Jak vést projekt Když nejste šéf týmu

Ve škole nebyl projekt skupiny vždy pozitivní zkušeností. Nevyhnutelně, v každé skupině, někteří pracovali tvrději než jiní, zatímco jiní se nikdy neobjevili. V důsledku toho by to mohlo být frustrující, pokud jste jedním z členů týmu, který nese většinu zátěže.

V podnikatelském světě je to poněkud odlišné, protože každý projekt má projektového manažera a tato osoba může rozdat skutečné důsledky, pokud členové týmu neplní své úkoly. Dokonce i když projektový manažer nemá disciplinární pravomoc nad svým týmem, jakýkoliv špatný výkon člena se může vrátit zpět k šéfovi a negativně ovlivnit jejich kariéru.

Je pravděpodobné, že projektový manažer si nebude vybírat členy týmu pro projekt a nebude mít oprávnění odstranit člena kvůli špatnému výkonu. Jak spravujete projekt, když vám členové týmu nehlásí?

Zde je šest tipů, jak vést projekt, když vám členové týmu nehlásí.

Vyjasněte své limity se šéfem

Než budete mít první schůzku svého týmu, posaďte se s osobou, která vám tento projekt přidělila, a hovořte o očekáváních vedení. To je samozřejmě nejjednodušší, pokud se vy a všichni členové týmu hlásí ke stejné osobě, ale i když ne, budete chtít mít tuto konverzaci.

Tyto otázky budete chtít zeptat:

• Máte pravomoc odstranit a nahradit lidi v týmu, pokud to nefunguje?
• Má tento projekt přednost před jinými projekty? Pokud ne, pak kde váš projekt sedí v hierarchii. Jinými slovy, můžete říci svým členům týmu, že musí přestat dělat jiný projekt, aby splnili termín?
• Máte-li problémy s výkonem členů týmu, vrátí vám šéf s disciplinární silou, nebo považujete za rovnocenné s členy týmu?
• Pokud jste tak dosud neučinili, zeptejte se, jaké jsou cíle projektu a očekávaný časový rámec.

Pokud jste stanovili své limity před zahájením projektu, budete vědět, jak daleko můžete jít a co můžete požádat členy svého týmu. Šéf, který říká: „Tento projekt je nejvyšší prioritou“, ale na tom vám nebude záležet, je stejný jako šéf říká: „To není nejvyšší priorita.“

Nicméně, dostat buy-in od svého šéfa, pokud jde o to, zda je projekt nejvyšší prioritou, vám může pomoci k tomu, aby členové pracovali tak tvrdě, jak jen to jde. A nebojte se být přímý se svým šéfem tím, že uvedete, že chcete znát úroveň důležitosti projektu, abyste tuto zprávu mohli sdělit týmu. Budete chtít sdělit, že každý má stejný cíl, dostat projekt správně a včas.

Můžete také sledovat svůj šéf prostřednictvím e-mailu s žádostí o potvrzení, že projekt je nejvyšší prioritou. Jakmile obdržíte potvrzení e-mailem, můžete tento e-mail v případě potřeby předat týmu.

Je důležité si uvědomit, že členové týmu mohou mít vedle projektu i jiné povinnosti. Jako výsledek, oni by neměli považovat váš projekt za nejvyšší prioritu pro ně na počátku, ale to není nutně, protože se nestarají, nebo se snaží vyhnout práci. Je docela pravděpodobné, že mají prostě další úkoly a povinnosti, které musí denně plnit. To platí zejména při práci s kolegy z různých oddělení.

Když si promluvíte se svým šéfem, aby jste objasnili důležitost projektu, cílů a časové osy, a informování o tom, že tyto informace s týmem budou včas, mohou přispět k tomu, že proces bude hladší a bude méně stresující.

Promluvte si se svým týmem před provedením úkolů

Když máte cross-organizační tým, je snadné provádět úkoly. Marketingové úkoly zvládne Jane z marketingu. Financi zvládne Karen z financí. Ale i když jsou povinnosti jasné, promluvte si nejprve se svými členy týmu.

