Použití milníků v řízení projektů

Jednou z charakteristik projektu je, že trvá po určitou dobu. To by mohlo být něco od několika týdnů až po několik let a v některých případech i po rozsáhlých stavebních projektech nebo veřejných pracích, desetiletích.

Pro sledování pokroku na cestě a zajištění toho, aby klíčové výstupy byly dosaženy podle časového plánu, používají projektoví manažeři milníky.

Projektový milník je úkol s nulovým trváním, což znamená úspěch v projektu. Používají se jako způsob, jak ukázat dopředný pohyb a pokrok a ukázat lidem, co se děje, a to i v případě, že nemají podrobné znalosti o úkolech, kterých se to týká. V tomto ohledu jsou velmi užitečné pro komunikaci zúčastněných stran a stanovení očekávání.

Kdy použít projektové milníky

Milníky v projektovém řízení se používají k označení:

• Začátek významných fází práce
• Ukončení významných fází práce
• Termíny
• Když se dělá důležité rozhodnutí
• Jiné pevné body v čase, které potřebují specificky volat

Jak často dávat milníky do svého plánu

Školicí kurz může doporučit uvedení milníků do vašeho plánu asi jednou za měsíc.To je v pořádku a dobré pravidlo, ale musíte použít svůj profesionální úsudek. Některé měsíce mohou mít spoustu činností, neboť důležitá setkání jsou označována za milníky, přijímá rozhodnutí a uzavírá jednu fázi a začíná další.

V jiných měsících se můžete zaměřit na exekuci, s velmi malým, pokud vůbec nějakým, že můžete zavěsit milník.

Pro účely podávání zpráv je vhodné vytvořit důvod, proč je třeba v každém cyklu podávání zpráv provést alespoň jeden milník.

Jak jsou milníky zastoupeny ve vašem Ganttově diagramu

Milníky jsou jednou ze součástí Ganttova diagramu a jsou uvedeny na grafu jako diamant. Neobjevují se jako normální úkol, protože mají nulovou délku: jinými slovy, nezabírají žádný čas. Pro účely plánování na Ganttově diagramu se prostě stávají.

Pokud nepoužíváte Ganttovy diagramy, můžete stále používat milníky. Zde je 5 alternativ k Ganttovým diagramům: do svých plánů můžete stále začlenit milníky s využitím těchto plánů.

Pokud si přejete zůstat osobně organizováni a váš software pro správu projektů není plně integrován do vašeho kalendáře, můžete klíčová data zkopírovat a vložit do svého deníku. V závislosti na tom, jak chcete pracovat, vám to může připomenout, co by mělo přijít.

Jak pojmenovat milníky

Milníky by měly mít jasný popis vašeho harmonogramu projektu, ale ne ten, který naznačuje, že jsou úkolem. Neměli by tedy být nazýváni „Získejte dohodu o přechodu do fáze 2“, ale „fázi 2“. Pokud chcete odrážet snahu o dosažení dohody o přesunu do fáze 2, přidejte úkol do těsně před milníkem, který ji pokryje.

Milníky by měly popisovat okamžik, který představují takto:

• Testovací fáze je dokončena
• Schváleno PID
• Smlouva podepsána

Mnozí projektoví manažeři si také volí číslo svých milníků pro snadnou orientaci. Pokud použijete strukturu členění práce, můžete z ní použít číslování. Jinak je dobré použít M1, M2 a tak dále, aby bylo zřejmé, na co se odvoláváte. Jasná jmenná struktura se stává důležitější, protože se zvyšuje počet milníků, takže přemýšlejte o tom, jak to uděláte, pokud váš projekt trvá několik měsíců.

Jak získat milníky Signed Off

Milníky jsou součástí harmonogramu vašeho projektu, takže pokud je váš plán vytyčen, měli byste zvážit podepsané milníky.

Pokud potřebujete změnit data vašich milníků, měli byste pro provedení svého plánu použít standardní postup řízení změn. To může být tak snadné, jak si povídat se svým sponzorem projektu a dát jim vědět, proč se data musí změnit, nebo jak formální, jako když sestavují nový doporučený plán a berou ho do plánovacího výboru, který je ratifikoval.

Nejlepším řešením je zjistit, jaký bude váš proces odhlášení v milníku, pokud ho budete potřebovat, abyste nemuseli ztrácet čas, když budete muset provést změnu.

Použití milníků pro komunikaci

Milníky jsou užitečné pro komunikaci a podávání zpráv, protože představují minimální kontrolní body v plánu. Jinými slovy, pokud jste si vzali všechny ostatní úkoly, mohli byste stále vidět, co se děje, a udržet projekt v pohybu vpřed jen s využitím milníků.

Měli byste být schopni vytáhnout milníky a dát je na palubní desku nebo zprávu o projektu. Měli by vyprávět příběh projektu v dostatečném detailu, aby uspokojili lidi, kterým se hlásíte, obvykle sponzorem projektu nebo jinou výkonnou skupinou, jako je řídící skupina (nebo projektová rada). Každý měsíc, nebo na frekvenci, kterou používáte, můžete ukázat, které milníky byly dosaženy.

Hlášení proti milníkům je poměrně jednoduché a často se provádí jako tabulka. Vypsáte popis milníku, datum jeho splatnosti a pak nové datum předpovědi. Když je dosažen milník a může být označen jako úplný, přidejte toto datum také. Doufejme, že to bude stejné jako předpokládané datum, ale projekty se ne vždy takhle vymykají.

Taková tabulka dává jasně najevo, co bylo dokončeno a co je vynikající. Odpověď na otázku „Proč jsme tento milník neudělali?“ Si budete moci naplánovat, než se sejdete se svým sponzorem nebo odešlete zprávu.

Když je váš plán projektu velmi dlouhý a máte spoustu milníků, je pro vás jednodušší odložit dokončené milníky v každém reportovacím cyklu. Nahlaste pouze milníky, které se chystají nebo dokončily v tomto měsíci: příští měsíc si vezměte cokoliv, co bylo dokončeno minulý měsíc, takže nepřestáváte neustále zvyšovat délku zprávy tím, že lidem řeknete o práci, kterou již vědí, že je dokončena.

Milníky jsou opravdu užitečným nástrojem pro řízení projektů pro plánování, plánování a podávání zpráv a jsou snadno použitelné. Dejte si do svého příštího plánu projektu, sledujte je a zjistíte, jaká frekvence je pro vás nejlepší.

Stejně jako u všeho, co se týče projektového řízení, je využívejte flexibilně, abyste dosáhli požadovaného výsledku a využili těchto tipů a pokynů k informování o svém vlastním rozhodnutí.