Výhody a nevýhody 3 organizačních struktur projektu

Způsob, jakým je vaše organizace strukturována, ovlivňuje způsob, jakým spravujete a provozujete projekty. To může také ovlivnit, kolik autority a dosah musíte udělat svou práci jako projektový manažer.

Existují tři společné organizační struktury a projektoví manažeři pracují ve všech z nich: funkční, projektové a maticové. Podívejme se na výhody a nevýhody každého z nich, abyste věděli, proti čemu jste, když se připojíte k nové struktuře.

Funkční organizační struktura

Ve funkční organizační struktuře pracuje projektový manažer a všechny zdroje ve stejné divizi společnosti, jako je oddělení prodeje a marketingu. Funkční manažer má obecně více pravomocí než projektový manažer.

Výhody

Funkční struktura vám dává nejmenší sílu jako projektový manažer, ale nabízí spoustu dalších výhod:

• Funguje dobře pro malé týmy a malé projekty, protože funkce má plnou kontrolu nad členy týmu a dalšími potřebnými zdroji.
• Můžete snadno přistupovat k odborníkům, které potřebujete, protože jsou ve stejné funkční oblasti.
• Je rychlé, aby všichni společně vyřešili problémy související s projektem.
• Můžete omezit komunikační nástroje projektu, které potřebujete použít, protože tým je poměrně malý a jednoduchý.
• Často získáváte nadšené členy týmu, kteří chtějí pracovat na projektu, protože jim poskytují kariérní příležitosti. Projektová práce může být skvělým způsobem, jak motivovat váš tým.

• Pokud předáváte projekt funkčnímu týmu, bude to funkční tým, ve kterém pracujete, což může usnadnit uzavření projektu.

Nevýhody

I když má tato struktura spoustu výhod, zvažte také některé nevýhody:

• Práce probíhá v silo, což může znamenat, že nemáte přístup k lidem mimo vaše funkční oddělení.
• Lidé v projektovém týmu mohou být loajálnější ke svému oddělení nebo vedoucímu týmu než k práci na projektu, což může vést ke konfliktům.
• Velký projekt může skončit s funkčním projektovým manažerem pro každou funkci. To může mít za následek, že se práce rozpadnou, pokud všichni projektoví manažeři nebudou pracovat harmonicky.
• Funkční práce může být izolovaná v tom, že nemáte možnost široce spolupracovat se společností. Udržení strategického zaměření může být těžší.

Organizační struktura projektu

Specializované týmy jsou sestaveny tak, aby pracovaly na projektech v organizační struktuře projektu. Projektový manažer má pravděpodobně zodpovědnost za vedení linek za členy projektového týmu. Příkladem by mohla být výstavba velkých staveb, ale i podnikové iniciativy, které vyžadují specializovaný tým. Projektový manažer má nejvyšší pravomoc, podávání zpráv sponzorovi projektu a projektové radě. Jednotlivci na týmové práci přímo pro projektového manažera.

Výhody

Zřetelnou výhodou struktury projektu je, že máte nad týmem větší kontrolu, ale existují i ​​další výhody.

• Týmy mohou mít silný pocit identity. Je to nejjednodušší struktura, ve které lze vytvořit silnou týmovou kulturu.
• Celý tým je zaměřen na cíle týmu, takže konflikt loajality existuje s každodenní prací pro lidi pracující na projektu. Jejich denní prací je projekt.
• Prostředky jsou věnovány projektu, takže je mnohem snazší naplánovat práci. Budete vědět, kdy jsou členové týmu k dispozici, a není zde žádné riziko, že budou v krátké době vyřazeni z provozu na běžnou práci jiného manažera.

• Projekty probíhající v této struktuře jsou skvělým prostředím pro zlepšování dovedností v oblasti projektového řízení, stejně jako více technických manažerských dovedností.

Nevýhody

Struktura projektu je nejjednodušší, ale stále má určité nevýhody.

• Mít tým věnovaný jednomu projektu je drahý závazek. Má tendenci být jen na velkých projektech.
• Pokud odstraníte lidi z jejich funkčních pracovních míst, může být pro ně obtížné se vrátit, zejména pokud je projekt dlouhý. Projektová práce se protahuje a návrat k tomu, co jste udělali dříve, po období práce v multidisciplinárním prostředí na novém, náročném projektu, není pro mnoho lidí lákavou vyhlídkou. Řízení přechodu týmu při uzavření projektu se stává ještě důležitější.

