Náhrada nákladů při cestování za obchodem

Úhrada nákladů je způsob, jak platit zaměstnancům zpět, když utrácejí vlastní peníze při práci na firemním čase. Tyto náklady se obvykle vyskytují, když zaměstnanec cestuje za obchodem.

Cestovní výdaje mohou zahrnovat ubytování, lety, pozemní dopravu, tipy na bellhopy, jídla a další vedlejší výdaje, které by zaměstnanec mohl zažít při cestování za prací. Ostatní obchodní náklady mohou zahrnovat takové položky, jako je přijetí klientů nebo potenciálních zaměstnanců na oběd nebo večeři, nákup nezbytných knih nebo jiných vzdělávacích materiálů, které zaměstnavatel pokrývá, nebo výdaje na řízení.

Typy nákladů, které bude organizace hradit, jsou uvedeny v zásadách pro obchodní cesty, zábavu a obecné návratné výdaje v příručce pro zaměstnance. V některých případech jsou pokryty výdaje, jako je čištění prádla a členství v posilovně na prodloužených cestách. Zatímco klientská zábava na služebních cestách je běžným návratným výdajem, většina společností stanovila limity výdajů na jídlo a zábavu.

Jak zaměstnanci platí za výdaje

Podniky svěřují zaměstnancům s nízkou až střední úrovní, kteří často navštěvují firemní kreditní karty. Namísto placení za výdaje s vlastními penězi, zaměstnanci účtují všechny, ale náhodné a tipy na firemní kreditní karty.

Jedná se o pohodlný přístup k úhradě výdajů pro zaměstnance, protože účty kreditní karty dokumentují přesné náklady, aniž by zaměstnanec musel ukládat příjmy a vyplňovat zprávy o cestovních výdajích.

Další způsob, jak platit zaměstnancům náklady na služební cesty, je na diety. Denní dávka je předem stanovená denní dávka vyplácená zaměstnancům za výdaje vzniklé při cestování za obchodem. Tyto náklady by mohly být na ubytování, stravu, tipy, taxi a další poplatky za pozemní dopravu.

Vyplnění výkazu výdajů

V případě použití kreditní karty společnosti a placení hotovosti budou zaměstnanci pravděpodobně muset po návratu z cesty vyplnit zprávu o úhradě výdajů. S firemní kreditní kartou, budou muset vysvětlit méně než zřejmé poplatky, které se objeví na účtu kreditní karty (například pozdní noční jídlo). Rovněž budou účtovat společnosti dodatečné poplatky, které zaplatili vlastními penězi nebo kreditní kartou.

Pokud zaměstnanec platí hotovost, bude muset uvést a občas zdůvodnit každý výdaj, za který je požadována náhrada. Většina společností stanoví datum, do kterého musí být předloženy zprávy o úhradě výdajů a všechny výdaje jsou přezkoumávány účetnictvím, stejně jako prohlášení od společnosti vydávající kreditní karty. Jakékoli neodůvodněné náklady, nebo ty, které jsou vyloučeny politikou společnosti, nejsou proplaceny - což zaměstnancům způsobuje problémy.

Neobvyklé situace

Řekněme, že obchodní zástupce si vezme domácího mazlíčka s sebou na výlet a účtuje poplatek za hotelový mazlíček na firemní kreditní kartu, přičemž tvrdí, že hotel by poplatek neoddělil a společnost plánovala uhradit.

Je to zneužití finančních prostředků společnosti? Vypadá to tak. Ať už písemně nebo ne, je to docela jasné, použití firemní kreditní karty se používá pouze pro firemní výdaje. V některých případech může mít osobní použití korporace za následek ukončení. Zde je však to, co je třeba zvážit. Přistoupil zaměstnanec k účetnictví a vysvětlil problém, že hotel nemohl oddělit poplatky za domácí mazlíčky? Nebo byl zaměstnanec upoután pečlivým přezkoumáním svých výdajů v účetnictví?

Dalším protiplněním je, že společnost v minulosti uhradila ostatním zaměstnancům podobné náklady? Pokud ano, disciplinární opatření není v pořádku. Pokud však politika společnosti jasně stanoví, že konkrétní náklady nejsou povoleny, a zaměstnanec je chycen (nikoliv přímo), pak by měl HR přijmout nějaké závažné disciplinární opatření. Ne každá situace je jasná. Někdy se budete muset zeptat a udělat trochu kopání kolem před přijetím akce.