Jak naplánovat schůzku společnosti

Gratulujeme! Vaše společnost se bude konat setkání pro skupinu zaměstnanců vybraných ze všech úrovní společnosti. Generální ředitel vám dal zodpovědnost projektového manažera za akci. Tyto tipy a vzorový projektový plán ukazují jeden způsob, jakým by projektový manažer mohl přistoupit k budování projektového plánu pro firemní schůzku nebo podobně složitý projekt.

Předem naplánujte projekt

Vaším prvním krokem je naplánovat plán. Začnete diskusí o této události se zúčastněnými stranami. Co se stalo v loňském roce? Co se pokazilo? Kdo projekt řídil a může vám letos pomoci vyhnout se nástrahám? Co vám projekt přenechal generální ředitel, co chce z akce? Kdy bude akce? Kde? Jaký je rozpočet?

Sestavte co nejvíce informací. Bude to kostra, na které budete stavět projektový plán.

Sestavte tým

Jaké další zdroje potřebujete, aby byl tento projekt úspěšný? Existují lidé v jiných odděleních, kteří vám mohou pomoci učinit tuto akci úspěšnou? Co musíte udělat, abyste tam pomohli? Můžete se zeptat nebo potřebujete získat oficiální schválení od svého šéfa? Kolik času od nich potřebujete? Jaké konkrétní dovednosti potřebujete, abyste je mohli poskytnout? Může někdo jiný tuto schopnost poskytnout, pokud osoba, kterou chcete, není k dispozici?

Protože se jedná o celofiremní setkání, jak může HR pomoci? Potřebujete pomoc oddělení Oddělení? Co marketingové oddělení? Potřebujete pomoc v této oblasti?

Plán programu

Jakmile se dozvíte, jak dlouho bude schůzka trvat, začnete vyplňovat časové bloky. Potřebujete úvodní reproduktor? Kdo to bude? Chystáte se udržet účastníky společně, nebo je rozdělíte na menší skupiny pro část programu? Kolik dalších reproduktorů budete potřebovat? Kdo se postará o menší sezení, když vyrazíte?

Bude akce trvat déle než jeden den? Jak zavřete první den? Jak se znovu otevřete ve druhý den?

Jak se budeš zabalit na konci? Potřebujete závěrečný projev? Jak zvládnete logistiku lidí, kteří se odbavují v hotelu, pokud si ho rezervujete?

Najděte prostor

Zjistěte, kolik lidí přichází. Pak určete, jak velký prostor potřebujete. Kde se bude akce konat? Existuje místo ve firemní kanceláři nebo potřebujete větší prostor? Chce generální ředitel schůzku konat mimo pracoviště, aby se lidé mohli soustředit, nebo chce, aby to bylo v kanceláři, aby se minimalizovaly náklady?

Jaké vlastnosti ve vaší oblasti mohou poskytnout prostor, který potřebujete? Je hotel v blízkosti letiště dobrou volbou, jak minimalizovat čas strávený cestujícími, kteří přijedou z města, nebo byste měli najít něco mimo město, které bude klidnější?

Co si různá místa účtují za svá zařízení? Co zahrnují a co budete muset koupit a přivést? Přidělí vám jednotlivce, s nímž budete pracovat? Jaká je jejich politika týkající se materiálu a lidí zvenčí?

Vytáhněte jej

Po shromáždění odpovědí na alespoň většinu těchto otázek můžete začít sestavovat projektový plán. Nezapomeňte, že zde uvádíme seznam úkolů projektu, pouze strukturu členění práce (WBS). Nezahrnuje žádnou ze závislostí mezi úkoly nebo časovými osami. Ty by byly přidány později.