• Někdy uzavření projektu může znamenat ztrátu práce v případě, že se podnik přesunul a další role není pro vás dostupná.
• Díky své povaze vysílají specializované týmy zdroje k práci na jedné věci. Mohou omezit počet projektů, které společnost může kdykoli udělat, zejména když různé projekty vyžadují stejné dovednosti.
• Projektoví manažeři v tomto typu struktury také řídí své týmy, což znamená trávit čas a úsilí na lidských zdrojích, které byste nemuseli dělat v jiných strukturách. Pokud se vám tento prvek práce s lidmi líbí, tento faktor by mohl být výhodou.

Maticová organizační struktura

Třetí možností je struktura matice. Zdroje jsou sdíleny jak mezi běžnou prací, tak projektovou prací. Mohlo by to znamenat, že dva manažeři nebo „bodkovaní“ zodpovědnost za projektového manažera i vedoucího týmu. Struktura funkčního managementu je obvykle na místě a projektový manažer bere tečkovanou čáru.

Tato struktura rozděluje moc a pravomoc mezi funkčním nebo divizním manažerem týmu a manažerem projektu. Budete muset využít své vyjednávací schopnosti k jejich plnému výkonu.

Výhody

Maticové struktury jsou velmi běžné, protože umožňují manažerům pružně se rozhodnout, jak lidé tráví svůj čas. Pravděpodobně budete pracovat v prostředí matice v určitém okamžiku své kariéry. Výhody této struktury jsou následující:

• Zdroje jsou využívány efektivně a mohou se podle potřeby pohybovat mezi projekty.
• Můžete pracovat na spoustě různých věcí, někdy paralelně - i když tento bod lze argumentovat i jako nevýhodu.
• Týmy a jednotlivci mohou být velmi citliví. Pokud přijde nový projekt, který musí mít prioritu, je snadné se otočit a najednou se zaměřit na něco jiného. Nemůžete to udělat snadno ve struktuře projektu, která trvá déle, než dojde k rozpuštění a přeskupení.
• Struktura vyžaduje, aby každý používal stejný životní cyklus a metodiku řízení projektů, takže pohyb mezi projekty je snadný. Lidé se mohou zapojit do projektového týmu s relativně malým nasazením, pokud je běžná terminologie a procesy.

Nevýhody

Stejně jako u všech nastavení, i tento má své úskalí. Navzdory tomu, že se jedná o společnou strukturu, mnoho moderních pracovišť nevyřešilo problémy přetížení. Dávat jednotlivcům příliš mnoho práce může být snadné, pokud nemáte zavedeny systémy pro správu a monitorování celého pracovního vytížení. Další nevýhody jsou následující:

• Konflikt mezi projekty je běžný, protože můžete bojovat za stejné zdroje jako jiný projekt.
• Druhý projekt by mohl být chráněn nejlepšími zdroji - nejvhodnějšími lidmi se správnými dovednostmi - nebo by jim jejich manažer nemohl zpřístupnit pro práci na projektu.
• Tam může být nějaký konflikt mezi business-as-obvyklé úkoly a projektové práce pro jednotlivce, zejména když oba manažeři dávají jim různé priority.
• Zdroje mohou mít konflikt o tom, jakou cestu rozvoje berou pro svou budoucí kariéru. I když možná víte, že chcete zůstat v projektovém řízení, můžete mít možnost postupovat do vyššího funkčního postavení nebo více projektově orientované role. Ale mít spoustu možností kariéry je dobrá věc, i když to dělá pro obtížná rozhodnutí.

Organizační struktura, která perfektně funguje pro všechny obvyklé práce, nefunguje vždy pro projekty a musíte se řídit v prostředí, ve kterém pracujete. Získání nějaké zkušenosti v každé z těchto struktur je dobrý nápad, abyste je mohli zažít z první ruky. Pomůže vám rozhodnout, které prostředí vám nejlépe vyhovuje, a vyhovuje vašim schopnostem a preferencím. Pak můžete učinit informovanou volbu, pokud máte možnost rozhodnout o svém budoucím pracovním prostředí.

Pochopení kladů a záporů každé organizační struktury projektu vám dává možnost vypracovat, kde nejlépe strávit svůj čas a vliv, abyste co nejlépe využili svého týmu a pomohli vašemu projektu úspěšně dokončit.