Možná zjistíte, že Karen i Jane požádali, aby byli v tomto týmu, aby se dozvěděli více o jiných oblastech společnosti, takže když je přiřadíte do svých oborů, mohou být frustrováni.

Tato konverzace je zásadní pro to, abyste měli skvělý týmový vztah.I když jste zodpovědní za konečný výsledek projektu, nedosáhnete skvělých výsledků bez členů týmu, kteří jsou na palubě. Stručně řečeno, zmocněte své členy týmu požádáním o jejich vstup a obavy. Když je projekt kompletní a úspěšný, celý tým může cítit hrdost s vědomím, že každý z nich hraje aktivní roli v jeho úspěchu.

Dvojitá kontrola se šéfem

Pokud po rozhovoru se členy týmu zjistíte, že jediným způsobem, jak tohoto úkolu dosáhnout, je dát úkoly, které jeden nebo více lidí najde nepříjemně, poraďte se se svým šéfem před provedením úkolů.

Proč? Chcete se ujistit, že máte zálohování, které potřebujete, a že jste nezanedbali možnost, která by přidělení úkolů více plnila členům týmu.

Vezměte si alespoň jeden Lousy Task Yourself

Každý může vědět, že jste byli vybráni, abyste vedli tento tým, protože jste byli svědky úspěchu, ale je také důležité, abyste si vyhrnuli rukávy a dostali se do mixu věcí.

Vzít na něco obtížného nebo nepříjemného posílá zprávu, že jste součástí týmu a že se staráte o své spoluhráče. Přiřazení nepříjemných úkolů posílá zprávu, že si myslíte, že jste lepší než vaši spoluhráči.

To neznamená, že musíte dělat všechny mizerné úkoly. Ale ujistěte se, že jsou mezi členy týmu poměrně rozděleni. Co je nepříjemné, liší se od týmu k týmu, ale každý projekt má něco, co nikdo nechce dělat. Často existuje mnoho úkolů, kterým by se každý chtěl vyhnout. Ujistěte se, že jsou spravedlivě rozděleny, a vy si vezmete svůj podíl.

Dejte nám zpětnou vazbu

Pamatujte si, že zpětná vazba je víc než říkat, "skvělá práce" nebo "špatná práce" je to "to byla skvělá práce, protože …" a "to se nepovedlo tak dobře, protože …". A pokud hledáte zpětnou vazbu, ujistěte se, že přijímáte zpětnou vazbu od svých členů týmu.

Opět jste jim umožnili udělat skvělou práci a připomenout jim, že jejich úspěch je vaším úspěchem a že jste v tom spolu. Poskytováním zpětné vazby a výuky, jak dělat úkol, zejména pokud máte více zkušeností, budete vytvářet pozitivní pracovní prostředí.

Informujte všechny

Jako vedoucí týmu budete informovat manažery a vedoucí pracovníky vaší organizace. Ujistěte se, že jste si vzali informace z těchto schůzek zpět do svého týmu. Navíc nechte svou skupinu vědět, co na těchto setkáních řeknete.

Také dát každému úvěru, zejména když se jedná o chválu. Je projekt v pořádku, protože jste báječný? No, samozřejmě, ale neříkej to. Řekněme, že projekt jde dobře, protože tým je báječný. Každý bude vědět, že jste součástí týmu.

Ale co když bude projekt hrozně? Sdílíte vinu? Ano, ale jen soukromě. Jedete do týmu individuálně a pracujete na tom, abyste změnili svůj směr či přínos. Pokud to nefunguje, jdete na svého šéfa a řešíte problémy.

Pokud máte pravomoc odstranit lidi z týmu, je načase to udělat, ale pokud ne, můžete mluvit s osobou, která to dělá. Ale ať už děláte cokoliv, nezačněte klást své členy do týmu. Zničí jejich morálku a všechno zhorší.

Nezapomeňte, že úspěšně vedený týmový projekt může posílit vaši kariéru, podpořit vaši profesionální pověst a učinit vaši práci viditelnou ve vaší organizaci. Výsledkem mohou být další úkoly nebo propagace.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas je spisovatelka na volné noze, která strávila 10 let v oblasti lidských zdrojů, kde najala, vypalovala, spravovala čísla a dvakrát kontrolovala právníky.