. Váš výbor nemůže být rozptylován řešeními, která mohou nabídnout funkce, které nejsou vaší hlavní prioritou. I když se mohou zdát atraktivní, mnoho honosných funkcí a funkcí nevytvoří žádnou hodnotu pro vaši organizaci, pokud nebudou používány vašimi uživateli.
• Instaloval dodavatel systém v jiné organizaci podobné velikosti?
• Váš výbor by měl mít přístup k odkazům, které vám umožní nahlédnout do otázek, jako je spokojenost zákazníků a následný proces provádění a skryté poplatky. Nezapomeňte, že funkce nemají žádnou hodnotu bez silného přijetí uživatelem.
• Co znamená proces implementace? Úspěšná míra přijetí začíná řádnou implementací. Chcete si být jisti, že váš vybraný dodavatel nenechá vaše uživatele bez řádného školení a nepřetržité podpory. Implementace by měla být zaměřena na proces náboru vaší organizace a neučit se, jak se přizpůsobit jejich systému.

  Nikdy byste neměli mít pocit, že váš implementační program vás zanechá pociťován ztracený a nejistý o schopnostech dodavatele. Během hodnotícího procesu by měl mít váš výbor dojem, že na základě vašich priorit a obchodních cílů oddělení bude vaše implementace vytvářet pevný základ pro dlouhodobé partnerství s poskytovatelem systému sledování žadatelů. Nezapomeňte, že vysoké přijetí uživatele do systému sledování žadatelů vygeneruje vyšší návratnost investic.

Více o systémech pro hodnocení dodavatelů

• Jaká je vize a strategie růstu dodavatele? Prodejce musí prokázat vůdcovství a předvídavost jako lídr trhu. Aby bylo možné prezentovat komplexní řešení, měl by dodavatel vzít v úvahu vaše specifické potřeby a připravit se na změnu a růst v budoucnu.
• Zjistěte, zda toto řešení přispívá k celkovému obchodnímu plánu? V konečném důsledku bude nutné, aby výběrový manažer zobrazil očekávanou návratnost investic, aby mohl učinit silné řešení pro řešení.

  Výběrový manažer musí hledat úspory na takových věcech, jako je náborová inzerce, zaměstnanecká hodnota využívání vyhledávacích firem a optimalizace procesů poskytovaná dodavatelem. Společnost by také měla ušetřit na udržení zaměstnanců a kvalitě kandidátů. To může být ohromující vytvořit plně podrobný dokument dotazů, které budou zahrnovat všechna nezbytná témata k hodnocení žadatel sledovací systém.

• Kromě funkcí a funkcí by měl mít váš výbor možnost diskutovat o schopnosti dodavatele sloužit jako dlouhodobý partner vaší organizace. Vzhledem k tomu, že váš výbor provádí proces hodnocení dodavatelů, chcete si být jisti, že tyto faktory zvážíte:
• Finanční stabilita: Provádět náležitou péči o účetní závěrky všech potenciálních prodejců, kteří jsou předmětem kontroly. Zjistíte, že je to dokonalé téma, kterým vás může přispět váš finanční výbor přispěvatel.
• Kvality strategických partnerů: Abychom mohli nabídnout kompletní řešení, někteří dodavatelé budou spolupracovat s jinými servisními společnostmi, aby svým klientům nabídli komplexnější sadu služeb. Váš výbor by měl být informován o všech partnerstvích, která jsou s konkurenčními dodavateli zapojena. Tyto informace mohou poskytnout pohled na možné partnerství mezi vaší společností a prodejcem.
• Náborové schopnosti: Bez ohledu na velikost vaší společnosti, musíte se ujistit, že prodejce má schopnost podporovat celý životní cyklus zaměstnanců, od sledování žadatelů, při nástupu na palubu, plánování nástupnictví až po off-boarding. To zabrání tomu, aby vaše společnost vyrostla ze svého řešení, což by pravděpodobně vedlo ke zhoršení, novému hodnocení a nákladným poplatkům za provádění.
• Budoucí vývoj produktů: Ujistěte se, že prodávající vyjadřuje silné porozumění výzvám, kterým čelí nábor nyní i v budoucnu. Zvolený dodavatel musí být v souladu s technologickými a průmyslovými novinkami, aby se přizpůsobil měnícím se potřebám a zajistil, že konfigurace řešení budou plně využívány.
• Integrace s HRIS: I když možná budete chtít, aby přispěvatel vaší IT komise poskytl informace o této záležitosti, neměl by váš výbor zapojit do používání systému sledování žadatelů, který nebude dostatečně sloužit celému oddělení. Jakýkoli dodavatel, který stojí za zvážení, by měl mít možnost přesunout klíčové informace ze svého systému do systému HRIS s minimálními obtížemi.

Souhrn výběru dodavatele pro systémy sledování žadatelů

Časová osa procesu výběru dodavatele pro systém sledování žadatelů se může pohybovat od měsíce do šesti nebo více, aby se dokončila. Níže je navržen časový rozvrh, který umožní vašemu výboru promítnout časový rámec pro postup výběru dodavatele pro systém sledování žadatelů.

Vezměte prosím na vědomí, že toto se může změnit na základě preferovaného data implementace.

Časová osa pro výběr dodavatele pro systémy sledování žadatelů

• Vytvořte výběrovou komisi - 1 týden
• Identifikujte potřeby společnosti - 1 až 2 týdny

Objektivně posoudit dodavatele proti identifikovaným potřebám společnosti následujícím procesem:

1. Vytvořte dlouhý seznam možných dodavatelů - 1 týden
2. Vyžádejte si RFP, aby poskytly vysvětlení k jakémukoliv tématu nebo obavám - 4 týdny
3. Vytvořte užší seznam pomocí klíčových hodnotících kritérií - 1 až 2 týdny
4. Dokončete dodavatele - 3 až 6 týdnů
5. Ukážte různé systémy - co nejdříve
6. Prodejní prezentace - co nejdříve
7. Návštěvy stránek - podle potřeby

Mějte na paměti, že hlavním cílem systému sledování žadatelů je umožnit vašim uživatelům. Členové výboru by měli být schopni rozpoznat a klást hodnotu na technologické nástroje, optimalizaci procesů, vizi společnosti a zákaznickou podporu s cílem strategicky omezit dodavatele na krátký seznam skutečných možností.

Je pravděpodobné, že váš krátký seznam nemusí mít mnoho odlišujících funkčních rozdílů; proto je důležité mít na mysli méně hmatatelné prvky tohoto dodavatele.

Váš výbor by se měl zabývat zdroji informací, jako jsou webové stránky dodavatele, diskusní skupiny, portály lidských zdrojů a veletrhy. Spojte se s kolegy v jiných společnostech, které jsou podobné velikostí, potřebami a průmyslem, aby se poučily ze svých zkušeností.

Partnerství s dodavatelem orientovaným na služby, který je nejkompatibilnější s vizí a cíli vaší organizace do budoucna, bude neocenitelné pro všechny klíčové hráče ve vašem systému sledování, výběru a implementace systému.

Více o náboru a najímání

• Recruiting Stars: Top Ten způsoby, jak získat skvělé kandidáty.
• Použijte LinkedIn pro nábor zaměstnanců.