Význam dokumentace v oblasti lidských zdrojů

Dokumentace je písemný a uchovávaný záznam o pracovních událostech. Tyto záznamy se skládají z vládních a zákonem stanovených prvků, dokumentů vyžadovaných firemní politikou a praxí, dokumentů navržených nejlepšími postupy v oblasti lidských zdrojů a formálního a neformálního vedení záznamů o zaměstnaneckých událostech.

Dokumentace o záznamu o zaměstnanosti

Záznamy o zaměstnancích jsou písemným záznamem jeho jednání, jednání, incidentů s výkonovým koučováním, svědky porušení pravidel, disciplinárních opatření, pozitivních příspěvků, odměn a uznání, vyšetřování, nedodržení požadavků a cílů, hodnocení výkonnosti a dalších.

Udržování těchto záznamů umožňuje zaměstnavateli a zaměstnanci zachovat písemnou historii událostí a diskusí, ke kterým došlo v průběhu určité události. Dokumentace pracovněprávního vztahu obsahuje písemný záznam, který může být nezbytný pro podporu takových činností, jako je podpora zaměstnanců, navyšování odměn zaměstnanců a disciplinární opatření - včetně ukončení pracovního poměru.

Dokumentace o zaměstnancích je v případě potřeby obecně kladná i záporná. Je to věcné, nikoli úsudkové. Popisuje události, jak se vyskytují, ne na základě názorů a myšlenek držitele o události. Dokumentace také popisuje činnosti, které byly podniknuty v pozoruhodných případech, jako je poskytnutí formálního uznání zaměstnance nebo přijetí disciplinárního opatření.

Nezapomeňte, že je třeba vytvořit dokumentaci co nejblíže, kdy k incidentu dojde, aby byly záznamy včasné, podrobné a přesné.

V právním řízení je často dokumentací o minulých výsledcích zaměstnance rozhodující výsledek zaměstnavatele z akce. Cílem je prosadit spravedlivý obraz o výkonu zaměstnance, aniž by se zaměřil pouze na negativní události.

Typy dokumentace

Politiky, postupy, příručka pro zaměstnance a plány rozvoje výkonnosti jsou také formami dokumentace, které zaznamenávají očekávané chování zaměstnanců a požadavky na pracoviště k udržení řádného, ​​spravedlivého pracoviště, ve kterém zaměstnanci vědí, co se od nich očekává.

Záznamy jsou také písemná prohlášení obviněných, žalobce a svědků nepřátelských událostí na pracovišti, které zahrnují pochybení zaměstnanců, jako je sexuální obtěžování.

Tato dokumentace také obsahuje trvalé záznamy, jako je podepsaná žádost o zaměstnání, písemné odkazy na pracovní místa, materiály pro podávání žádostí, jako jsou životopisy a průvodní dopisy, a kontroly na pozadí. Kromě personálního spisu zaměstnanců jsou také uchovávány další dokumenty, jako je formulář I-9 (který ověřuje způsobilost zaměstnance pracovat v USA), stejně jako lékařské záznamy, záznamy FMLA a tak dále.

Dokumentace může být také neformální, a to v evidenci manažera o jeho jednání se zaměstnancem v průběhu jednoho roku. Je důležité, aby manažeři uchovávali tuto dokumentaci u všech svých zaměstnanců. Žádný zaměstnanec by neměl být vybrán kvůli výkonu. To by mohlo být považováno za diskriminaci později.

Dokumentace může být formální a uchovávána v personálním souboru zaměstnance. Od zaměstnanců se očekává, že tuto dokumentaci podepíší, aby potvrdili, že obdrželi kopii, a celý obsah zkontrolovali. Poznámka: Podpis neznamená souhlas s prohlášeními v dokumentaci.

Použití dokumentace

Dokumentace kritických incidentů, ať už kladných nebo záporných, je také doporučena tak, aby manažeři měli záznam o výkonu zaměstnanců, který zahrnuje časové období.

Organizace mohou použít dokumentaci, kterou uchovávají jinými způsoby. Ty mohou zahrnovat postupy, pracovní instrukce a instrukce počítačového softwaru, abychom jmenovali alespoň některé, ale pro účely funkce lidských zdrojů se jedná o běžná použití dokumentace. Další část popisuje pokyny, jak správně dokumentovat.

Vzorky dokumentace výkonu

Dokumentace o výkonnosti zaměstnance vám umožní disciplínu, ukončení nebo spravedlivé prosazování, odměňování a uznávání zaměstnanců. Bez dokumentace je obtížné a potenciálně riskantní pro zaměstnavatele učinit případ pro tyto akce.

Zaměstnavatel se musí vyvarovat případného obvinění z diskriminačního zacházení se zaměstnanci. Všechny právní předpisy stranou, dobří zaměstnavatelé chtějí vytvořit pracovní prostředí, které je spravedlivé, konzistentní a podporuje cíle zaměstnanců a kariérní plány.

Toto prostředí je podpořeno odbornou dokumentací o výkonnosti zaměstnanců - jak chvályhodným chováním, tak akcemi, které vyžadují opravu nebo zlepšení. Jak je dokumentovat, bylo podrobněji diskutováno. Následující příklady vám poskytnou další příklady vhodné dokumentace.

Dokumentace zpoždění a absence

Špatně:

Mark je obvykle pozdě do práce. Mark postrádá příliš mnoho práce.

Že jo:

1. dubna: Mark zavolal nemocným a vynechal osm hodin práce.

4. dubna: Mark přišel do práce v 10 hodin, dvě hodiny pozdě od plánovaného času startu.

6. dubna: Mark naplánoval schůzku lékaře a pak zůstal doma, aby si nechal nainstalovat novou pec.

12. dubna: Mark zavolal nemocným a vynechal osm hodin práce.

Dokumentační výkon

Špatně:

Mary je nespolehlivá. Sotva dělá to, co se zavázala udělat.

Že jo:

2. května: Mary slíbila, že první návrh produktového návrhu bude k dispozici ke kontrole na dnešním týdenním zasedání. Mary nepředložila návrh dokumentu podle očekávání. Řekla, že byla příliš zaneprázdněná a lidé, jejichž pomoc potřebovala, se s ní nevrátili.

Správce odpověděl: Jakou pomoc jste potřebovali? Informace? Kdo se vám nevrátil a co od nich potřebujete?

Carl a Michael potřebovali Mary informovat o svém pokroku.

Co vás dělá tak zaneprázdněným, že jste neměli čas na to, abyste se mohli věnovat svému závazku? Příliš mnoho závazků s omezenými hodinami na jejich splnění.

Co mohu udělat, abych vám pomohl?

Kdy zpřístupníte návrh dokumentu ke kontrole?

Tyto vzorky poskytují přehled o tom, jaká účinná dokumentace vypadá ve srovnání s dokumentací, která je napsána nesprávně. Řiďte se těmito pokyny, abyste efektivně a legálně dokumentovali zásady, výkon a události na svém pracovišti.

Prohlášení

Poskytnuté informace jsou sice autoritativní, ale nezaručují přesnost a legalitu. Stránky jsou čteny celosvětovým publikem a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi. Prosíme o právní pomoc nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši lokalitu. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.