Top Job Skills Office Manažeři potřebují

Vedoucí kanceláře převzali odpovědnost za to, že celá kancelář nebo komplex kanceláří bude probíhat hladce. To by mohlo zahrnovat povinnosti, jako je řízení jednoho nebo několika administrativních asistentů a dohled nad nimi. Kancelářští manažeři obvykle nepotřebují specializované vzdělávání, ale potřebují spoustu relevantních zkušeností a dobře rozvinutých dovedností v administrativních i řídících funkcích.

Pokud si přejete tento typ práce, můžete dramaticky zlepšit své šance na získání najímat tím, že vědí, které z vašich dovedností a zkušeností upozornit v průběhu aplikace a pohovoru procesu.

Jak používat seznamy dovedností

Podívejte se na následující seznam vyhledávaných dovedností. Možná zjistíte, že máte více z nich, než jste si mysleli. Použijte názvy příslušných dovedností jako klíčová slova ve svém životopisu a průvodním dopise, takže vedoucí dohledu může jasně vidět, že máte to, co hledají.

Pečlivě si přečtěte popis práce, abyste věděli, která míra dovedností je pro vašeho budoucího zaměstnavatele nejdůležitější. Výzkum společnosti tak, abyste porozuměli podnikání a všem dalším relevantním zkušenostem nebo znalostem, které nabízíte.

Když se připravujete na svůj pohovor, přijďte s alespoň jedním konkrétním příkladem doby, kdy jste prokázali každou z dovedností, o kterých očekáváte. Neočekávejte, že budoucí zaměstnavatel vezme vaše slovo sám o své zkušenosti.

Důležité dovednosti

Ne všechny pozice manažerů vyžadují přesně stejnou dovednost. Hodně záleží na tom, kolik kancelářských asistentů musíte dohlížet, kolik lidí používá kancelář, kterou budete spravovat, a na jaké druhy softwaru a dalších systémů váš zaměstnavatel používá.

Existují určité dovednosti, které prakticky všichni efektivní manažeři kanceláří nemají a nemohou bez nich dělat. Můžete si také prohlédnout seznam dovedností uvedených podle zaměstnání a typů dovedností.

Administrativní dovednosti

Jako manažer kanceláře budete zodpovědný za dokončení několika administrativních úkolů. Patří mezi ně najímání a propouštění zaměstnanců, provádění hodnocení výkonnosti, školení nových zaměstnanců a dohled nad ostatními. Schválení formálních žádostí, provádění obecných obchodních operací a udržování papírování a personálních záznamů může spadat také do vaší jurisdikce.

Budete také muset naplánovat, převzít zpracování pošty, naplánovat a zúčastnit se schůzek. Můžete být vyzváni k řešení konfliktů, delegování práce a být také činitelem politiky a rozhodování.

Analytické schopnosti

Součástí vaší práce bude nalezení způsobů, jak lépe pracovat. Pokud můžete identifikovat neefektivnost v tom, jak vaše kancelář běží a poskytovat řešení, můžete být schopni zachránit zaměstnavatele spoustu peněz a zachránit své kolegy hodně zhoršení.

Velký manažer kanceláře se bude neustále ptát na všechny procesy, postupy a postupy, „dává to smysl? Je to nejlepší, co můžeme udělat? “Doporučuje se zahrnout seznam analytických dovedností do vašeho životopisu.

Důraz na detail

Jako vedoucí kanceláře se s vámi zastaví. Budete zodpovědní za včasné objednání správných kancelářských potřeb, za přesné a organizované vedení záznamů a za sledování potřeb a problémů všech ostatních v kanceláři. Pokud budete dělat svou práci dobře, bude se zdát, že kancelář běží sama. Pokud dostanete nějaké detaily špatně, ostatní lidé nebudou schopni plně vykonávat svou práci.

Komunikační dovednosti

Stejně jako kancelářské asistentky, budete často jedním z prvních lidí návštěvníci vidět, a můžete občas být jediný, kdo vidí, pokud jeden z odborníků pracujících ve vaší kanceláři se stane být ven. Musíte jednat jako efektivní recepční a zároveň vykonávat své další povinnosti.

Můžete být také primárním kontaktním bodem mezi různými lidmi, kteří používají kancelář a případně mezi vaší kanceláří a ostatními v rámci stejné organizace. Možná budete muset praktikovat řešení konfliktů a delegovat práci. To vše přispívá ke spoustě komunikace, a to jak písemné, tak slovní, které musí být vždy přesné, účinné, přátelské a profesionální.

Počítačové dovednosti

Je důležité, aby manažeři kanceláří měli širokou škálu počítačových dovedností. Specifika budou záviset na vašem zaměstnavateli, ale obvykle zahrnují zadávání dat, tabulky a obecné IT úkoly.

Řídící kanceláře mohou zahrnovat obrovské množství odpovědnosti. Manažeři zpravidla pracují na vrcholu organizace, s rukama v každém aspektu společnosti. Pokud vás tato centrální role osloví, pokračujte v revizi seznamu dovedností a zjistěte, zda by to mohla být pro vás kariéra.

Finanční záležitosti

Vaše odpovědnost může zahrnovat vedení účetnictví, fakturaci, rozpočtování a účetnictví. Také můžete být požádáni o zpracování mzdy, drobné peníze a QuickBooks položky. Čtvrtletní a pololetní zprávy mohou také spadat do vaší působnosti. Přinejmenším, pokud vaše kancelář s penězi zachází vůbec, budete v konečném důsledku zodpovědní za to, že se s ní dobře zachází.

Vůdčí schopnosti

Jako supervizor toho, co může být velká skupina kancelářských asistentů, budete muset všechny motivovat a koordinovat. Budete muset udělat týmovou práci. Vaše práce bude zahrnovat nastavení standardu pro práci všech ostatních a zajištění dodržování těchto norem. Vedení často znamená pomáhat ostatním lidem růst v jejich kariéře a pomáhat lidem samo-startovat a dobře komunikovat mezi sebou.

Sociální dovednosti

Mezilidské dovednosti hrají velkou roli v tom, že jsou vedoucím kanceláře. Budete muset mít pozitivní postoj, pozdravit návštěvníky a zapojit se do týmové práce.

Různé Silné stránky

Manažeři mají tendenci mít pestrý soubor dovedností, který jim pomáhá efektivně vykonávat svou práci. To zahrnuje věnovat pozornost detailům, být obecně flexibilní ohledně podpory, kterou poskytujete, a být spolehlivý. Manažeři musí být také sítě, logičtí myslitelé, multi-taskers a řešitelé problémů. Řízení času a organizace by měly být pro lidi, kteří v této roli slouží, druhou povahou.