Můžete zlepšit Exit Interview účastnické kurzy

Exit rozhovory jsou jedním z nejlepších způsobů, jak získat pravdivou a upřímnou zpětnou vazbu od zaměstnanců. Nevýhodou je, že určitý čas potřebuje vybudovat značné množství dat z výstupních pohovorů. Zvýšení míry účasti vám však může pomoci rychleji získat větší množství informací, které je možné vyřídit, z rozhovorů.

Co je považováno za dobrou účast pro ukončení rozhovorů

Výzkumy ukazují, že průměrná míra odpovědí na pohovor s papírem a tužkou je přibližně 30-35 procent. To znamená, že společnost s 2000 zaměstnanci a 15% mírou obratu by očekávala, že obdrží přibližně 100 dokončených výstupních pohovorů ročně. Na této úrovni účasti organizace získává zpětnou vazbu od pouhých 5% celkového počtu zaměstnanců.

S trochou mimořádného úsilí byste měli být schopni zdvojnásobit tuto míru odezvy. 65% nebo lepší je dobrým cílem pro účast na výstupním pohovoru. Toho můžete dosáhnout pomocí rozhovorů s papírem a tužkou, online online rozhovorů a telefonických rozhovorů.

Měření Vaší účasti v Exit Interview

Chcete-li změřit míru odpovědí, rozdělte počet ukončených výstupních pohovorů podle počtu zaměstnanců, od kterých jste požádali o pohovor. V ideálním případě by se druhé číslo mělo rovnat celkovému počtu ukončení, ale z praktických důvodů tomu tak obecně není.

Například, pokud máte 125 ukončených výstupních pohovorů od 300 osob, které jste požádali o ukončení pohovoru, vaše míra účasti je 125/300, což se rovná 0,166 nebo 41,6%.

Je důležité se ujistit, že máte k dispozici dobrou metodu sledování tohoto druhu účasti. Minimálně chcete sledovat míru účasti na začátku projektu zlepšování a poté pravidelně.

Ideálním scénářem je udržet běžný průměr, na který se můžete pravidelně odkazovat. Toto číslo v reálném čase vás okamžitě upozorní na pokles (nebo zvýšení) účasti zaměstnanců na výstupních pohovorech. Online exit management systém by to měl udělat automaticky.

Velké společnosti mohou chtít sledovat míru účasti zvlášť pro dceřiné společnosti, velké divize nebo zeměpisné regiony. Malé a střední podniky mohou obecně těžit z celkové míry účasti organizace.

Pokud se rozhodnete, že vaše míra účasti na výjezdových pohovorech by mohla být zlepšena, dalším krokem je analýza vašeho současného procesu rozhovoru. Dvě nejdůležitější oblasti pro přezkum jsou:

1. Proč se zaměstnanci rozhodnou ukončit pohovor?
2. Existují logistické problémy, které brání včasnému a účinnému získávání informací zaměstnancům?

Zaměstnanci, kteří nedokončili svůj výstupní rozhovor

Některé z důvodů, proč se zaměstnanci rozhodnou nedokončit pohovory s výjezdem, jsou:

• Výjezdový pohovor je příliš dlouhý.
• Otázky týkající se výstupního pohovoru jsou matoucí nebo osobně invazivní.
• Zaměstnanec se nedomnívá, že by byl rozhovor o odchodu přečten nebo změněn.
• Zaměstnanec se bojí dopadů.
• Zaměstnanec je na společnost naštvaný.
• Zaměstnanec odkládá nebo zapomíná.
• Tento proces je obtížný nebo nepříjemný.

Pokud používáte průzkum pohovoru s hodnocenými otázkami, 35-60 otázek se týká správné délky průzkumu. Více než 60 otázek se začíná cítit dlouho a nepříjemně pro zaměstnance. Pokud překonáte 70 otázek, měli byste být připraveni na vyšší počet nedokončených výstupních pohovorů.

Pro zjednodušení si prostudujte otázky týkající se rozhovoru. Dejte se do zaměstnaneckých bot a zeptejte se sami sebe, jak byste cítili odpověď na otázky. Vyhněte se mnoha otázkám, které vyžadují pohovor a pocity.

Mnozí zaměstnanci nejsou v souladu se svými pocity (nebo pokud se s nimi nemusí chci podělit). Pro zaměstnance je mnohem snazší hodnotit efektivitu procesu, než jak se cítí v procesu.

Konec Interview Feedback Ignorován

Zaměstnanci nedokončí svůj rozhovor, pokud se domnívají, že zpětná vazba, kterou poskytují, nebude čtena nebo bude okamžitě ignorována. Je důležité, aby zaměstnanci věděli, že si ceníte jejich zpětné vazby. Když děláte vylepšení na základě návrhů z výstupních pohovorů, nebojte se říct zaměstnancům, odkud ten nápad přišel.

Postupem času se zaměstnanci naučí, že posloucháte. Jakmile se to stane součástí firemní kultury, můžete si být jisti množstvím otevřených a upřímných nápadů, návrhů a kritik.

