Správa neočekávaných prací

Říká se, že „nic není tak, jak bylo plánováno“ je v práci stejně přesné jako kdekoli jinde. Když se věci pokazí, je to často bez varování. Pokud byste mohli zabránit těmto neštěstí, aby se dělaly na prvním místě, měli byste. Zatímco některé z těchto problémů jsou předvídatelné, většina z nich není. Proto je nezbytné vědět, jak je možné tyto situace identifikovat a řešit, jakmile nastanou. Zde je několik tipů pro správu neočekávaných prací:

1. Očekávejte, že něco bude chybné, i když nevíte co

Vždy hledejte problémy. Nikdo nechce být soudcem, ale čím dříve zjistíte, že komplikace existuje, tím rychleji můžete začít podnikat kroky k nápravě. Vynikající dovednosti při řešení problémů jsou klíčové při řešení těchto situací. Zahrnují vaši schopnost rozpoznat existenci problému a identifikovat jeho příčinu.

Malá nehoda může narůst do velkého problému a pak do krize dost rychle, pokud nebudou podniknuty okamžité kroky. Když je problém ignorován nebo nerozpoznán, bude postupem času stále obtížnější, nebo dokonce nemožné, vyřešit. Vaše bdělost může vaší společnosti zachránit před vážným poškozením.

2. Nepropadejte panice

Váš základní instinkt může být panika, když se něco pokazí. Váš adrenalin začne proudit, což vás může podnítit k akci. Bude to však i váš úsudek. Vaše schopnost zůstat v klidu napomáhá vašemu úspěchu při zvládání neočekávaných událostí. Panika způsobuje, že vyfoukneme malé komplikace z míry. Tato emocionální odezva by se mohla trochu proměnit v obrovskou krizi ve vaší mysli.

Zhluboka se nadechněte a strávte chvilku nebo dvě hodnocení situace a přemýšlení o tom, co musíte udělat dál. I když byste měli reagovat rychle, nenechte se unášet. To povede pouze k tomu, že budou učiněna dezinformovaná rozhodnutí a přijata neužitečná opatření.

3. Připravte roztoky v Advance

I když je nemožné plánovat pro každý scénář nejhoršího případu, je třeba mít na mysli strategii, která by se zabývala věcmi, které se s největší pravděpodobností pokazí. Pokud máte například na starosti velkou konferenci, vaše organizace je hostitelem, buďte připraveni, aby se kuchař v poslední minutě zrušil, nebo aby zvukový systém selhal. Den před akcí potvrďte u kuchaře a zkontrolujte, zda je ozvučovací systém funkční.

Prioritou je plánování více společných událostí, ne těch, které jsou nepravděpodobné. Pokud se obáváte příliš mnoho věcí, které se pokazí, nebudete schopni svou práci dělat. Upravte své plány jako nepravděpodobné události. Například, když nepotřebujete plán na reakci na hurikán v lednu, potřebujete ho v červenci.

4. Použijte své dovednosti kritického myšlení

Kromě excelentních dovedností při řešení problémů jsou pro úspěšné zvládnutí neočekávaných prací nezbytné také vynikající dovednosti kritického myšlení. Přijmout systematický přístup k řešení jak malých komplikací, tak i významných krizí. I když je rychlá akce nezbytná, věnujte čas několika alternativním řešením. Pak je vyhodnotte všechny dříve, než si vyberete ten, o kterém se rozhodnete, je nejlepší. V případě potřeby získáte vstup od svého týmu a nadřízených, a to jak při příchodu s možnými řešeními, tak při výběru, který z nich implementujete.

5. Uchovávejte seznam zdrojů na dosah ruky

Když nastanou problémy a vy potřebujete vnější pomoc k jejich vyřešení, seznam poskytovatelů služeb bude neocenitelný. Vrátíme-li se zpět na příklad konference a připravíme se na zrušení kuchaře v poslední minutě, seznam dalších společností, kterým můžete zavolat. Pokud máte v seznamu kontaktů osobu, která provádí opravu audio zařízení, nebude vaše konference narušena.

V závislosti na potřebách vaší organizace patří instalatéři, elektrikáři, počítačoví experti, lidé, kteří opravují kancelářské vybavení, kuchaři a agentury pro dočasné zaměstnání ve vašem seznamu kontaktů. Než si najmete externí službu, ujistěte se, že máte souhlas osoby, která ovládá smyčky kabelky pro vaši organizaci. Podle potřeby upravte seznam kontaktů. Přidat k němu, jak si najít další poskytovatele a odstranit kontakty, které neprocházejí pro vás, nebo že již nejsou v podnikání. Sdílejte se svými kolegy, dokonce i s ostatními organizacemi, doporučení a recenze.

Rychlá a měřená odezva na kritickou situaci sníží nepříznivé účinky na vaši organizaci a její konečný výsledek. Váš šéf ocení vaše úsilí reagovat na potenciálně škodlivou krizi.