Náhrada najetých zaměstnanců

Zaměstnanecká náhrada za používání vlastního automobilu se bude poněkud lišit podle zaměstnavatele a sektoru, ale většina organizací kompenzuje zaměstnancům přibližně standardní mírou ujetých kilometrů stanovenou IRS nebo sazbou pro soukromé úhrady vozidel. Sazba je každoročně stanovena na základě průzkumu prováděného nezávislou poradenskou firmou o běžných nákladech na využívání vozidla.

Pro rok 2019 je standardní míra ujetých kilometrů nastavena na 58 centů za kilometr ujetých od 54,5 centů za rok 2018. Tato pevná standardní sazba zahrnuje náklady na pojištění, registraci, plyn, ropu a údržbu. Pro někoho, kdo řídí hodně práce, to může mít za následek výrazný odpočet.

Sazby ujetých kilometrů společnosti

Většina zaměstnavatelů uhradí IRS nebo GSA sazbu, protože mohou odečíst až do této částky jako náklady, když podávají své daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob, i když existují další složité daňové vzorce, které zaměstnavatelé mohou použít. Pokud je obtížné nalézt kvalifikované pracovníky během hospodářských expanzí, je pravděpodobnější, že zaměstnavatelé poskytnou konkurenční míru úhrady.

Služba Internal Revenue Service vyžaduje, aby platby náhrad byly prováděny odděleně od platu, bez daní. Někteří zaměstnavatelé proto budou zpracovávat platby výdajů prostřednictvím systému závazků, aby je udrželi odděleně od mzdové agendy a aby dodržovali zákony IRS.

Pokud váš zaměstnavatel proplácí na nebo v blízkosti sazby GSA nebo IRS, můžete si být jisti, že dostáváte spravedlivý obchod.

Úhrada státních zaměstnanců

Zaměstnanci vlády budou vždy propláceni přesně podle sazby GSA, pokud je použití soukromého automobilu povoleno nebo pokud není k dispozici vládní vozidlo.

Požadavky na úhradu nákladů na automobily

Budete muset poskytnout záznam o počtu najetých kilometrů, příjmy plynu a dokumentaci jakýchkoli dalších přípustných výdajů souvisejících s vaším automobilem. Bez podrobných záznamů může být zpráva o výdajích zamítnuta. Nebo horší, váš zaměstnavatel by mohl potenciálně přijmout disciplinární opatření, pokud si myslí, že váš nárok může být podvodný. Mnoho zaměstnavatelů vyžaduje současné vedení záznamů, stejně jako IRS. Nepokoušejte se odhadovat počet najetých kilometrů, protože by to mohlo porušit zásady zaměstnavatele.

Udržet pero a papír v autě je jedna metoda, i když nudná; lepší volbou je aplikace pro sledování kilometrů, která automaticky sleduje vaše cesty v současném protokolu, který můžete vytisknout nebo stáhnout. Je to efektivní způsob, jak sledovat kilometrový výkon, počáteční a koncový bod a obchodní účel disku, který má být zahrnut do zprávy o výdajích.

Ostatní způsoby Zaměstnavatelé kompenzují zaměstnance za automobilové náklady

Podle Společnosti pro řízení lidských zdrojů se jedná o běžné alternativy k úhradě ujetých kilometrů, protože způsoby, jak zaměstnavatelé kompenzují zaměstnance za výdaje na řízení podniku, jsou:

Byt auto příspěvek.Zaměstnavatelé poskytují zaměstnancům paušální příspěvek na automobil, například 400 dolarů měsíčně, na pokrytí nákladů na palivo, opotřebení, pneumatiky a další.

Programy FAVR.Zaměstnavatelé proplácejí zaměstnancům program úhrady s pevnou a variabilní sazbou (FAVR), v němž jsou zaměstnancům hrazeny fixní náklady (např. Pojištění, daně a registrační poplatky) a variabilní náklady na vozidlo (např. Palivo a údržba). Náhrady jsou pro zaměstnance osvobozeny od daně, jsou-li splněny určité požadavky na účetnictví.

Daňové důsledky pro úhradu ujetých kilometrů

Úhrady ujetých kilometrů jsou zaměstnavateli považovány za výplatu osvobozenou od daně, pokud jsou zdokumentovány a nepřekračují vaše skutečné výdaje. Váš zaměstnavatel však nemůže přímo platit provozní náklady, jako jsou opravy nebo údržba Vašeho vozu bez daňových důsledků. Ostatní výdaje, jako je mýtné přímo související s obchodní dopravou, mohou být uhrazeny bez zdanění, pokud máte příjmy.

Někteří zaměstnavatelé poskytují měsíční příspěvek na automobilové výdaje. Jsou-li zaměstnanci povinni předložit evidenci nákladů, budou zdaněni pouze za jakoukoli částku, která je vyšší než zaznamenané výdaje. Pokud zaměstnavatelé nepožadují dokumentaci, může být příspěvek předmětem zdanění.

Nenahrazené automobilové náklady

Počínaje daňovým rokem 2018, s implementací zákona o daňových úlevách a pracovních místech, již pracovníci nebudou moci odečíst neplacené náklady na automobil. V roce 2017 a dřívějších letech byly tyto náklady odpočitatelné v rozsahu, který přesáhl 2% upraveného hrubého příjmu. Pracovníci, kteří budou v rámci výkonu své pracovní povinnosti značně řídit, by měli pečlivě vyhodnotit politiky úhrady společností při přezkumu pracovních nabídek.

Pokud zaměstnavatel obvykle nehradí náklady na auto, můžete nabídnout snížení mzdy výměnou za náhradu, protože náhrada bude chráněna před zdaněním, pokud budou výdaje řádně zdokumentovány. Případně můžete vyjednat vyšší mzdu, aby se zohlednilo přidané daňové zatížení podle nového daňového zákona.

Podle IRS, a to i přes pozastavení různých položkových odpočtů, srážky na výdaje, které jsou odpočitatelné při stanovení upraveného hrubého příjmu, nejsou pozastaveny. Například, členové rezervní složky ozbrojených sil Spojených států (ozbrojené síly), státní nebo místní vládní úředníci placení na základě poplatku, a jistí výkonní umělci jsou oprávněni odečíst neplacené cestovní výdaje zaměstnance jako úprava celkových příjmů t na řádku 24 plánu 1 formuláře 1040 - 3 - (2018), nikoli jako podrobný odpočet v rozvrhu A formuláře 1040 (2018), a proto může i nadále používat míru provozních standardů.

Tyto informace nejsou daňovým nebo právním poradenstvím a nenahrazují takové rady. Státní a federální zákony se často mění a informace nemusí odrážet zákony vašeho státu ani nejnovější změny zákona.