Jak reagovat na žádost o referenční kontrolu

Reakce na žádost o kontrolu referencí je složitá záležitost. Strach z odvetných opatření a soudních sporů vede mnoho zaměstnavatelů k tomu, aby vůbec nereagovali. Tato doporučení vám pomohou rozumně reagovat na žádosti o kontrolu a zároveň chránit oprávněné zájmy vaší společnosti a stávajících zaměstnanců.

Dodržujte zásady společnosti založené na referenční kontrole

Za prvé, mnoho společností požaduje, aby manažeři zaslali písemné žádosti o lidské zdroje. Pokud je odkaz manažera kladný, můžete souhlasit s tím, že správce poskytne verbální odkaz přímo zaměstnavateli.

Cokoliv, co je zasláno v písemném formátu, by mělo pocházet z oddělení lidských zdrojů, nebo by pracovníci oddělení lidských zdrojů měli přezkoumat reakci na důslednost a chránit nejlepší zájmy společnosti. Společný formát kontroly referencí vás požádá o poskytnutí těchto informací o bývalém zaměstnanci.

• Pracovní zařazení a příležitostně pracovní povinnosti,
• Konečný plat,
• Termíny zaměstnání,
• Poskytuje kontrolní seznam, který žádá bývalého zaměstnavatele, aby zařadil takové vlastnosti jako „týmovou práci“ a „spolehlivost“.

Tato administrativa je nejlépe ponechána na lidských zdrojích - přinejmenším požádejte personální pracovníky, aby přezkoumali jakoukoliv písemnou odpověď, kterou byste mohli uvažovat o odeslání. Neodpovězte na otázky, které vás žádají o číselné hodnocení bývalého zaměstnance v jakémkoli aspektu jejich pracovní či pracovní charakteristiky.

Číselná hodnocení nejsou srovnatelná na základě jakéhokoli společného významu definice pojmu, ani význam čísel na číselném měřítku definovaném na těchto formách. V nejlepším případě se jedná o chybnou komunikaci. V nejhorším případě to může poškodit vyhlídky na zaměstnání vašeho bývalého zaměstnance.

Zajistěte, aby měl zaměstnanec v souboru podepsanou autorizaci

Zadruhé zkontrolujte, zda podpis bývalého zaměstnance, kterým se schvaluje referenční kontrola, je na papíře zaslané žádající společností. Bez předchozího souhlasu předchozího zaměstnance byste neměli poskytovat žádné informace o zaměstnanci.

Reagujte na žádost o referenční kontrolu s kladným odkazem

Pokud manažer může s několika výhradami doporučit bývalého zaměstnance, po konzultaci s personálním personálem může manažer vrátit výzvu dotazujícímu zaměstnavateli. Při odpovídání na telefonní hovor by měl manažer zajistit, aby podpis zaměstnance, který schvaluje referenční kontrolu, byl před vrácením telefonního hovoru uložen v souboru s lidskými zdroji.

Když bývalý zaměstnanec byl dobrým zaměstnancem a opustil vaši společnost za dobrých podmínek (možná se manželka přemístila a vzdálenost nebyla změněna), chcete bývalé zaměstnankyni pomoci najít novou pozici.

Nebo jste možná použili jako odkaz zaměstnance, který vám to oznámil najednou, i když ne naposledy. Máte-li pozitivní komentáře, aby se o zaměstnance, můžete reagovat na potenciálního zaměstnavatele s pozitivními komentáři můžete přispět.

Referenční kontrola Otázky, které se nechcete dotknout

Odpovězte pouze na otázky, které vám vyhovují, pokud obdržíte telefonní hovor nebo dokument s žádostí o reference. Manažer by měl mluvit pouze do oblastí dovedností a zkušeností zaměstnance, o nichž má přímé znalosti. Existuje několik otázek, na které by manažer neměl odpovědět:

• Příklad Otázka: Předpokládejme, zda bude váš bývalý zaměstnanec úspěšný v pozici, o které se uvažuje. (Máte křišťálovou kouli, někdo?) Na tuto otázku nemůžete odpovědět. I když pozice zní podobně, nemůžete předvídat spolupracovníky, kulturu zaměstnavatele, jejich vztah se zákazníky nebo nesčetné množství faktorů, které pomáhají zaměstnanci uspět - nebo ne.

  Dobrá odpověď: Když zaměstnanec pracoval pro mě, ve své pozici ve společnosti, byla silným přispěvatelem, jehož práce byla oceněna.

• Příklad Otázka: Jaké byly slabé stránky zaměstnance?

  Dobrá odpověď: Neměla žádné slabiny, které stojí za zmínku a které ovlivnilo její schopnost vykonávat svou práci neskutečně, když pracovala pro mě.

• Příklad Otázka: Proč zaměstnanec opustil pozici, ve které vám nahlásila?

