Otázky a odpovědi pro otázky administrativního asistenta

Při rozhovoru pro práci administrativního asistenta se tazatel bude chtít dozvědět o tom, jak jsou vaše kvalifikace relevantní pro danou pozici a jak by se hodil do společnosti a oddělení.

Protože tato práce vyžaduje jak administrativní, tak interpersonální dovednosti, najímají manažeři často otázky o specifických atributech, které máte, které vás kvalifikují pro danou pozici, stejně jako vaše méně kvantifikovatelné dovednosti lidí.

Tipy pro zacházení s rozhovorem

Je důležité mít na paměti diskuse bude pravděpodobně přesahují měkkých dovedností, jako vaše komunikační schopnosti, organizační schopnosti, či včasnost. Také byste měli být připraveni mluvit o tvrdých dovednostech.

1:14

Sledujte: Jak odpovědět 4 Společné otázky pro administrativní práci

Připravte se na diskusi o softwarových programech

Vzhledem k tomu, že mnoho pozic administrativních asistentů vyžaduje časté používání specifického softwaru, možná budete muset diskutovat o různých programech, se kterými jste pracovali, o tom, jak jste tyto programy používali, ao vaší úrovni odborných znalostí.

• Odpověď vzorku:Mám rád používání technologie a učení se o nových programech. Mám také talent pro výuku spolupracovníků, kteří by nemuseli být tak důkladní o používání systémů. Ve své poslední práci v Kent Associates jsem se dobrovolně přihlásil k přezkoumání systémů řízení projektů pro tým profesionálů, které jsem podporoval. Můj šéf schválil mé doporučení a přinesli jsme webový systém Asana, který nám pomáhá sledovat projekty a sdílet informace na webové platformě.
• Odpověď vzorku: Jsem Jdi na osobu v kanceláři u snímků aplikace PowerPoint a nyní pomáhá naše prodejní lidi, aby wow zákazníky se svými prezentacemi. Jsem také pokročilým uživatelem aplikace Excel a vytvářím komplexní makra pro přípravu rozpočtových projekcí pro návrhy projektů.

Buďte připraveni projednat administrativní procesy

Měli byste být připraveni diskutovat o svých pracovních postupech a administrativních procesech v předchozích pozicích. Jako administrativní pracovník by neměla být žádná pochybujete, že jste organizovaní a podrobně orientovaní. Váš tazatel bude chtít vědět jak tyto vlastnosti projevíte ve svém každodenním pracovním postupu.

• Odpověď vzorku:Mezi mé nejsilnější aktiva patří organizační schopnosti a pozornost k detailům. Dařilo se mi v situacích, kdy mohu přinést pořádek do složitých projektů. Například jsem dříve podporoval osm profesionálů, kteří plánovali propagační akce pro klienty. Vytvořil jsem šablonu pro sledování cílů a pokroku pro každý projekt a nastavil ji na sdílené jednotce tak, aby všichni zainteresovaní pracovníci mohli sledovat svůj pokrok v projektech a akcích týmu.
• Odpověď vzorku:Když jsem pracoval pro skupinu Alfred, vytvořil jsem manuál, který načrtl kroky potřebné pro zpracování žádostí o úvěr, a pak je odeslal on-line, aby všichni úvěroví úředníci mohli postupovat podle stejných postupů.

Vždy reagujte pozitivně

Během rozhovoru dbejte na své chování.

Vzhledem k tomu, administrativní asistenti často komunikovat velmi úzce spolupracuje s jednotlivci pro koho pracují, je důležité být pozitivní, profesionální a zdvořilý za všech okolností.

Budete chtít, aby tazatel nepochyboval o tom, že spolupráce s vámi bude příjemným zážitkem.

• Odpověď vzorku:Pracoval jsem na recepci v naší agentuře, a to bylo důležité, že jsem udělal pozitivní první dojem pro současné i budoucí klienty. Já jsem přirozený "může dělat" osoba, a moje recenze pravidelně chválil můj zákaznický servis orientace.
• Odpověď vzorku:Společnost průzkumy klientů poté, co interakce, a mé jméno souhlasně povrchy jako zaměstnanec, který je ochotný, příjemný a profesionální. Můj šéf komentoval, jak často mě klienti žádají o pomoc při volání do kanceláře.

Příprava na pohovor

Jedním ze způsobů, jak připravit je analyzovat popisu práce, aby se pokusili získat představu o tom, zda existuje konkrétní dovednosti set, na které pozici se soustředí. Například, tam je důraz na plánování cest, koordinaci projektu, plánování schůzky day-to-day, osobní asistence, nebo něco jiného? Pokud ano, ujistěte se, že při zodpovězení dotazů specifických pro konkrétní pracovní místo zdůrazňujete své nejdůležitější zkušenosti.

