Osobní asistentka Pokračovat Vzorek a seznam dovedností

Osobní asistenti jsou podobní asistentům manažera nebo asistentům kanceláře v tom všichni vykonávají rutinní administrativní-úkoly typu tak že někdo jiný nemusí. Pravděpodobně se jedná o promítání nebo přijímání telefonních hovorů, dopisů a e-mailů, správu plánů a psaní poznámek na schůzích.

Rozdíl je v tom, že osobní asistenti pomáhají pouze jedné osobě a mohou také pomáhat s osobními úkoly, jako je nakupování nebo plánování společenských úkolů.

Někteří lidé delegují projektovou práci na své asistenty nebo je nechají v jejich nepřítomnosti zastoupit jejich asistenti.

Pracovní požadavky na osobní asistenty

Zatímco není stanoven minimální požadavek na osobní asistenty z hlediska vzdělávání, zázemí v podnikání nebo administrativní práci pomáhá. V některých případech může být důležitý i druhý nebo třetí jazyk. Obecně platí, že dovednosti, které máte, jsou důležitější než vaše vzdělání. Diskuse o některých z těchto nezbytných dovedností vám může pomoci rozhodnout, zda je tento typ práce pro vás.

Zde je seznam dovedností osobního asistenta pro životopisy, průvodní dopisy, žádosti o zaměstnání a rozhovory. Požadované dovednosti se budou lišit v závislosti na zaměstnání, pro které žádáte, a také si prohlédněte náš seznam dovedností uvedených podle zaměstnání a typu dovednosti. Prohlédněte si tento seznam a zjistěte, zda jste tyto dovednosti využili v předchozích zaměstnáních nebo jste je získali prostřednictvím školení.

Udělejte si poznámky o tom, kdy a jak jste tyto dovednosti použili nebo rozvinuli. Pak je přidejte do svého životopisu a průvodního dopisu, nebo si po ruce při vyplňování žádostí o zaměstnání. Lidé, kteří si prohlížejí aplikace, často hledají klíčové dovednosti. Zápas se svými dovednostmi s těmi, které jsou pro tuto práci požadovány. Pak se ujistěte, že jsou uvedeny ve vašem průvodním dopise a uvedeny na vašem životopisu.

Měli byste také vytvořit rozhovor odpovědi o tom, jak jste využili své dovednosti v předchozích pozicích. Uveďte příklad, jak jste vyřešili problém na pracovišti pomocí jedné nebo více z těchto dovedností. Ukažte, jak vaše dovednosti přispěly k úspěchu projektu.

Příklady osobních asistentských dovedností

Tento seznam není vyčerpávající, ale zahrnuje některé z nejdůležitějších, vyhledávaných dovedností osobních asistentů.

Organizace a řízení času

Jako osobní asistent bude velká část vaší práce udržet někoho jiného organizovaného a naplánovaného. Musíte se proto dobře organizovat. Naštěstí může být organizace naučena. Existují specifické techniky, které můžete přizpůsobit tak, aby váš čas byl efektivnější a aby váš život a život vašeho manažera zůstal zachován v pořádku.

Písemná a verbální komunikace

Budete muset porozumět a řídit se pokyny a budete muset jasně a čestně předávat informace. V závislosti na podrobnostech vaší pozice můžete také přivítat klienty, odpovídat na korespondenci nebo vytvářet zprávy a prezentace. Všechny tyto úkoly vyžadují špičkové komunikační dovednosti včetně mluvení a psaní, poslechu a čtení.

Přesnost a pozornost k detailu

Pozornost věnovaná detailu je rozhodující složkou jak pořádání, tak i komunikace.

Nejasnost nebo nepřesnost přinášejí v nejlepším případě neefektivitu a mohou také způsobit vážné chyby nebo odcizit kolegy manažera.

Znalost příslušného softwaru

Který software budete muset zpracovat, může se lišit, ale bude pravděpodobně zahrnovat zpracování textu, tabulky, databáze, kalendáře, publikování na ploše a aplikaci PowerPoint nebo něco podobného. Být schopen poskytnout alespoň minimální technickou podporu je plus. Možná budete muset zhodnotit několik různých programů a aplikací, abyste si mohli vybrat sami, což poskytuje nejlepší nástroje pro dosažení cílů vašeho manažera. Vaším úkolem je vždy snazší a jednodušší práci vašeho manažera, což může vyžadovat spoustu řešení problémů v zákulisí.

Taktika a diskrétnost

Jako osobní asistent budete často vystaveni citlivým materiálům, od obchodních tajemství až po vysoce osobní informace, které budete potřebovat k zachování důvěrnosti.

Související dovednost je takt, schopnost reagovat jemně nebo vůbec na informace, které by ostatní lidé mohli považovat za obtížné nebo trapné. Jinými slovy, musíte být bezpečnou osobou pro svého manažera, který bude zranitelný. Koneckonců, jen vy budete vědět, kolik pomoci potřebují.

Seznam osobního asistenta

Administrativní dovednosti

Tyto dovednosti jsou často součástí popisu práce osobního asistenta nebo jsou to dovednosti přidané hodnoty. Váš zaměstnavatel může potřebovat někoho, kdo pro ně může dělat tyto úkoly.