Ukázkový plán projektu společnosti

Jak plánovat projekt Pomocí základních nástrojů projektového řízení jsme diskutovali o uvažování za projektovým plánováním a využíváním dovedností projektového řízení během procesu plánování. Zde je přehled toho, jak může struktura členění pracovního plánu projektu (WBS) hledat projekt pro naplánování schůzky společnosti:

1. Naplánujte projekt

1. Určete rozpočet
2. Diskutujte s generálním ředitelem pro stanovení cílů projektu
3. Pro tipy se obraťte na předchozího manažera projektu (PM)
4. Určete seznam zúčastněných stran
5. Kontaktní informace o zúčastněných stranách.
6. Stanovte preferované datum události
7. Určete, kolik reproduktorů / prezentátorů je potřeba
8. Určete, kolik pracovníků podpory je potřeba
9. Určete, kolik zaměstnanců se zúčastní
10. Seznam možných umístění události

2. Sestavte projektový tým

1. Získejte rep z marketingu
2. Získejte rep z HR
3. Podívejte se, zda nákup přiřadí někomu pomoc
4. Zeptejte se Susan, aby zvládla všechny detaily reproduktorů
5. Získejte rep ze zařízení
6. Rozvrh schůzky projektového týmu

3. Vyvinout program

3a První den plánu

1. Nastavte čas spuštění
2. Nastavit čas, zařídit místo a personál pro registraci
3. Nastavit délku ranního sezení
4. Nastavte délku projevů
5. Spočítejte počet reproduktorů potřebných pro ranní sezení
6. Najímat reproduktory
7. Plánovaná přestávka v dopoledních hodinách (čas a délka)
8. Uspořádání občerstvení v konferenční místnosti během přestávky (voda, odpadky atd.)
9. Plánovaná obědová přestávka (čas, délka, místo, menu, kdo platí)
10. Plán odpoledne (délka, počet reproduktorů)
11. Přijměte odpoledne reproduktory
12. Uzavření denního plánu (čas, kdo, délka)

3b Plan Day Two

1. Nastavte čas spuštění
2. Nastavit délku ranního sezení
3. Spočítejte počet reproduktorů potřebných pro ranní sezení
4. Najímat reproduktory
5. Plánovaná přestávka v dopoledních hodinách (čas a délka)
6. Uspořádání občerstvení v konferenční místnosti během přestávky (voda, odpadky atd.)
7. Plánovaná obědová přestávka (čas, délka, místo, menu, kdo platí)
8. Plán odpoledne (délka, počet reproduktorů)
9. Přijměte odpoledne reproduktory
10. Plán zavření řeči (čas, kdo, délka)
11. Hotel si můžete domluvit na check-out načasování

4. Naplánujte prostor

1. Určete počet účastníků
2. Uspořádání uspořádání plánu (řádky vs. tabulky)
3. Vypočítejte potřebný prostor
4. Prozkoumejte místa, která jsou k dispozici s tímto množstvím prostoru (náklady, umístění, zahrnuté služby)
5. Počet reproduktorů každý den a celkový počet
6. Určete počet a typ potřebného podpůrného personálu
7. Zjistěte, kolik účastníků / mluvčích / zaměstnanců bude potřebovat pokoje
8. Vyjednejte náklady a data s dostupnými místy
9. Podepsat smlouvu s vybraným místem

5. Propagujte událost

1. Dokončete všechny podrobnosti s umístěním akce
2. Zkontrolujte, zda jsou účastníci upozorněni
3. Upozorněte všechny reproduktory na téma a čas prezentace / den
4. Informujte všechny podpůrné pracovníky o úkolech a směnách
5. Získejte RSVP od účastníků
6. Podle potřeby informujte náhradní účastníky

6. Sledujte

1. Získejte návrhy řeči ze všech reproduktorů
2. Přezkum závěrečných projevů
3. Získejte jmenovky pro všechny účastníky, reproduktory, zaměstnance
4. Nakupujte materiály a dárky pro účastníky
5. Znovu potvrďte s umístěním události

7. Kontrola a rychlost

1. Poslat dotazník spokojenosti všem účastníkům
2. Poslat přehledový přehled všem reproduktorům
3. Děkujeme všem řečníkům a zaměstnancům
4. Držte detailní setkání s projektovým týmem

Další plánování

Struktura členění pracovního plánu projektu (WBS) ukazuje ukázku pro plánování firemní schůzky. Je to jen obrys. Projektový tým by stále musel pracovat na těchto položkách a rozšířit se o mnohé z nich. Kromě toho by museli pracovat na době potřebné pro každý úkol, relativní důležitosti úkolů a vzájemných vztahů / závislostí mezi úkoly.