Udělejte si seznam dovedností uvedených v inzerátu, a nebojte se přidat nějaké jiné, které si myslíte, že by bylo použitelné také. Pak se podívejte na své vlastní administrativní a kancelářské dovednosti a přizpůsobte svou kvalifikaci práci.

To vám pomůže přizpůsobit vaše odpovědi co nejrelevantnějším způsobem ke konkrétní pozici.

Otázky a odpovědi pro otázky administrativního asistenta

Při přípravě může být užitečné přezkoumat otázky, na které byste mohli být požádáni, a zamyslet se nad tím, jak vytvořit rámec pro odpověď, zdůraznit konkrétní zkušenosti a úspěchy z předchozích pracovních míst.

• Jaké máte počítačové dovednosti a jaké programy používáte? - Nejlepší odpovědi
• Jste spokojeni s telefonem s více linkami a zvládáte velký objem telefonních hovorů? - Nejlepší odpovědi
• V této společnosti si myslíme, že se jedná o tým, který pracuje společně na stejných cílech. Jak se cítíte pracovat v prostředí týmu? - Nejlepší odpovědi
• Jak byste se cítil (a) dohlížet na dva nebo tři zaměstnance? - Nejlepší odpovědi
• Jaká je vaše největší síla a jak by to pomohlo vašemu výkonu v této pozici? - Nejlepší odpovědi

• Jaká je tvá největší slabost? - Nejlepší odpovědi
• Jak zvládáte stres a tlak? - Nejlepší odpovědi
• Jaké to bylo pracovat pro svého nadřízeného? - Nejlepší odpovědi
• Co očekáváte od supervizora? - Nejlepší odpovědi
• Dáváte přednost práci samostatně nebo v týmu? - Nejlepší odpovědi
• Pracujete dobře s lidmi? - Nejlepší odpovědi
• Dejte pár osobních příkladů týmové práce. - Nejlepší odpovědi
• Recepční otázky: - Seznam otázek

Dotazy na dotazovatele

Měli byste také udělat nějaký výzkum o společnosti, a být připraveni klást relevantní otázky, když se objeví příležitost. Může být užitečné, když budete mít čas na několik otázek, o které byste se mohli zeptat, nebo diskutovat dále, pokud jste nedostali šanci dříve v rozhovoru.

Často to bude blízko konce rozhovoru, takže je důležité nechat tazatele s dobrým dojmem. Skvělý způsob, jak to udělat, je ukázat váš zájem a přípravu na přijímací pohovor svázáním do otázek, které byste byli požádáni, s některými otázkami sami.

• Jaké jsou povinnosti této pozice?
• Můžete popsat typický den (týden) v tomto oddělení?
• Jaké jsou silné stránky tohoto oddělení? Jaké jsou slabiny?
• Co řekli vaši minulí asistenti, že je to nejlepší část práce pro vás? Co by řekli, že je to nejhorší?
• V jakém směru vidíte společnost v příštích pěti letech? Myslíte si, že existují nějaké hrozby pro jeho úspěch?
• Proč váš poslední asistent opustil pozici? Jaké byly jeho silné stránky? Jaké byly jeho slabiny? Co teď dělá?
• Jaké vlastnosti má váš nejlepší asistent? A co váš nejhorší asistent?
• Jak často se provádí hodnocení výkonnosti? Kdo je vede?
• Jaké dovednosti jsou pro vás nejdůležitější v administrativním asistentovi?
• Jak odměňujete a povzbuzujete lidi, kteří pracují ve vašem oddělení?
• Existují v tomto oddělení nějaké výrobní problémy?
• Jak jste v minulosti řešili personální problémy?
• Jaké jsou některé z největších výzev pro člověka v této pozici?
• Jaký je podle Vašeho názoru nejvhodnější aspekt této pozice?
• Podporujete členství v profesních sdruženích a pokračující profesní rozvoj?
• Co byste popsali jako úlohu administrativních pracovníků v této kanceláři?
• Očekávají se nadčasy nebo víkendové hodiny?
• Co se vám na této společnosti líbí nejvíce? Existují nějaké změny, které byste udělali?
• Co tady nejraději pracuješ?
• Povzbuzujete oddělení, aby pracovalo jako tým, nebo se více soustředilo na individuální příspěvky?

Buďte připraveni na další otázky týkající se pracovního pohovoru

Kromě otázek souvisejících s pracovním pohovorem budete také požádáni o obecnější otázky týkající se vaší historie zaměstnání, vzdělání, silných stránek, slabých stránek, úspěchů, cílů a plánů. Zde je seznam nejčastějších dotazů na otázky a odpovědi na vzorky.