12 věcí HR musí zvážit při jednání s rodinnou dovolenou

Zaplaceno nebo ne, 80% rodičů si vezme rodinnou dovolenou po narození dítěte. Zatímco jsou zaměstnanci, kteří jsou brzy rodiče, zaneprázdněni malířskými školkami a čtou „Co očekávat, když očekáváte“, můžete začít plánovat svou rodinnou dovolenou.

Pokud jde o rodinnou dovolenou, lidské zdroje musí pokrývat mnoho základen. Jste právně povinni dělat některé věci, zatímco musíte dělat jiné, abyste udrželi práci plynoucí a starali se o zaměstnance, kteří jsou novými rodiči. Kontrolní seznam vašich rodin musí vzít v úvahu těchto dvanáct položek.

Znát pravidla o rodinné dovolené

Spojené státy jsou jednou z jediných zemí na světě, která nevyžaduje placenou mateřskou nebo otcovskou dovolenou, ale zákon o rodinném lékařském dovolené (FMLA) vyžaduje, abyste pro oprávněné zaměstnance poskytli 12 týdnů neplacené dovolené.

Porozumět tomuto zákonu a tomu, co jsou zaměstnanci oprávněni obdržet. Zaměstnanci například nemusejí trvat celých 12 týdnů v jednom kusu - mohou si čas přerušit.

Narození matek, partnerů a osvojení rodičů se kvalifikuje (za předpokladu, že splňují kritéria). Seznamte se s tímto zákonem a dalšími zákony ve vašem státě. Další pracovní zákony jsou pravidelně přijímány, takže platí, že zůstanou informováni o zákonech ve vaší jurisdikci.

Napište formální politiku o rodinné dovolené

Dokumentujte politiku společnosti týkající se rodinné dovolené. Ano, dodržujte zákony, ale vaše společnost může rozhodnout o dalších podrobnostech. Zvažte tyto možnosti, když přemýšlíte o rodinné dovolené.

• Nabídnete placené volno na rodinnou dovolenou? Federální zákon to nevyžaduje, ale pro to je mnoho výhod. Google zvýšil zadržení nových matek o 50% tím, že nabídl trochu více zaplaceného volna. Pokud nabízíte placené volno, specificky uveďte, kolik času je nabídnuto a které zaměstnanci se kvalifikují. Například zaměstnanci s plným pracovním úvazkem dostávají x částku, ale zaměstnanci na částečný úvazek se nekvalifikují.
• Bude platené volno na dovolenou v rodině probíhat souběžně s časem FMLA? Pokud zaměstnanci obdrží dva týdny placené volno, rozhodněte se, zda tato doba bude probíhat odděleně nebo současně s časem FMLA. Pokud běží odděleně, zaměstnanci mohou potenciálně trvat 14 týdnů. Pokud probíhá souběžně, měli byste zaměstnanci jednoduše zaplatit během dvou z dvanácti týdnů, na které mají nárok prostřednictvím služby FMLA.

• Budete mít univerzální plán rodinné dovolené? Pokud nabídnete zaměstnancům dobu placeného volna, rozhodněte se, zda každý rodič obdrží přesně stejnou částku volna, nebo pokud různé situace obdrží jiné zacházení. Měli by mít například porodní matky dva týdny placeného volna, ale adoptivní rodiče nebo ne-porodní partneři dostávají jeden týden placení? To záleží na společnosti, ale zapište politiku rodinné dovolené, aby se s podobnými situacemi zacházelo důsledně.

Koordinujte práci pro rodinnou dovolenou

Ujistěte se, že manažeři pracují se zaměstnanci v dostatečném předstihu před odchodem rodiny, aby koordinovali práci, když je zaměstnanec pryč. Získejte všechny podrobnosti, na které se vztahuje, jasné až na jejich e-maily předány spolupracovníkovi (v případě potřeby).

Tím se sníží zátěž na spolupracovníky a odstraní se potenciální překážky. Manažeři mohou spolupracovat se svým týmem na přeshraničních povinnostech, což se hodí nejen pro rodinnou dovolenou, ale i pro ztrátu zaměstnance z jiných důvodů.

Nezapomeňte na ochranu soukromí o rodině

Ne každý chce, aby celá společnost věděla, že čeká nebo měla dítě. HR nemusí vlastně ani říkat manažerům, proč je zaměstnanec na FMLA (i když pravděpodobně vědí, proč je očividně těhotná zaměstnankyně náhle pryč několik týdnů).