Dopady z čestné zpětné vazby

Také být jasné, se zaměstnanci, že upřímná zpětná vazba nebude mít za následek následky. Prohlášení, která byla učiněna v rozhovoru pro vystěhování, by nikdy neměla být použita k tomu, aby se předešlo budoucímu nároku na nájem.

Existuje mnoho předpokládaných odborníků, kteří říkají zaměstnancům, aby nebyli upřímní ve svém výjezdním pohovoru nebo aby nedokončili jeden. Tvrdí, že společnosti používají tyto informace proti zaměstnancům. Odborníci v oblasti lidských zdrojů vědí, že je to nesmysl, přesto musí bojovat s tímto nepodloženým vnímáním.

Angry Employee Feedback

Zaměstnanci, kteří se na společnost zlobí, se mohou domnívat, že nechtějí pomáhat účastí na výjezdovém pohovoru. Můžete tyto zaměstnance povzbudit k tomu, aby v rozhovoru s výjezdem odvrátili hněv. Mnoho z těchto rozzlobených zaměstnanců je nadšeno nadějí, že jejich hlas bude slyšet - zejména pokud vědí, že bude vyslechnut vrcholovým vedením.

Důležitý je také čistý a zjednodušený proces. Ať už se jedná o web nebo papír a tužku, formulář pro rozhovor s výstupem by měl být pěkně vyložen s intuitivním a snadno srozumitelným formulářem.

Logistické problémy jsou druhou hlavní oblastí pro přezkum v procesu ukončování pohovoru. Tam jsou obecně slabé vazby v každém procesu a ukončení rozhovory nejsou výjimkou. Zkouška by měla zahrnovat celý řetězec událostí, které začínají, když zaměstnanec oznámí a končí, když zaměstnanec podá výstupní pohovor.

Auditujte proces ukončení konverzace

Můžete začít auditovat proces ukončování pohovoru tím, že zjistíte následující informace.

• Jak zaměstnanci obecně upozorňují na svůj záměr ukončit činnost?
• Kdo je první oznámená osoba a kolik oznámení je obvykle poskytováno?
• Kdo říká rozdělení lidských zdrojů a jak? Jak brzy poté, co zaměstnanec oznámí, je HR upozorněn? Kdo je v HR nejprve informován?
• Kdo je zodpovědný za zahájení pohovoru? Kdy je tato osoba (osoby) informována o ukončení pracovního poměru?
• Jak je zaměstnanec informován o výstupním pohovoru? Kým? Jaká metoda? Když?
• Je jasné, že je v procesu lidských pohovorů v procesu lidských zdrojů v oblasti lidských zdrojů? Rozumí ti, kteří jsou zapojeni do procesu, důležitost a naléhavost výstupních pohovorů?
• Co říká zaměstnanec o interview? Jakými způsoby jsou vybízeni k dokončení výstupního pohovoru? Říká se zaměstnancům více než jednou a více než jedním způsobem?
• Je snadný ukončit rozhovor?
• Kdy a kde zaměstnanec dokončí výstupní pohovor? Je snadný přístup k potřebným zdrojům?
• Má zaměstnanec soukromí, s nímž může ukončit výstupní pohovor, pokud ho dokončuje v práci?
• Podporují vedoucí a vedoucí pracovníci proces výstupního pohovoru? Bojí se obdržení negativní zpětné vazby od zaměstnanců? Spoléháte se na hrozné supervizory, aby předávali zaměstnancům informace o interview?
• Je pro zaměstnance snadné podat svůj rozhovor?

Přezkoumejte každou z výše uvedených otázek auditu a důkladně se podívejte na proces ukončení pohovoru. Určete, co můžete udělat pro zlepšení každé z těchto oblastí. Po dokončení kontroly můžete okamžitě provést vylepšení.

Znovu změřte proces ukončení konverzace

Některé změny, které provedete, zajistí velmi rychlé zlepšení míry účasti. Ostatní budou potřebovat více času, aby efektivně pronikli do firemní kultury.

Změňte míru účasti na tři měsíce, šest měsíců, devět měsíců a dvanáct měsíců. Do dvanáctiměsíční značky byste měli očekávat výrazné zlepšení míry účasti na výjezdovém pohovoru. To znamená, že budete mít více dat, která mohou být použita k omezení obratu a zvýšení retence zaměstnanců.

Závěr

Hodnotu výjezdových pohovorů můžete výrazně zvýšit zvýšením počtu ukončujících se zaměstnanců, kteří se účastní procesu výstupního pohovoru. Přezkoumáním a zlepšením obsahu i struktury výstupního pohovoru spolu s vlastními interními procesy můžete dosáhnout podstatného zvýšení míry účasti.

V neposlední řadě zvažte možnost, že skutečný osobní pohovor s pracovníkem personálního oddělení může nejen zlepšit míru účasti, ale poskytnout i lepší informace. Hodnotu následného výslechu nelze podceňovat.

--------------------------------------------

Beth Carvin je generálním ředitelem společnosti Nobscot Corporation se zázemím v oblasti obchodu, podnikání, lidských zdrojů, náboru, prodeje a rozvoje podnikání.