Vědět jak, proč a kdy dokumentovat výkon zaměstnance

Ve světě lidských zdrojů a zaměstnanosti může dokumentace o výkonnosti zaměstnance vést nebo přerušit vaši schopnost disciplíny, ukončení nebo spravedlivého prosazování, odměňování a uznávání zaměstnanců.

Dokumentace je nezbytná pro manažery a personální pracovníky, protože musíte vynaložit značné úsilí na to, abyste zaznamenali všechny události v historii zaměstnávání vašich zaměstnanců - jak pozitivní, tak negativní.

Zde je vše, co manažeři a personalisté potřebují pečlivě dokumentovat výkon zaměstnanců.

Proč byste měli dokumentovat výkon zaměstnance

• Dokumentace poskytuje důkazy o tom, že problémy s výkonností byly včas a stručně projednány se zaměstnancem.
• Dokumentace nabízí historii zlepšování nebo neúspěchu zaměstnance. Je chronologický a přesný popis činností zaměstnance, činností manažera a událostí, které se vyskytují.
• Dokumentace poskytuje důkazy, které podporují rozhodnutí managementu učinit nepříznivé kroky, jako je disciplína nebo ukončení pracovního poměru se zaměstnancem.
• Dokumentace nabízí důkaz, že si zaměstnanec zaslouží dostupnou propagaci nebo příležitost nad ostatními zaměstnanci, kteří jsou rovněž způsobilí.

• Dokumentace poskytuje důkazy pro zdůvodnění zvýšení platu, snížení nebo proč zaměstnanec nedostal žádné zvýšení.
• V případě soudního sporu chrání zájmy zaměstnavatele úplná a důkladná dokumentace. Dokumentace může podporovat akce vedení při ukončení neúspěšného zaměstnance. Rovněž může prokázat, že zaměstnanec byl vypovězen z důvodů, které jsou legální, oproti jiným, jako je například nedovolená diskriminace.

Co dokumentovat

Manažeři musí dokumentovat výkonnost zaměstnanců, a to jak pozitivní, tak i výkonnostní. Musí přesně zdokumentovat, co zaměstnanec udělal a řekl a co manažer učinil a řekl v reakci na schůzku nebo rozhovor.

Je třeba zdokumentovat veškeré dohody uzavřené během konverzace, stanovené cíle, požadovaná vylepšení a očekávaná zlepšení a časový rámec pro zlepšení. Dokumentace by také měla obsahovat závazky, které manažer učiní na pomoc zaměstnanci.

Jak dokumentovat

Dokumentace by měla být napsána během nebo bezprostředně po jednání nebo rozhovoru se zaměstnancem. V žádném okamžiku byste si neměli nechat zapsat konverzaci v den, kdy skutečně došlo. Čekání na pozdější ovlivnění kvality dokumentace, protože je založeno na paměti.

Jedním z nejhorších chyb manažeři je věřit, že mohou podle potřeby rekonstruovat historii poradenství zaměstnanců. Žádný HR člověk, který má nějaké zkušenosti s důstojnou, včasnou dokumentací, je někdy zmaten rekonstruovaným záznamem. Manažeři, kteří rekonstruují z paměti, přinášejí zbytečné a nepřijatelné riziko pro jejich společnost, protože vymyšlená historie nebude v potenciálním soudním procesu trvat.

Dokumentaci potřebujete, aby byla profesionální, elegantní a organizovaná. Napište dokumentaci, jako byste mluvili o historii třetí straně. Nikdy nevíte, kdo může jednou dokumentovat vaši dokumentaci, takže se ujistěte, že odráží vaši profesionalitu. (Zadní strana koktejlového ubrousku, obálky nebo lepící pásky se nepovažuje za profesionální dokumentaci.)

Pokud zaměstnanec získá ve vaší organizaci novou práci - nebo to uděláte - by se vaše dokumentace měla obrátit na nového manažera zaměstnance. Pro vaši paměť a pro informování nového manažera zaměstnance musíte uvést jméno a titul zaměstnance, své jméno a titul a datum na každém dokumentu.

Napište dokumentaci, která je věcná, spravedlivá, právní, objektivní, úplná a konzistentní. Vyhýbejte se názorům (Mike je nedbalý. Alice je líná. Tom ležel ke mně.), Jmenoval se jménem, ​​redakční (John je blbec. Mark má problém s postojem.) A označování (Mary je nezodpovědný. George není tým hráč.).

Vyhněte se také snaze o interpretaci chování zaměstnance. (Marsha se tomuto úkolu nesmí líbit. Paula se zdá být nad hlavou.) Minimalizujte používání popisných slov, jako jsou přídavná jména a příslovce (pomalu, nedbale, nešťastně, náladově, neslušně). Uveďte specifické chování a činy zaměstnance, nikoli váš názor nebo jeho výklad.

V dokumentaci je potřebný přesný záznam konverzace. Držte se faktů a zapište si, co jste řekli a co řekl zaměstnanec. Ujistěte se, že vaše dokumentace je jednoznačná a že získává fakta. (V případných právních situacích jsou chyby v dokumentovaných událostech všechny podezřelé z dokumentace.)

Nakonec dokumentujte veškeré dohody, závazky, časové harmonogramy, potřebná zlepšení, odbavovací místa a další podrobnosti, které by mohly z paměti vzejít. Ujistěte se, že jste nastavili datum a čas pro termíny a termíny, takže nedojde k nedorozumění.

Poznejte dokumentační politiku svého personálního oddělení, která vám sdělí, jaká dokumentace vyžaduje umístění v personálním souboru zaměstnance.

Kde dokumentovat a ukládat

Vzhledem k tomu, že dokumentace o zaměstnancích je pro zaměstnance důvěrná a soukromá, musíte se postarat o to, aby veškeré dokumenty zůstaly důvěrné pro manažera, personalistu a potenciálního dalšího manažera zaměstnance. Proto se nedoporučuje vkládat dokumentaci do sdílené jednotky počítače. Ručně psaná dokumentace a vytištěná dokumentace manažera se nejlépe uchovávají v uzamčeném úložišti.

Pokud budete postupovat podle těchto pokynů, když se obrátíte na HR a požádáte o pomoc při disciplinování, ukončení nebo převedení zaměstnance do zaměstnání s lepším potenciálním nasazením, HR vám pomůže tento problém vyřešit nebo zlepšit situaci. Když vám HR řekne, abyste dokumentovali, dokumentovali, dokumentovali nebo vám nemohou pomoci; budete mít všechny své základy.

Prohlášení: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a legalitu. Stránky jsou čteny celosvětovým publikem a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi. Prosíme o právní pomoc nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši lokalitu. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.