Zvažte, jak otevřeně zaměstnanec diskutoval o těhotenství se spolupracovníky a jednal s úctou. Pokud chce zaměstnanec rozesílat fotografie novorozence na společenské stránce společnosti, na Facebooku nebo emailem, je to skvělé. Ale vy Neměla by to dělat.

Udělat výhody přístupné

Výhody jsou důležité během těhotenství a porodu a nedostatek nebo zmatek o nich vytváří stres pro zaměstnance. Téměř všichni zaměstnanci chtějí výhody komunikace přizpůsobené životním událostem. Zatímco zdravotní potřeby není možné předvídat, určitě je snadnější předvídat, kdy někdo čeká dítě.

Je to tenká linie na procházky, ale poskytuje co nejvíce pomoci, aniž by se nebral ohled na soukromí zaměstnance. Není například vhodné těhotné zaměstnankyni sdělit, že váš poskytovatel zdravotní péče má horkou linku pro ošetřovatelskou péči, pokud se výslovně nezeptají.

Nemáte žádnou představu o tom, jaké volby budou mít pro své dítě, ale můžete jim pomoci tím, že jim pomůžete připomenout, že Program podpory zaměstnanců (EAP) má dobré zdroje podpory.

Mít bezpečný systém online, kde mohou zaměstnanci získat přístup k podrobnostem o výhodách nebo poskytnout zaměstnancům kopie příslušných dokumentů. Kdykoliv je to možné, nasměrujte zaměstnance na místa, kde mohou zkoumat a najít odpovědi. Výsledkem je méně práce pro vás a umožňuje jim navigovat a zkoumat výhody samy o sobě, a to při respektování jejich soukromí.

Zajistěte flexibilitu

Lidé chtějí flexibilitu, ale potřebují řádky.nový titul rodiče neznamená, že zaměstnanci s plným pracovním úvazkem mohou pracovat pouze 25 hodin týdně. Pravděpodobně není rozumné, aby zaměstnanci po celou dobu pracovali s novým dítětem. Pokud to Erica přijde v 9:15, nejspíš nejde o obrovskou záležitost, když přijde na rozpis denní péče.

Flexibilita může zaměstnancům pomoci přizpůsobit se jejich nové odpovědnosti. Zaměstnanci by měli mít tým lidí, kteří je podporují v práci, a nabídnout flexibilní pracovní dobu.

Některé společnosti považují za přínosné umožnit zaměstnancům, aby se pomalu vrátili do práce. Umožnit zaměstnancům vrátit se na částečný úvazek na několik týdnů po rodinné dovolené jim dává možnost přivést peníze, aniž by byli ohromeni. To také usnadňuje břemeno mít zaměstnance mimo kancelář.

Pokud zaměstnanci využívají všechen svůj čas FMLA, ale přesto potřebují trochu více času na zotavení, zkuste jej prodloužit o nezaplacenou dobu volna. Pokud zaměstnanci nemají nárok na FMLA (a podle placených zastánců rodičovské dovolené, 40% zaměstnanců v USA ne), zkuste je stejně ubytovat.

Vytvořit pohotovostní plán

Flexibilita může být také přínosem pro společnost, pokud je změna pozice požadována před nebo po přijetí rodičovské dovolené zaměstnancem. Například, rodič může chtít snížit hodiny nebo přepnout některé (nebo všechny) jejich pracovní doby na telecommuting zůstat doma se svým novým dítětem.

Jste povinni zákonem pouze obnovit pozici stejné mzdy, výhod a prestiže zaměstnance, který se vrací z FMLA, ale zaměstnanci mohou pracovat efektivněji, pokud budou provedeny další úpravy.

Ne všechny společnosti si mohou dovolit tyto změny, ale někdy jsou možná i ubytování. Někteří rodiče chtějí změnit svůj pracovní plán po narození a mohou zcela vyřadit práci z plánu. A nepředpokládejme, že pouze ženské rodiče se rozhodnou opustit pracovní sílu.

Zvažte změny zaměstnaneckých výhod

Se všemi vzrušeními nového dítěte mohou zaměstnanci zapomenout, že nový svazek radosti je také nová závislost, kterou potřebují přidat do svých plánů zdravotního pojištění. Připomeňte zaměstnancům data a okna, kde mohou a potřebují změnit své volby dávek.

