Struktury řízení projektů

Víte, co je to řízení projektu a jak to vypadá? Nebo co dělat, pokud pracujete v prostředí, kde neexistuje? Začněme definicí.

Projektové řízení: Definice

„Správa“ v pojmech řízení projektů se týká politik, postupů, norem, postupů a pokynů, které určují, jak vaše organizace řídí, řídí a řídí projekty.

Správa může být rozsáhlá a „těžká“ se spoustou byrokracie, nebo povrchní a „lehká“ (v tomto případě je pravděpodobně neefektivní). Manažeři by měli usilovat o správnou úroveň řízení pro své životní prostředí a kulturu. Klíčovým faktorem pro zajištění jejich účinnosti je zajištění toho, aby vaše politiky řízení byly vhodné pro daný účel.

Vláda začíná na vrcholu. Představenstvo společnosti by mělo být zavázáno k myšlence řádné správy věcí veřejných a ke skutečnosti, že projekty by měly být řádně řízeny v rámci stanovených pokynů. Tento postoj a očekávané standardy budou filtrovány do projektových rad a vedoucích projektů (a programových týmů, pokud existují).

Proč záleží na řízení projektu

Váš sponzor projektu a další klíčoví aktéři chtějí vědět, že rozpočet projektu trávíte správným způsobem. Chtějí vidět, že efektivně sledujete pokrok svého projektu a v případě potřeby přistupujete k řízení rizika projektu.

Důvody pro řádnou správu projektů však jde dále.

Správa je požadována klienty, zejména ve veřejném sektoru. Vlády a regulátoři žádají (a v některých případech prosazují) určité standardy pro určité projekty. Správa věcí veřejných není jen vnitřní záležitostí: mnoho společností působících na regulovaných trzích bude muset následovat pokyny externích právních předpisů, jako je Sarbanes-Oxley. Řízení projektů tvoří malou část toho, že dokážete dokázat, že vaše společnost funguje efektivně a v rámci stanovených směrnic a předpisů pro váš obor.

Správa projektů také pomáhá:

• Zlepšete návratnost investic a efektivně sledujte tyto investice
• Získejte buy-in pro projekty
• Vyhněte se běžným důvodům, proč projekty selhávají
• Komunikujte efektivněji
• Zavést standardizaci napříč projekty, což usnadní porovnání výkonu
• Minimalizujte riziko
• Rozvíjet a motivovat zaměstnance ve strukturovaném prostředí

Jak vypadá projektové řízení

Takže nyní víme, co je to řízení projektu, jak to vypadá na projektu? Zde jsou druhy činností, které demonstrují správu v prostředí projektu:

• Existuje disciplinovaný životní cyklus projektového řízení, který obsahuje definované body pro schválení. Jsou to místa, kde se diskutuje o životaschopnosti projektu a rozhoduje se, zda bude pokračovat v práci či nikoliv.
• Projekty mají jasný obchodní případ a obchodní případy mají dostatek informací, které umožňují správním týmům činit správná rozhodnutí.
• Tato rozhodnutí jsou dostatečně zdokumentována a sdělena.
• Lidé pracující na projektech mají definované role a odpovědnosti.
• Existuje kultura nepřetržitého učení, která projektovým týmům umožňuje průběžně zlepšovat a diskutovat o poučení z prostředí bez viny.

• Existují procesy a postupy, které projektovým týmům umožňují přezkoumat svůj projekt a v případě potřeby požádat o nezávislou podporu.
• Zúčastněné strany jsou zapojeny a procesu důvěřují.
• Projektové týmy jsou tvořeny jednotlivci, kteří mají zkušenosti a kvalifikaci v příslušných rolích.

Řízení projektů je celkově spojeno se strukturami řízení. Pokud si myslíte, že hlavním cílem řízení projektů je zajistit, aby projekty byly prováděny správným způsobem, můžete vidět, jak souvisí s finanční správou na podnikové úrovni, řízením podnikových rizik a dalšími.

Projektové řízení by mělo bez problémů zapadat do stávajících organizačních procesů. Jinými slovy, nevytvářejte zcela nový proces finančního řízení, pokud již máte takový, který funguje v jiných oblastech! Využijte toho, co v současné době existuje, a vylepšujte podnikové procesy tak, aby byly vhodné pro použití v prostředí projektu.

5 Oblasti zaměření řízení projektů

Když se na to podíváte, uvědomíte si, že řízení projektu je všudypřítomné všemi prvky řízení projektů. Existují však některé klíčové oblasti, v nichž je řízení obzvláště důležité.

1. Metodiky a procesy: Tyto informace vám pomáhají spolehlivě a trvale pracovat.
2. Řízení znalostí: To je klíčové pro poučení a zajištění toho, že se organizace učí z projektových zkušeností. Řízení znalostí je nezbytné, pokud chcete přestat dělat stejné chyby vícekrát.
3. Zralost řízení projektu: Jak se zvyšuje zralost organizačního řízení projektu, bude i vaše schopnost úspěšně realizovat.
4. Buy-in na vyšší úrovni: Závazek k řízení projektů začíná na vrcholu. Pokud máte podporu managementu, bude to kaskádovitě klesat na všech úrovních podnikání a přístup k řízení bude udržitelnější.

1. Podpůrná kultura: Kultura podpory, nikoli vina, zajistí, že projektoví manažeři budou mít správné prostředí, ve kterém budou prosperovat. Podpůrná kultura vedená Úřadem pro řízení projektů nebo ředitelem projektu pomůže projektovým manažerům dosáhnout jejich cílů a cílů projektu.

Co dělat, když neexistuje korporátní standard

Mnozí projektoví manažeři v menších organizacích se ocitají v projektech v prostředí, které je podpůrné, a kde je buy-in pro koncepci projektového řízení, ale bez formálních organizačních struktur, z nichž by se dalo vyčerpat.

V této situaci - a není to výlučně pro malé organizace - budete navrhovat model řízení projektu od nuly. Pokud neexistuje přístup k řízení projektu, který by vám umožnil odložit police a vyhovět vašemu projektu, budete si muset vytvořit vlastní.

To není tak těžké, jak by se mohlo zdát!

Začněte nastavením základů:

• Vytvořte dokument role a odpovědnosti
• Ujistěte se, že máte sponzora projektu
• Ujistěte se, že máte projektovou radu nebo řídící skupinu a pořádáte pravidelná setkání, na která budete mít a distribuovat minuty
• Vytvořit proces řízení rizik
• Nastavte proces řízení změn
• Sestavte si body do svého projektového plánu, kde kontrolujete životaschopnost projektu v porovnání s původními cíli obchodního případu (konec každé fáze fáze je přirozeným bodem pro provedení těchto kontrol).

V konečném důsledku je odpovědností sponzora projektu zajistit, aby existovala odpovídající správa, ale v tomto mohou se aktivně podílet i projektoví manažeři.

Správa může být jedním ze sušších subjektů v řízení projektů, ale je to jeden z nejdůležitějších. Je to způsob, jakým vedoucí týmy vědí, že děláte dobrou práci a ujišťuje je, že se projekt rozvíjí tak, jak by měl. Poskytuje také kontroly a rovnováhy nezbytné pro manažery, aby věděli, že peníze jsou vynakládány způsobem, který je vhodný a sladěný s obchodním případem.