Jak vytvořit zprávu o mateřské dovolené mimo kancelář

Důležité je vytvořit správnou odpověď mimo kancelář, zejména pokud je na mateřské dovolené. Zpráva vytvoří osobní hranici, která upozorní odesílatele, že během vaší dovolené nebudete k dispozici a informuje vás o tom, na koho se mohou během vaší nepřítomnosti obrátit. Nastavení tohoto brzy vám umožní řemeslně účelnou poznámku. Tímto způsobem se budete ve své zprávě cítit sebejistě a vaši spolupracovníci a klienti budou mít pocit, že se o ně budete starat.

Zde je vysvětlení, které vám pomůže pochopit důležitost vaší zprávy a proč byste měli naplánovat čas na práci na ní.

Nastaví očekávání pro každého

Mateřská dovolená, kterou si vezmete po narození dítěte, je soukromá a velmi zvláštní. Momenty se svým novorozencem nelze nikdy zachytit. Proto je důležité chránit toto období ve vašem životě.

Víte, jak to vypadá, že jste na dovolené, když jste na dovolené? Cítíte se nucen poslat rychlou odpověď. Ale když jste na dovolené, nemáte na to čas. Rychlá odpověď může také balon do větší problém řešit.

Vítáte nového člena do své rodiny. Tato doba lepení bude plná bezesných nocí, nepředvídatelného rozvrhu, zotavení, schůzek lékaře, návštěvníků a mnoho dalšího. Také bude dobré množství změn, které budete chtít spravovat. Psaní e-mailů za těchto podmínek nepovede k vaší nejlepší práci.

Vaše zpráva „mimo kancelář“ vás ochrání před přerušením práce a špatně promyšlenými e-maily.

Nastavení hranic je důležité během této doby. Chcete-li pomoci udržet svůj pracovní život v klidu, ujistěte se, že vaše novorozence a vše, co přichází s balíčkem radosti, je nejvyšší prioritou. Když vytvoříte správný out-of-office zprávu, lidé pochopí, co je vaše aktuální priorita a bude respektovat hranici, kterou nastavuje.

Jak tedy vytvořit úžasnou zprávu, která by pomohla chránit tak zvláštní čas?

Dejte své Out-of-Office zprávu některé myšlení

Když asi 26 týdnů těhotná, začít pracovat na out-of-office zprávu. Pokud je dána možnost uložit titul pro toto, název "mateřská dovolená - mimo kancelář."

Příprava zprávy dopředu vám dává větší kontrolu nad tím, co vaše zpráva řekne.

Jsi ten, kdo ví, jak dělat svou práci, kdo přebírá vaše povinnosti a kdy se můžeš vrátit do kanceláře. Rozhodněte se, zda chcete zahrnout konkrétní datum návratu do práce nebo týden, nebo pokud si nejste jisti, zda není uvedeno datum. Pokud nezadáte konkrétní osobu, se kterou může odesílatel kontaktovat, rozhodněte se, zda chcete zadat e-mail a / nebo telefonní číslo svého manažera.

Vytvoření zprávy vás brzy šetří, váš zaměstnavatel a čas kontaktů. Možná budete muset neočekávaně opustit kancelář (doručit své dítě); Výsledkem je, že připravená zpráva dává vašemu správci IT nebo vašemu manažerovi zprávu, kterou chcete použít. Chcete, aby IT nebo váš manažer nastavili tón této zprávy? Sakra ne! Zpráva vytvořená vaším zaměstnavatelem navíc nemusí odrážet jazyk nebo zprávu, kterou chcete sdělit svým kontaktům. To může také způsobit zmatek nebo nedorozumění s klienty, zvláště když ven na delší dobu.

Po dokončení zprávy informujte svého manažera. Budou rádi slyšet, že jste připraveni na svůj odchod, a je tu ještě jedna věc, kterou budou muset udělat, aby vás podpořili.

Co je třeba zahrnout do Vaší zprávy

Níže je ukázka zprávy, kterou můžete použít. Jakmile zprávu ve svém e-mailovém softwaru povolíte, bude automaticky odpovídat na všechny e-maily, které vám budou zaslány během zadaného času.

Záleží jen na vás, zda chcete informovat příjemce, kde se nacházíte. Můžete prostě říci, že jste mimo kancelář, nebo můžete oznámit, že jste na mateřské dovolené. Můžete také použít variantu této e-mailové zprávy pro prodloužené dovolené nebo služební cesty.

Kde vidíte (závorky), vložte odpovídající slova nebo fráze pro vaše okolnosti.

Vzorová e-mailová zpráva mateřské dovolené mimo kancelář (textová verze)

Děkuji za Váš e-mail. Jsem mimo kancelář na mateřské dovolené do (datum, kdy očekáváte návrat).

Pokud potřebujete okamžitou pomoc, obraťte se prosím na (jméno kolegy, který vás pokrývá, s kontaktními údaji, e-mailem správce nebo telefonním číslem).

(Pokud máte určité projekty, uveďte název projektu a osobu, která vás pokrývá).

Pokud vaše záležitost není naléhavá, odpovím na váš email po mém návratu.

S přátelským pozdravem, (Tvé jméno)