Administrativní asistent Popis práce: Plat, dovednosti a další

Administrativní asistenti, včetně sekretářek, jsou páteří kancelářských funkcí. Zadávají a připravují dokumenty, plánují schůzky a uchovávají soubory. Odpovídají na telefony a přímé hovory a pomáhají při schůzkách zaměstnanců. V některých kancelářích mohou zvládnout základní účetní úkoly a mohou přijímat platby od klientů a zákazníků.

V roce 2016 pracovalo v USA přibližně 4 miliony administrativních asistentů a sekretářek.

Administrativní pomocné povinnosti a odpovědnost

Odpovědnosti administrativních asistentů se mohou lišit v závislosti na typu kanceláře, ve které pracují, ale některé společné povinnosti zahrnují:

• Generování dokumentů.
• Spojte prezentace snímků
• Vytvořit tabulky.
• Správa databází.
• Vytvářet a / nebo udržovat webové stránky.
• Působí jako manažer kanceláře, plánuje akce pro zaměstnance, jako jsou například večeře a fundraisingové akce, plánování schůzek klientů a organizování plánů pro spolupracovníky.

Administrativní asistent Plat

Plat může záviset na povaze podniku, kde je zaměstnán administrativní asistent, jakož i na rozsahu povinností. Ti, kteří slouží vedoucím pracovníkům, dostávají nejvyšší odměnu.

• Střední roční příjem: 38 800 USD (18,69 USD za hodinu)
• Top 10% roční příjem: Více než 64,230 USD (30,88 USD za hodinu)
• Spodní 10% roční příjem: Méně než 24 690 USD (11,87 USD za hodinu)

Vzdělávání, školení a certifikace

Toto povolání nevyžaduje žádné zvláštní vyspělé vzdělání, ale může být užitečné.

• Vzdělání: Budete potřebovat diplom střední školy nebo ekvivalent, a můžete získat výhodu v oboru zapsáním do programu přidružených titulů nebo navštěvováním sekretářského vzdělávacího programu po střední škole. Tajemníci nyní mají bakalářské tituly nebo vydělávají specializované certifikace, jako je akreditovaný právní tajemník nebo certifikovaný lékařský administrativní asistent v rostoucím počtu sektorů. Výkonní asistenti a tajemníci by měli mít nějaké vysokoškolské kredity na minimu, ne-li bakalářský titul.

• Výcvik: Zvažte začít s agenturou pro dočasné zaměstnání. Někdy nabízejí školení novým rekrutům. V opačném případě, pokud máte nějaké základní sekretářské dovednosti, školení na pracovišti může být poskytováno, jakmile se naučíte lana určitého podniku nebo oboru.

Administrativní asistent Dovednosti a kompetence

Budete potřebovat několik základních vlastností, abyste se mohli stát administrativním asistentem.

• Počítačové a softwarové dovednosti: Měli byste se pohodlně používat Microsoft Office, e-mail a internet. Pokud pracujete pro malou firmu, možná budete muset být obeznámeni s QuickBooks nebo jinými programy účetního softwaru.
• Multitaskingové dovednosti: To může být obzvláště důležité, pokud také vystupujete jako manažer. Měli byste být schopni žonglovat s několika požadavky najednou.
• Slovní a písemné komunikační dovednosti: To jsou nezbytné. Měli byste mít solidní znalost anglického jazyka a mít dobré korektury.

• Mezilidské dovednosti: Budete pracovat s ostatními, včetně klientů a dalších pracovníků úřadu. Dobré chování a klidná vystupování mohou být velmi důležité.
• Organizační schopnosti: Musíte být podrobně orientovaní a organizovaní, abyste mohli okamžitě vyhledat dokument nebo protokol o odvolání.
• Rozhodovací schopnosti: Často se ocitnete v práci více úkolů téměř současně, zejména v rušných kancelářích, takže byste měli mít možnost stanovit priority a činit časově efektivní rozhodnutí. Klient by mohl chtít schůzku hned, ale má opravdu nouzi nebo může počkat několik dní?

Pracovní výhled

Bohužel tato pozice nemá povzbuzující pracovní výhled. Americký úřad Vital Statistics navrhuje, že technologický pokrok začne od roku 2016 do roku 2026 převzít mnoho povinností administrativních asistentů, což povede k 5% poklesu růstu pracovních míst.

Pracovní prostředí

Tuto pozici vyžaduje téměř každý průmysl. Možná se ocitnete v ordinaci, v advokátní kanceláři, ve vládním úřadě nebo v malém dodavateli. V každém případě se pravděpodobně ocitnete v kanceláři.

Virtuální asistenti jsou stále více žádáni, takže je možné, že budete moci pracovat z domova.

Pracovní rozvrh

To je téměř vždy práce na plný úvazek během běžné pracovní doby, ale povaha podniku by mohla vyžadovat víkendovou práci, jako kdybyste byli zaměstnáni na klinice. Navíc, ti v právnické profesi by mohli zjistit, že se očekává, že budou v dlouhých hodinách před zkouškami a termíny.

Jak získat práci

ZÍSKEJTE DOPORUČENÍ

Zaměstnavatelé, kteří najímají sekretářku nebo administrativního asistenta, hledají jednotlivce, s nimiž mohou pohodlně pracovat, kteří se budou dobře slučovat s ostatními zaměstnanci a kterým budou důvěrné informace důvěryhodné. Tyto vlastnosti mohou prokázat silné doporučující dopisy.

POUŽÍVEJTE SI SÍTĚ

Klepněte na své sítě a získejte informace o pracovních pozicích. Oslovte kontakty na Facebooku a LinkedIn, rodinné přátele, sousedy a bývalé zaměstnavatele. Dejte jim vědět, že byste ocenili představení každému, kdo by mohl být zaměstnán.

OTEVŘENÍ TRACK DOWN

Vyhledává Google vyhledávání pracovních míst s klíčovými slovy, jako je administrativní asistent, asistent marketingu, asistent redakce, lékařský sekretář, právní tajemník a asistent úřadu, aby generoval seznamy pracovních míst. Mnoho administrativních pracovních míst bude také inzerováno v sekci zaměstnání na webových stránkách pro vaše místní noviny nebo obchodní komoru.

Porovnání podobných pracovních míst

Některá podobná pracovní místa a jejich střední roční mzda zahrnují:

• Soudní zpravodaj: $57,150
• Informační úředník: $34,520
• Lékařský Transcriptionist: $34,770