  Dobrá odpověď: Hledala zvýšenou odpovědnost a završila své znalosti o naší společnosti a produktech.

  Dobrá odpověď: Opustila naši organizaci z osobních důvodů, které byly pro ni důležité.

Jedná se o druhy referenčních kontrolních otázek, které potenciální zaměstnavatel zeptá, zda vrátíte odkaz na kontrolu telefonního hovoru.

Reagujte na žádost o kontrolu reference: Ne pozitivní

Pokud zaměstnanec opustil vaši společnost v rámci cloudu, ať už byl zaměstnanec špatně vhodný pro svou práci, nezúčastněný zaměstnanec z jiných důvodů nebo nezvládnutelný, postoupí výzvu nebo formulář pracovníkům lidských zdrojů pro standardní odpověď.

Někdy existují neobvyklé okolnosti kolem zaměstnance, který opouští vaši společnost. Možná, že zaměstnanec sledoval pornografii na svém počítači - ano, požádal svého HR ředitele, aby sloužil jako jeden z jeho odkazů. Jiný bývalý zaměstnanec mohl hrozit násilím nebo se dopustil násilného jednání, když byl zaměstnán ve vaší firmě.

Zatímco tito bývalí zaměstnanci budou zřídka seznam vaší společnosti jako reference, být připraveni. Tyto výzvy by měly být zaslány personálnímu personálu pro standardní odpověď.

Je zde však varování. Promluvte si se svým právním zástupcem předtím, než odpovíte na jakoukoli referenční kontrolu potenciálně násilného zaměstnance. Pokud se vám nepodaří odhalit násilné chování potenciálnímu zaměstnavateli a bývalý zaměstnanec se dopustí násilného jednání, zatímco je zaměstnán u nového zaměstnavatele, může být vaše společnost odpovědná za to, že tyto informace neodhalí. Takže se u svého advokáta za žádných neobvyklých okolností, ve kterých jste se rozešli se zaměstnancem.

Když bývalý zaměstnanec žádá o obecný referenční dopis

Nedoporučujeme dávat bývalým zaměstnancům obecný referenční dopis. Jakmile dokument existuje, žije navždy. Potenciální zaměstnanci poskytli personálním úřadům kopie dopisů, které byly zastaralé 10 a 20 let, někdy sotva čitelné z několika fotokopií.

Po určité době uplyne - nemáte ponětí, jaký druh zaměstnance se stal vaším bývalým zaměstnancem - pokud on nebo ona není vzácnou výjimkou, která zůstane v kontaktu. A nikdy nevíte, jak bude zaměstnanec používat váš dopis nebo jak budou vaše slova interpretovat budoucí zaměstnavatelé. Přijmout politiku, která uvádí, že manažeři nikdy neposkytují psané, obecné referenční dopisy.

Informujte bývalého zaměstnance o tom, že vaše společnost vám ochotně poskytne potvrzení o zaměstnání od lidských zdrojů konkrétním zaměstnavatelům, kteří se přímo dotazují.

Závěrečné myšlenky pro odpověď na žádost o referenční kontrolu

Jen málo zaměstnanců si stanovilo za cíl selhání v práci. Zaměstnanci však selhávají a společnosti a zaměstnanci se částečně podílejí. Mějte na paměti, když jste požádáni o odkaz, který si každý bývalý zaměstnanec zaslouží příležitost začít znovu - bez ohledu na podmínky, na kterých se z vaší organizace rozešli.

Možná, že bývalý zaměstnanec nebyl vhodný pro pozici, kterou zastával ve vaší společnosti. Vaše firemní kultura mohla být úplným nesouladem s potřebami zaměstnance. Zaměstnanec mohl mít jinou představu o požadavcích své práce, než má jeho šéf. Možná, že jeho osobní život a manželství se rozpadly během jeho působení ve vaší firmě.

Nikdy nepoznáte všechny detaily a důvody, proč zaměstnanec selže nebo se pohybuje dál. Je to snadné s vysoce výkonným zaměstnancem, který lituje, že ztrácíte lepší práci, rodinný tah nebo příležitost snů. Je to těžší s okrajovým performerem.

Buďte upřímní nebo poskytněte minimální informace. Nedělejte předpovědi o úspěchu křišťálové koule ani neposkytujte numerická hodnocení a hodnocení pro nedefinované termíny. V případě potřeby uveďte minimální informace, které popisují výkon bývalého zaměstnance. Kdykoliv je to možné, dejte zaměstnancům přestávku a promluvte si s potenciálním zaměstnavatelem.

Nedávné údaje týkající se referenční kontroly ukázaly, že zaměstnavatelé v těchto dnech berou referenční kontrolu velmi vážně. Více než 90 procent zaměstnavatelů kontroluje reference. Kdykoli je to možné, dejte svým bývalým zaměstnancům přestávku - když to můžete udělat v dobrém svědomí.