Jak být soudním tajemníkem

Tajemníci soudních sporů poskytují podporu soudním zástupcům a soudcům v případech podaných v místních, státních a federálních soudech a správních soudech.

Tajemníci soudních sporů jsou zaměstnáni v advokátních kancelářích všech velikostí. Někteří sekretáři poskytují čistě administrativní podporu. Nicméně sekretářky v mnoha firmách vykonávají hybridní roli, fungují jako sekretářka a soudní spor.

Níže jsou uvedeny některé z nejběžnějších funkcí tajemníka soudního sporu v průběhu životního cyklu soudních sporů. Úlohy sekretariátu se liší v závislosti na firmě, typu soudní praxe a velikosti personálu.

Screening

V žalobních firmách je prvním krokem případu prověřování případu za zásluhy. Má potenciální klient příčinu? Existují nějaké konflikty? Tajemník může pomoci připravit případové screeningové formuláře a naplánovat počáteční schůzky mezi advokátem a potenciálním klientem. V některých případech sekretářka provede úvodní prověrku telefonicky na potenciální dotazy klienta. Pokud je klient podepsán, tajemník zřídí nový spis a předá klientovi smlouvu o zadržení a další dokumenty.

Vyšetřování

V mnoha případech strany vedou vyšetřování před podáním žaloby. Toto vyšetřování může zahrnovat lokalizaci a pohovor se svědky, zkoumání místa nehody a shromažďování dokumentárních a jiných důkazů. Tajemník soudních sporů může v procesu pomáhat při plánování schůzek a telefonních konferencí jménem advokáta, vytváření seznamů svědků, organizování důkazů a dalších dokumentů a vytváření spolehlivého systému evidence pro papírové i elektronické dokumenty.

Podněty

Pokud je podána žaloba, tajemník připraví písemnosti v programu pro zpracování textu. Písemnosti mohou zahrnovat předvolání, stížnost, čestná prohlášení, žádosti o přijetí a návrhy. Sekretářka pro soudní spory často vytváří podněty, které organizují a indexují všechny spisy pro konkrétní případ. Tajemník může tyto dokumenty předložit soudu, a to buď osobně, nebo elektronicky, i když tento úkol často vykonává poslanec nebo soudní posel.

Objev

Objev je nejdelší fází soudního procesu. Během zjišťování může tajemník soudního sporu provádět všechny nebo některé z následujících úkolů:

• Příprava vyhledávacích dokumentů v systému zpracování textu, včetně dotazů a požadavků na výrobu
• Předvolání předávání, odesílání a sledování
• Plánování vkladů s více stranami, včetně advokáta, klientů, oponentů a soudních reportérů
• Plánování nezávislých lékařských vyšetření a dalších jmenování vyžadovaných občanským soudním řádem
• Vytváření vazačů objevů; indexování a archivování vyhledávacích dokumentů
• Organizace a evidence případových dokumentů
• Plánování prohlídek

• Lokalizace a komunikace s odborníky; organizování a podávání odborných posudků

Pre-Trial

Jakmile je stanoveno zkušební datum, sekretářka pomáhá právnímu týmu připravit se na soud. Úloha tajemníka může zahrnovat:

• Psaní a formátování dokumentů předběžného řízení včetně návrhů, aktů, předvolání a seznamů svědků
• Shromažďování a organizování exponátů
• Vytváření, organizování a / nebo indexování zkušebních vazeb
• Pomáhá organizovat falešné zkoušky
• Sledování termínů a zasílání upomínek právnímu týmu
• Cite-kontrola a korektury briefingy a právní dokumenty
• Zajištění řádného formátování dokumentů v souladu s pravidly soudu
• Koordinující svědci

Zkouška

Tajemník soudní spory vykonává důležitou podpůrnou roli během soudního procesu. Jeho povinnosti mohou zahrnovat:

• Příprava, psaní a formátování zkušebních dokumentů
• Koordinace přípravy grafů, grafů a dalších vizualizací soudní síně
• Plánování kurýrů, soudních reportérů a znalců
• Organizace, archivování a vedení dokumentů, exponátů a zkušebních vazačů
• Koordinace cestovních služeb pro advokáty, svědky, klienty a další

Ostatní administrativní úkoly

Pro ty, kteří pracují na straně obrany, zapíše tajemník soudních sporů čas advokátů a asistentů, kteří stráví v každém případě do času a fakturačního systému firmy. Zároveň bude klientovi zasílat pravidelné faktury a sledovat opožděné platby. Mezi další obecné úkoly, které vykonává tajemník soudního sporu, patří:

• Vytváření informací přepisováním, formátováním, vkládáním, načítáním, kopírováním a přenosem textu, dat a grafiky
• Sledování lhůt pro případy
• Odpovídá klientům, svědkům a protikladnému poradci
• Přijetí telefonu
• Vytváření tabulek pro sledování nákladů, exponátů a dalších informací
• Přepisování diktátu
• Udržování docketových systémů
• Směrování korespondence, zprávy a právní dokumenty
• Pořádání klientských konferencí a setkání advokátů
• Příprava přehledů výdajů
• Udržování kalendáře advokáta plánováním a plánováním konferencí, telekonferencí, depozit a cestování

• Objednávání spotřebního materiálu

Sekretariát Vzdělávání

Mnoho tajemníků soudních sporů dokončí certifikát nebo přidružený studijní program na obchodní škole nebo univerzitní škole. Nicméně sekretářky se čtyřletými vysokoškolskými tituly mají v rámci advokátní kanceláře nejvíce příležitostí k rozvoji. Školení v soudních sporech často probíhá v zaměstnání. Zkušení tajemníci soudních sporů se často přesouvají do jiných rolí ve firmě, včetně pozic paralegalů a kanceláří.

Vedení soudních sporů a znalosti

Tajemníci soudních sporů musí mít různé mezilidské, technologické a kancelářské dovednosti, jakož i právní a procesní znalosti. Požadované dovednosti a znalosti zahrnují:

• Odbornost s textovým editorem, tabulkovým procesorem, prezentací a časovým a fakturačním softwarem; znalost sady Microsoft Office
• Znalost s přepisovým vybavením
• Vynikající písemné a slovní dovednosti
• Znalost místní, státní a federální soudní dokumentace a spisového řízení
• Znalost s databázemi dokumentů jako Ringtail, Summation a Concordance
• E-podání zkušenosti
• Znalost kancelářských postupů a právní terminologie
• Silné psaní
• Pevné organizační dovednosti a dovednosti s více úkoly
• Schopnost odborně komunikovat se všemi úrovněmi personálu