Další změny dávek, které je třeba zvážit, se týkají zaměstnanců, kteří odcházejí. Během neplacené dovolené FMLA zaměstnanci nebudou vybírat výplatní pásku. Jak budou platit pojistné?

Musíte se rozhodnout o několika dalších záležitostech týkajících se politiky pro vaši příručku a implementaci.

• Rozhodněte se, zda budou zaměstnanci během své dovolené pokračovat ve volném čase. Pokud se nebudou hromadit, vezměte to v úvahu při výpočtu volna nebo upravte tuto dovolenou v časovém programu společnosti.
• Pokud se zaměstnanec po narození nevrátí, vyplatí si na závěrečné výplatě čas na dovolenou, pokud je to stanoveno ve firemní politice dovolené.
• Zkontrolujte zásady dovolené a zjistěte, zda mohou zaměstnanci přidávat do rodičovské dovolené nebo do doby FMLA, na kterou jsou již zvyklí, jakýkoli nashromážděný čas dovolené.

Všechny tyto údaje by měly být zahrnuty ve vašem časovém plánu. Pokud nejsou, přidejte je tak, aby se s každým zaměstnancem zacházelo stejně.

Buďte citliví

Příležitostně, narození dítěte není slavnostní událostí v životě lidí. K neplánovaným těhotenstvím dochází. Pozdější potraty a kojenecká úmrtnost jsou devastující. Zaměstnanec se může rozhodnout umístit své dítě k adopci nebo ukončit těhotenství. Přistupujte k těmto situacím s citlivostí a respektem.

Spolupracujte se zaměstnancem a manažerem zaměstnance, aby citlivě zvládli přechod zpět do práce. Zvažte také některé situace (např. Potraty) v politice společnosti.

Bolestivé životní události jsou pro zaměstnance obtížné, ale také obtížné pro lidi, kteří se o ně starají. Přemýšlejte o tom, jak může společnost tyto situace citlivě (a soukromě) zvládnout předem.

Slavit

Malé, pěkné gesto od organizace bude připomínat zaměstnancům, že mají tým spolupracovníků, kteří je povzbuzují v kanceláři. Počkejte několik dní po porodu, abyste se ujistili, že vše půjde dobře, a pak pošlete nějaké květiny, kartu nebo kartu. Zvažte, co tento zaměstnanec ocení, a pokuste se gesto individualizovat.

Přemýšlejte o ubytování Post-Baby

Pro mnohé společnosti rodičovské dávky nekončí, když to dovolí rodinná dovolená. Zvažte, jaké ubytování budou zaměstnanci potřebovat nebo ocenit. Zákon o standardech spravedlivé práce (FLSA) vyžaduje, aby společnosti poskytly kojícím matkám přestávku a někde soukromě, aby vyjádřily mateřské mléko.

Pracovní rodiče, kteří nemají pobyt doma, budou také pravděpodobně potřebovat péči o děti, což je pro americké rodiny největší položkou rozpočtu. Americké rodiny vynakládají v průměru 9 899 dolarů ročně na péči o děti až do výše 28 353 USD na pečovatele v domácnosti.

Zvažte další výhody pro zaměstnance

Zvažte vytvoření určitého typu péče o děti pro zaměstnance, jako jsou například dotování nákladů nebo dokonce poskytování možností péče o děti na místě nebo v blízkosti práce. Osmdesát tři procent zaměstnanců, kteří mají dávky na péči o děti, říká, že jim to pomáhá snížit stres a zvýšit rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.

Pokud jde o dávky na péči o děti, zaměstnanci ocení pomoc a jediným limitem je to, jak kreativně se můžete k přínosu dostat (a co si společnost může dovolit a ubytovat).

Pomozte zaměstnancům, aby měli klidnou rodinnou dovolenou bez stresu, a zároveň zajistili, že se o firmě postará dostatečná péče, i když jsou pryč a když se vrátí.

Řiďte se pravidly a stanovte pokyny pro zajištění dodržování a spravedlivého zacházení pro všechny zaměstnance, kteří čerpají rodinnou dovolenou.

Velké změny v životech zaměstnanců jsou vzrušující a přechod pro každého. S trochou plánování můžete snadno procházet rodinné listy.

--------------------------------------------------

Kelsie Davisová je novinářka značky a zastánce vysoce profesionálních personalistů. Zkoumá, analyzuje a píše, aby povzbudila HR, aby co nejvíce využily svých iniciativ.