• Správní
• Jmenování
• Korespondence
• Errands
• Události
• Plánování akce
• Podání
• Prováděcí postupy
• Údržba plánů
• Setkání
• Správa kanceláře
• Projektový management
• Výzkum
• Plánování
• Užívání diktátu
• Zprávy
• Psát si poznámky
• Cestovní přípravy
• Cestovní plánování

Komunikační dovednosti

Jako osobní asistent jsou pro práci důležité všechny aspekty komunikace. Buďte připraveni ukázat své zkušenosti nebo školení.

• Odpovědět Phone
• Sdělení
• E-mailem
• Pozdrav návštěvníků
• Manipulace s dotazy
• Vytváření sítí
• Neverbální komunikace
• Screening Calls
• Slovní komunikace
• Písemná komunikace

Finanční dovednosti

Máte zkušenosti nebo školení pro tyto úkoly?

• Účetnictví
• Rozpočtování
• Nákup
• Získávání
• Nakupování

Technologické dovednosti

Jste schopni používat různé platformy a zařízení a provádět základní řešení problémů?

• Počítač (PC, Mac, tablet)
• Správa databáze
• Microsoft Office
• Příprava prezentace
• Zprávy
• Zpracování textu

Osobní mistrovské dovednosti

Tyto dovednosti jsou často součástí vaší osobnosti. Ukažte, jak jste je používali a vyvinuli.

• Důvěrnost
• Diplomatický
• Uvážení
• Flexibilita
• Mezilidské
• Multitasking
• Organizace
• Kladný postoj
• Řešení problému
• Profesionální Demeanor
• Vlastní motivace
• Týmový hráč
• Organizace času
• Pracovat nezávisle

Pokud jste tyto dovednosti nepoužili v předchozím zaměstnání, podívejte se na to, jak jste je vyvinuli na dobrovolných nebo neplacených pracovních místech nebo je používáte ve svém osobním životě. Používáte tyto dovednosti jako součást komunity víry nebo pro studentský projekt ve škole? Rozvíjeli jste dovednosti jako součást sportovního týmu nebo individuálního sportu? Tato zkušenost může být také cenná a učiní z vás lepšího kandidáta na tuto pozici.

V následující ukázce resumé určené pro osobní asistentku, vezměte na vědomí, jak několik z výše uvedených dovedností je začleněno do textu, zejména "základní kvalifikace".

Ukázka osobního asistenta životopisu

Toto je příklad životopisu pro pozici osobního asistenta. Stáhněte si šablonu životopisu (kompatibilní s Dokumenty Google a aplikací Word Online) nebo si přečtěte další příklady.

Stáhněte si šablonu aplikace Word

Ukázka životopisu osobního asistenta (textová verze)

Přihlašovatel

999 Main Street

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

CÍL CÍLE

Detailně orientovaný a vysoce organizovaný osobní asistent, který se dobře orientuje na poskytování hladké podpory vedoucím pracovníkům na úrovni C, jakož i nezávislé provádění administrativních úkolů, plánování schůzek a plánování cest, nakupování a plánování úkolů s jednoduchou efektivitou hledá pozici osobního asistenta s top firma.

HLAVNÍ KVALIFIKACE

• Schopen zpracovávat citlivá data a zpracovávat veškerou korespondenci a diktáty s nekompromisní integritou a důvěrností.
• Dokáže snadno navázat kontakty s klienty, dodavateli a zainteresovanými stranami projektu jak osobně, tak písemně.
• Schopen využít vzdělávání v účetnictví k přesnému vyrovnání účtů a provádění rozpočtů a nákupních funkcí.
• Vždy udržuje pozitivní a dokonale profesionální vystupování, se schopností vštípit důvěru a angažovanost druhých.

PROFESIONÁLNÍ ZKUŠENOST

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Osobní asistent prezidenta, Září 2016-současnost

Poskytujte komplexní administrativní a osobní podporu zakladateli firmy poskytující finanční poradenství, s rozsahem odpovědnosti, která zahrnuje diktování, korespondenci, správu kanceláří, vztahy s dodavateli, plánování schůzek, koordinaci cestování a funkce plánování událostí.

• Plánoval všechny detaily pro velmi úspěšné akce klientských vztahů včetně víkendů na golfových a tenisových resortech, seminářů o finančním plánování a banketů pro akcionáře.
• Zajistili nákladově efektivní a cenově výhodní dodavatelé cestovních a zábavních služeb, kteří sníží cestovní výdaje o 15%.
• Využito sady Adobe Creative Suite pro vytváření vizuálně zapadajících nových marketingových brožur a měsíčního zpravodaje.

VZDĚLÁNÍ

Bakalář vědy v podnikové správě (Minor: Účetnictví)2016; GPA 3.9

Univerzita Missouri, Columbia, MO

Deanův seznam; Absolvent Summa cum Laude

Technické znalosti: Microsoft Office Suite, QuickBooks a Adobe Creative Suite. Plynule španělsky.