Pokyny pro zákonné vyúčtování nebo zúčtovatelné hodiny

Sledování a účtování času klientům je důležitou a nevyhnutelnou součástí práce v advokátní kanceláři. Partneři, spolupracovníci, asistenti, pracovníci vedení soudních sporů a další časoměřiči účtují svůj čas v šesti, deseti nebo patnácti minutových krocích v závislosti na firemních zásadách a směrnicích klienta. Pokud se vám nepodaří vyfakturovat váš čas, firma nemůže fakturovat klientovi a firma nedostane zaplaceno. Časomíra je tedy důležitá funkce pro úspěch právnické firmy.

Jak se zvyšují právní poplatky, klienti se stali více nákladově uvědomělými a technologicky zdatnějšími. V důsledku toho klienti zkoumají zákonné účty blíže a využívají různé databázové aplikace k elektronickému třídění a analýze fakturačních údajů. Rostoucí trend směrem k elektronické fakturaci (elektronické faktury) vystavil právní faktury zvýšené kontrole, vyjednávání a sporům.

Ať už jste nový fakturační čas nebo veteránský časovač, níže uvedené tipy vám pomohou vytvořit rychlé, přesné a přesné časové údaje.

Craft Detailní fakturační popisy

Podrobné popisy úkolů jsou základní součástí dobře zpracované faktury. Je důležité, aby popis vašeho úsilí obsahoval dostatek podrobností, aby umožnil recenzentovi posoudit povahu a zásluhy úkolu.

Nápadná správná rovnováha mezi stručností a detailem může být složitá. Popis úkolu, který je příliš dlouhý a hnusný, zvyšuje nejednoznačnost a oslabuje porozumění. Popis, který je příliš stručný, ztěžuje posouzení vhodnosti provedeného úkolu a vynaloženého času. Například, perfunctory fráze jako "soubor přezkoumání", "zkušební prep" a "dokument přezkoumání" dělat málo říct příběh o tom, co jste udělali a proč jste se zapojili do určitého úkolu. Místo „přezkumu dokumentu“ je lepší popis „Přehled druhé sady dotazníků žalobce“.

Vyhněte se fakturaci bloků

Fakturace bloků je praxe výpisu skupiny úkolů v souhrnu bloků pod jednou položkou. Například: „Návrh dotazovacích žádostí; telefonická konference s Dr. Brownem: expertní zpráva; shrnout uložení pana Smitha; přezkoumávat a revidovat korespondenci s oponentem. 7,3 hodin. “

Klienti rozpoznají fakturaci bloků jako strategii pro zamaskování neefektivnosti. Mnoho soudů navíc nepovoluje blokové vyúčtování, protože brání účinnému uhrazení advokátních poplatků na základě rozsudku. Efektivnějším způsobem účtování je odděleně rozdělit každou samostatnou činnost a její odpovídající čas.

Rychlý záznam času

Nahrávání času ihned po dokončení úkolu je nejlepším způsobem, jak zajistit přesnost. Pokus o rekonstrukci činností po dnech (nebo týdnech či měsících) po dni je obtížné a podporuje čas „vycpávky“ (nafouknutí skutečného času stráveného na úkolu, který vyplní mezery nezapočteného času).

Možná zjistíte, že je nepraktické zadávat každý úkol do časoměrného softwaru v okamžiku jeho dokončení. Proto je moudré vyvinout systém pro zaznamenávání času, který podporuje rychlé měření času. Někteří časoměřiči diktují každý úkol ihned poté, co jej provedli a nechali si ho na konci dne přepsat. Jiným je snazší udržet si zápisník, zaznamenávat každou úlohu ručně a poté ji zadávat (nebo mít sekretářku) na konci dne, týdne nebo fakturačního období.

Nezapomeňte na své publikum

Stejně jako jakýkoli dokument, který připravujete na recenzi jiného uživatele, je důležité, abyste měli při nahrávání časových záznamů na paměti své publikum. Můžete znát jednotlivce přezkoumání vašich účtů - možná interní poradce přiřazený k souboru. Pochopte však, že přezkum tam nekončí. V mnoha případech fakturu zpracovává řada osob na různých úrovních uvnitř i vně společnosti, včetně právníků, účetních u korporace klientů a auditorů třetích stran. Při nahrávání vašeho času je nejlepší vyhnout se zkratkám, slangu a složitému žargonu.

Použijte stručnou právní terminologii, ale mějte na paměti, že vaše pracovní výkazy mohou být revidovány jednotlivci, kteří nejsou vyškoleni v zákoně.

Seznamte se se zásadami účtování klientů

Každý klient má vlastní fakturační zásady a postupy.Tyto zásady jsou často obsaženy v retenčním nebo závazném dopise klienta. Tyto zásady účtování mohou obsahovat omezení počtu zaměstnanců, rozpočtové pokyny, politiky vyplácení a konkrétní pokyny pro měření času. Tím, že jste si vědomi základních pravidel na počátku, můžete zodpovědněji odpovídat za svůj čas a splnit očekávání klienta.

Firemní klienti stále více využívají fakturaci založenou na úkolech. Fakturace na základě úkolů sleduje fakturaci firmy podle soudního sporu. Každá věcná činnost má přiřazený počítačový kód, který si klient předem zvolí. Kódovaná faktura je pak elektronicky tříděna a analyzována, což umožňuje hloubkovou analýzu faktury. Součástí seznámení se zásadami vyúčtování klienta je učení a řádné uplatňování nesčetných specializovaných účtovacích kódů založených na úkolech, které jsou pro každého klienta jedinečné.